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Personalakte: Diese Unterlagen müssen ab 2027 digital vorliegen
Auch wenn es in Deutschland mit Ausnahme von Beamten keine Pflicht zum Vorhalten einer digitalen Personalakte gibt: Am dem 1. Januar 2027 müssen bestimmte Dokumente digital vorgehalten werden.
Für Unternehmen besteht in Deutschland keine Pflicht, eine Personalakte zu führen. Ausnahmen bilden Beamtinnen und Beamte. Für sie schreibt § 106 Abs. 1 des Bundesbeamtengesetzes (BBG) das Führen einer Personalakte vor. Dennoch müssen auch Unternehmen bestimmte Dokumente ihrer Mitarbeiter vorhalten, einige davon digital.
Das betrifft auch bestimmte Entgeltunterlagen. Seit dem 1. Januar 2022 müssen Arbeitgeber diese digital aufbewahren. Dazu gehören anderem die folgenden Dokumente:
- Unterlagen zur Staatsangehörigkeit
- Nachweise zur Versicherungspflicht bzw. zur Versicherungsfreiheit
- Unterlagen zur Entsendung
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
Festgelegt ist das in der Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags (kurz Beitragsverfahrensordnung – BVV). Die elektronisch vorzuhaltenden Dokumente sind in § 8 des Gesetzes beschrieben.
Für Unternehmen gilt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2026. Bis zu diesem Tag können sie auf eine digitale Speicherung der Dokumente verzichten. Um sich befreien zu lassen, müssen Arbeitgeber einen Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung (DRV) stellen. Ab dem 1.1.2027 müssen dann alle Arbeitnehmer die Unterlagen digital vorhalten.
Und auch, wenn diese Pflicht nur für ausgewählte Dokumente und nicht für Personaldaten insgesamt gilt, ist es für Unternehmen empfehlenswert, über die vollständige Digitalisierung ihrer Personalakten nachzudenken. Damit lässt sich vor allem die gleichzeitige Ablage von Papierakten und digitalen Unterlagen vermeiden. Eine digitale Personalakte bietet aber noch viele weitere Vorteile:
- Zentrale Verfügbarkeit der Daten
- Umfassender Zugriffs- und Datenschutz
- Einsparung von Zeit und Kosten – zum Beispiel für das Finden benötigter Unterlagen
- Transparenz und Nachverfolgbarkeit
Unternehmen, die bisher noch auf Papierakten setzen, sollten erwägen, rechtzeitig vor dem Stichtag 01.01.2027 auf digitale Personalakten umzustellen.
