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Onboarding: Wie Sie neue Kollegen nahtlos in bestehende Schichtpläne einbinden

Ein guter Start ins Team legt den Grundstein für langfristige Zufriedenheit und Produktivität neuer Mitarbeiter. In Unternehmen mit Schichtarbeit sollte die Einführung neuer Kollegen auch das eingesetzte Schichtsystem einbeziehen.  Der folgende Ratgeber bietet dazu praktische Tipps, damit Sie für alle Beteiligten eine Win-Win-Situation schaffen.

Während das klassische Onboarding vor allem die fachliche, die soziale und die werteorientierte Integration neuer Mitarbeiter zum Ziel hat, kommt es insbesondere in Unternehmen mit Schichtsystem darauf an, die Arbeitsorganisation effizient und zielgerichtet zu vermitteln. Die folgenden Tipps können dabei helfen.

Transparente Kommunikation von Anfang an

Neue Mitarbeiter sollten bereits während des Bewerbungsprozesses grundlegende Informationen über das Schichtsystem erhalten. Klären Sie Ihre Bewerber über die im Unternehmen eingesetzten Schichtmodelle auf: Gibt es Früh-, Spät- und Nachtschichten? Werden diese rotierend geplant? Wo sind die aktuellen Schichtpläne zu finden?

Formulieren Sie transparent Ihre Erwartungen an die neuen Kolleginnen und Kollegen, zum Beispiel, wie flexibel diese sein sollten, um beispielsweise kurzfristig bei Ausfällen oder Änderungen des Schichtplans zu reagieren.

Fragen Sie Bewerberinnen und Bewerber wegen möglicher Einschränkungen wie familiäre Verpflichtungen oder Nebenjobs.

Tipp: Bereiten Sie eine kurze Übersicht in Form eines Flyers oder digitalen Dokuments vor, das die wichtigsten Punkte zusammenfasst.

Schulungen für den Schichtplanungsprozess anbieten

Nicht jeder ist mit modernen Schichtplanungstools oder -prozessen vertraut. Bieten Sie neuen Mitarbeitern eine kurze Schulung an. Dazu können beispielsweise die folgenden Schulungen gehören:

• Software-Einführung: Erklären Sie die Schichtplanungssoftware, falls eine solche genutzt wird. Zeigen Sie, wie Mitarbeiter ihren Plan einsehen oder Wünsche eintragen können. Schichtplanungssoftware wie Papershift bietet den Vorteil, dass sie besonders einfach zu nutzen ist.
• Regeln und Deadlines: Erläutern Sie Fristen für die Abgabe von Verfügbarkeiten oder Urlaubsanträgen.
• Schichttausch: Beschreiben Sie, wie Schichtwechsel oder Tauschanfragen organisiert werden.

Tipp: Stellen Sie eine Testumgebung oder ein Demo-Konto zur Verfügung, damit sich die neuen Kollegen ausprobieren können.

Mentoren oder Ansprechpartner benennen

Ein fester Ansprechpartner erleichtert neuen Mitarbeitern den Einstieg in das verwendete Schichtsystem. Diese Person kann zum Beispiel Fragen klären, die während der Einarbeitung auftreten und bei Unklarheiten zur Einteilung in Schichten helfen.

Tipp: Nutzen Sie erfahrene Teammitglieder als Mentoren. Diese bringen wertvolle Praxiserfahrungen mit.

Integration in bestehende Pläne

Neue Mitarbeiter sollten nicht gleich in die vollen Schichten eingeplant werden. Stattdessen können Sie mit einer geringeren Anzahl an Schichten beginnen, damit sich der neue Mitarbeiter an den Ablauf gewöhnen kann.

Planen Sie erste Schichten der neuen Mitarbeiter gemeinsam mit erfahrenen Kollegen, die bei Unsicherheiten unterstützen können. Fragen Sie nach Präferenzen und berücksichtigen Sie diese, wo es möglich ist.

Tipp: Kommunizieren Sie transparent an das Team, dass der neue Kollege Zeit zur Einarbeitung benötigt.

Moderne und benutzerfreundliche Schichtplanungssoftware nutzen

Moderne Software kann den Onboarding-Prozess insbesondere in Unternehmen mit Schichtsystem erheblich erleichtern. Nutzen Sie moderne Tools wie Papershift, die eine klare Übersicht über geplante Schichten zeigen, Push-Benachrichtigungen oder Erinnerungen senden und eine einfache Möglichkeit zum Tauschen oder Anmelden von Schichten bieten.

Tipp: Wählen Sie ein Tool, das intuitiv und benutzerfreundlich ist – besonders für Neueinsteiger.

Teamkultur fördern

Schichtpläne können nur funktionieren, wenn das gesamte Team harmoniert. Helfen Sie neuen Mitarbeitern, sich ins Team zu integrieren. Ermöglichen Sie, dass sich alte und neue Kollegen austauschen, zum Beispiel in gemeinsamen Pausen, zu Feierabendaktivitäten oder in Einführungsveranstaltungen.

Stärken Sie die Bindung durch Aktivitäten außerhalb der Arbeit – allerdings ohne Druck zur Teilnahme auszuüben. Nicht jeder Kollege hat nach Feierabend Zeit oder Lust, sich mit seinen Kollegen zu treffen. Fördern Sie eine Atmosphäre, in der sich jeder gehört fühlt.

Tipp: Schaffen Sie Gelegenheiten für Feedback und gemeinsame Reflexion.

Onboarding bildet die Basis für eine gute Zusammenarbeit

Damit neue Mitarbeiter sich an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen, müssen Unternehmen ein umfassendes Onboarding anbieten. In Unternehmen mit Schichtsystem sind dabei einige Besonderheiten zu beachten. Eine transparente Kommunikation, die Begleitung durch erfahrene Kollegen und der Einsatz moderner Schichtplanungssoftware sorgen für einen reibungslosen Start neuer Mitarbeiter und legen den Grundstein für eine lange und erfolgreiche Zusammenarbeit.