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Partizipative Dienstplanung: mehr Wertschätzung für die Mitarbeiter

Eine partizipative Dienstplanung schafft mehr Flexibilität und kann das Engagement und die Motivation der Mitarbeiter positiv beeinflussen. Davon können insbesondere Branchen mit schwierigen Arbeitsbedingungen und Fachkräftemangel profitieren.

Eine schlechte Work-Life-Balance, Stress bei der Arbeit und ungünstige Arbeitszeiten zählen zu den wichtigsten Gründen, warum Menschen einen Jobwechsel in Erwägung ziehen. Auch mangelnde Wertschätzung ist dabei ein kritischer Faktor.

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Besonders betroffen sind Branchen, in denen die Möglichkeiten für Home Office, Remote Work und andere Modelle gering sind und in denen unbeliebte Arbeitszeiten wie am Wochenende oder nachts gang und gäbe sind. Dazu zählen beispielsweise die Gastronomie oder die Pflege. In diesen Branchen gibt es besonders viele offene Stellen. Nach Zahlen der Bundesagentur für Arbeit waren in Deutschland im Jahresdurchschnitt 2022 rund 37.000 offene Stellen in der Pflege gemeldet. Im Bereich Tourismus lag die Zahl der gemeldeten Stellen im Jahr 2021 bei 36.000.

Mehr Mitarbeiterautonomie durch partizipative Dienstplanung

Betroffene Arbeitgeber haben aber die Möglichkeit, gegenzusteuern und eine mitarbeiterfreundliche Personaleinsatzplanung zu fördern. Dazu beitragen kann eine partizipative Dienstplanung. Damit ist gemeint, dass die Mitarbeiter beim Erstellen von Dienstplänen einbezogen werden und eine aktive Rolle spielen. Sie erhalten ein Mitspracherecht und mehr Autonomie.

Anders als bei der klassischen Top-Down-Dienstplanung, bei der die Dienstpläne einfach von oben vorgegeben und an die Mitarbeiter weitergegeben werden, können die Mitarbeiter bei der partizipativen Dienstplanung Einfluss auf ihre Arbeitszeiten nehmen. So können ihre Wünsche und Präferenzen besser berücksichtigt werden.

Das Konzept der partizipativen Dienstplanung sieht vor, dass die Personalverantwortlichen das letzte Wort beim Erstellen der Dienstpläne haben. Es handelt sich bei diesem Ansatz also um eine Zwischenstufe zwischen Top-Down-Dienstplanung und der vollständigen Selbstplanung.

Varianten der partizipativen Dienstplanung

Bei der partizipativen Dienstplanung sind verschiedene Varianten denkbar, die sich durch den Grad der Autonomie der Mitarbeiter voneinander unterscheiden:

1. Die Mitarbeiter hinterlegen ihre Verfügbarkeiten. Das kann zum Beispiel mithilfe eines geeigneten Dienstplanungs-Tools wie Papershift erfolgen. Die für die Dienstplanung verantwortliche Person erstellt den Dienstplan und berücksichtigt dabei nach Möglichkeit die Verfügbarkeiten sowie den internen Personalbedarf.
2. Mitarbeiter bewerben sich auf Schichten: In dieser Variante legt die für die Dienstplanung verantwortliche Person zunächst die einzelnen Schichten wie Früh-, Spät- und Nachtschicht an. Die Mitarbeiter können sich dann je nach ihren Wünschen auf die einzelnen Schichten bewerben. Nach der Zuteilung der Schichten können die Mitarbeiter die ihnen zugeteilten Schichten bestätigen.
3. Noch flexibler wird es, wenn die Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, die Schichten selbständig miteinander zu tauschen. Damit können sie zum Beispiel bei kurzfristigen Verpflichtungen wie einem dringenden Arzttermin andere Arbeitszeiten erhalten. Dazu kann ein Mitarbeiter seine Schicht zum Schichttausch freigeben, Andere Mitarbeiter können sich dann auf diese Schicht bewerben.
4. Die nächste Stufe ist die freie Schichteinteilung: Hier können sich Mitarbeiter selbst in Schichten eintragen. Das funktioniert aber nur für bereits angelegte Schichten. Diese Variante setzt ein großes Vertrauen voraus.
5. Das größte Maß an Autonomie bietet die letzte Variante der partizipativen Dienstplanung: Sie ermöglicht es den Mitarbeitern, selbst Schichten anzulegen und sich in die Schichten einzutragen. Diese Variante sollte nur dann gewählt werden, wenn ein Höchstmaß an Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern besteht, wenn sich die ausgeübten Tätigkeiten für diese Art der Dienstplanung eignen und sofern die Mitarbeiter mit dem eingesetzten Tool für die Dienstplanung vertraut sind.

Vorteile der partizipativen Dienstplanung

Es liegt auf der Hand, dass die partizipative Dienstplanung den Mitarbeitern mehr Gestaltungsmöglichkeiten und Autonomie verleiht als die klassische Top-Down-Dienstplanung. Damit gehen verschiedene Vorteile einher:

Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, denn die Mitarbeiter erfahren mehr Wertschätzung. Zudem trägt die partizipative Dienstplanung zu einer besseren Work-Life-Balance bei, weil zeitliche Präferenzen der Mitarbeiter besser berücksichtigt werden können. Das resultiert in einer gesteigerten Motivation der Mitarbeiter.

Die Qualität der Dienstpläne steigt. Weil sich die Mitarbeiter selbst auf bestimmte Schichten beworben bzw. sich in bestimmte Schichten eingeteilt haben, reduziert sich das Risiko, dass einzelne Mitarbeiter ausfallen bzw. eine Schicht nicht antreten können. Ein System, das auf aktiver Beteiligung basiert, ist stabiler als eines, in dem es nur Vorgaben von oben nach unten gibt, ohne die Anforderungen der ausführenden Personen zu berücksichtigen.

Die Dienstplanung wird vereinfacht: Bei der partizipativen Dienstplanung werden die planenden Personen entlastet. Das gilt auch für Änderungen des Dienstplans, denn Mitarbeiter können selbständig Schichten tauschen, ohne dass dies zentral gesteuert werden muss.

Einführung partizipativer Dienstplanung

Eine Umstellung von Top-Down-Dienstplanung auf partizipative Dienstplanung kann nicht von heute auf morgen erfolgen. Sie erfordert eine sorgfältige Planung und eine transparente Kommunikation sowie die passende Unternehmenskultur.

Wichtig ist es, dass eine offene und transparente Kommunikation über die Wünsche und Präferenzen zur Dienstplanung im Unternehmen möglich und sogar erwünscht ist. Nur durch einen entsprechenden Austausch zwischen den Mitarbeitern lassen sich die Vorzüge einer partizipativen Dienstplanung nutzen.

Die Mitarbeiter müssen die zur Dienstplanung eingesetzten Werkzeuge kennen, sie verstehen und auch bedienen können. Dazu bieten sich vor allem digitale Dienstplanungstools an, die per Browser oder per App genutzt werden können.

Auch bei der partizipativen Dienstplanung sollten kurzfristige Änderungen vermieden werden, um die Planungssicherheit der Mitarbeiter zu gewährleisten. Zudem ist darauf zu achten, Dienstpläne rechtzeitig vor deren Inkrafttreten zu veröffentlichen. Es wird empfohlen, eine Vorlaufzeit zu wählen, die mindestens der Hälfte des Gültigkeitszeitraums des Dienstplans entspricht. Wird also zum Beispiel ein Dienstplan für zwei Wochen erstellt, sollte dieser mindestens eine Woche vor Inkrafttreten veröffentlicht werden.

Nicht jedes Unternehmen und nicht alle Tätigkeiten eignen sich für eine partizipative Dienstplanung. Bevor ein solcher Einsatz eingeführt wird, sollte zunächst geprüft werden, ob er für das jeweilige Unternehmen passt.