Offboarding Prozess im Fokus

Der Austritt von Mitarbeitern ist für die meisten Unternehmen ein sensibles Thema. Umso wichtiger ist es, im Rahmen des Exit Managements einen gut strukturierten sowie professionellen Offboarding Prozess in der Schublade zu haben. Warum ein gutes Offboarding von so großer Bedeutung ist und wie es gelingt, im Rahmen des Offboarding Prozesses einen professionellen letzten Eindruck zu hinterlassen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Warum ist ein gutes Offboarding so wichtig?

Zahlreiche Unternehmen konzentrieren sich beim Lebenszyklus eines Mitarbeiters häufig auf den Beginn der Zusammenarbeit, das Onboarding. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Startet ein neues Teammitglied, möchte man sicherstellen, dass die Einarbeitung so schnell und reibungslos wie möglich erfolgt, um einen produktiven Start und zukünftig eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Offboarding und erfolgreiches Personalmanagment

Im Gegensatz dazu sehen viele Arbeitgeber keine Relevanz, darin Zeit- und Arbeitskapazitäten in einen strukturierten Prozess des Offboardings zu investieren. Immerhin verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen. Doch das Offboarding stellt genauso wie das Onboarding einen wesentlichen Grundpfeiler eines erfolgreichen Personalmanagements im Unternehmen dar.

Auch wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sollte man trotzdem sicherstellen, dass der Offboarding Prozess reibungslos verläuft und nochmal genutzt wird, um einen guten Eindruck zu hinterlassen. Schließlich bleibt dieser in Erinnerung und wie sagt man so schön „Man sieht sich immer zweimal im Leben”.

Anna-Lena SchwarzHuman Resources Manager, Papershift GmbH

Verpasst man den Moment, einen durchdachten Offboarding Prozess im Unternehmen zu etablieren, schadet man damit langfristig der eigenen Arbeitgebermarke und insbesondere der Unternehmenskultur seines Betriebs. Trennen sich die Wege von Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist Fingerspitzengefühl gefragt, um den Abschied für beide Seiten professionell und ohne einen „schlechten Beigeschmack“ abzuwickeln.

Die entscheidende Einsicht zum Offboarding Schnell wird deutlich, Die Initiierung eines solchen Prozesses auf dem Papier reicht nicht aus. Entscheidend für beide Seite ist „wie“ das Offboarding gestaltet und umgesetzt wird. Die Investition in ein funktionierendes Exit Management lohnt sich, wie sich einmal mehr anhand der folgenden vier Argumente veranschaulichen lässt:

Argument 1: Vermeidung von rechtlichen Herausforderungen

Abhängig davon, aus welchem Grund ein Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt, sind verschiedene arbeitsrechtliche Punkte zu berücksichtigen. Entscheidet sich ein Mitarbeiter aus freien Stücken dafür, seinen aktuellen Arbeitgeber zu verlassen, muss überprüft werden, ob die Kündigung form- und fristgerecht eingehalten wurde und alle relevanten Dokumente vorhanden sind.

Handelt es sich um einen unfreiwilligen Abschied des Arbeitnehmers aufgrund der Kündigung durch den Arbeitgeber, sollte die Rechtmäßigkeit der Kündigung sichergestellt sein. So kann man rechtliche Streitigkeiten und kostspielige Gerichtsverhandlungen vermeiden. Zeigen Sie ihrem gegenüber Respekt und Wertschätzung, indem sie zum Beispiel eine Outplacement-Beratung anbieten.

Argument 2: Vermeidung finanzieller Fehler

Eine gute Vorbereitung beim Ausscheiden der Mitarbeiter rentiert sich aus finanzieller Perspektive für das eigene Unternehmen. So kann einer irrtümlichen Weiterzahlung von Sonderleistungen an den scheidenden Mitarbeiter direkt entgegengewirkt werden. Außerdem kann sichergestellt werden, dass keine unverhältnismäßigen Abfindungen ausbezahlt werden müssen.

Argument 3: Der letzte Eindruck zählt

Unabhängig davon aus welchem Grund das Unternehmen verlassen wird, der Mitarbeiter sollte den Arbeitgeber in positiver Erinnerung behalten. Aus diesem Grund spielt eine offene und ehrliche Kommunikation eine Schlüsselrolle während der gesamten Phase des Offboardings. Gleiches gilt für einen respektvollen und wertschätzenden Umgang.

Behält der Arbeitnehmer seinen ehemaligen Arbeitgeber in guter Erinnerung, kann das einen positiven Einfluss auf das Arbeitgeberimage haben. So werden aus ehemaligen Mitarbeitern Markenbotschafter, wenn diese beispielsweise im Freundes- und Bekanntenkreis über die Zeit bei einem Unternehmen berichten. Das Stichwort Employer Branding spielt an dieser Stelle die entscheidende Rolle.

Argument 4: Feedback sammeln lohnt sich

Nutzen Sie die Möglichkeit, um aktiv nach Feedback zu fragen. Die Erkenntnisse, die Sie aus einem offenen Dialog mit einem bald ehemaligen Mitarbeiter gewinnen, können sich als äußerst wertvoll herausstellen. Außerdem gibt es ihnen die Möglichkeit, mehr über die Trennungsmotive und die Gründe des Mitarbeiters für einen Arbeitgeberwechsel zu erfahren, sofern das Offboarding durch die Kündigung des Mitarbeiters in Gang gesetzt wurde.

Offboarding Checkliste für ein erfolgreiches Exit Management

Mit Hilfe dieser Checkliste wird das Offboarding von Mitarbeitern zu einem strukturieren Prozess, von dem letztendlich sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer profitieren. Nutzen Sie unsere Checkliste, um Ihr individuelles Offboarding zu gestalten.

Offboarding Prozess im Überblick

Je nach Größe und Unternehmensstruktur ist es möglich, dass die bestehenden Maßnahmen des Offboarding Prozesses angepasst oder erweitert werden müssen. Die folgenden Schritte geben einen Überblick, wie die professionelle Trennung beim Verlassen des Unternehmens aussehen könnte. Tipp: Beim Abschied langjähriger Mitarbeiter ist es sinnvoll, mehr Zeitkapazitäten in den Prozess des Offboardings zu investieren, um die Weitergabe von Know-how und Unternehmenswissen sicherzustellen. So bleibt das Wissen des Mitarbeiters dem Betrieb erhalten.

Ein strukturierter und professioneller Prozess ist nicht nur beim Austritt von Mitarbeitern wichtig, sondern genauso beim Eintritt von Mitarbeitern in das Unternehmen. Lesen Sie mehr dazu in unserem Beitrag Onboarding von Mitarbeitern.

1 – Initiales Gespräch führen

Ist die Kündigung eingegangen oder hat man selbst die Kündigung erstellt, ist ein initiales Gespräch zwischen dem austretenden Mitarbeiter und seinem Arbeitgeber Pflicht. Nutzen Sie den Austausch, um offene Punkte hinsichtlich bestehender Aufgaben und Projekte zu klären. Hierbei werden folgende Themen geklärt:

• Der generelle Ablauf bis zum Austrittsdatum: Wann ist der letzte Arbeitstag?
• Welche Themen und Projekte sind aktuell/offen und müssen übergeben werden?
• Absprache, was noch vom Mitarbeiter benötigt wird, wie z.B. Dokumente die auf einen internen Server hinterlegt oder ausgedruckt werden können.
• Austausch zum Arbeitszeugnis: Was benötigen Sie als Arbeitgeber vom Mitarbeiter um das Arbeitszeugnis erstellen zu können (z.B. einen chronologischen Ablauf der Tätigkeiten mit dazugehörigen Arbeitsbereichen)

Feedback zum Offboarding Prozess Nutzen Sie die Gelegenheit am Tag des Austritts ein finales Gespräch mit dem Mitarbeiter zu führen, um Feedback zum Offboarding Prozess zu erfragen. So stellen Sie sicher, dass Sie den bestehenden Leitfaden zum Offboarding von Mitarbeitern reflektieren und bestehende Prozesse nach Bedarf optimieren.

2 – Notwendige Prozessschritte im Unternehmen anstoßen

Beim Austritt aus dem Unternehmen sind je nach Unternehmensgröße und Unternehmensstruktur verschiedene Fachbereiche und Kollegen in den Offboarding Prozess involviert und müssen demnach rechtzeitig über den ausscheidenden Mitarbeiter informiert werden, um die erforderlichen Maßnahmen in Gang zu setzen.

• Buchhaltung: Die Buchhaltung hat den Steuerberater über das Ausscheiden des Mitarbeiters zu informieren. Darüber hinaus muss geprüft werden, ob offene Rechnungsposten (z.B. offene Reisekostenabrechnung) bestehen.
• IT Abteilung: Die IT Abteilung ist für den Prozess des „Tool Offboardings“ zuständig. Dazu gehört neben der Übergabe der Hardware die Aufgabe den Zugang ehemaliger Mitarbeiter zu allen Accounts zu sperren.

3 – Kommunikation des Austritts zum passenden Zeitpunkt

Bei der Kommunikation des Austritts ist Fingerspitzengefühl gefragt. Denn das Verlassen eines Mitarbeiters ist nicht nur mit einem fachlichen Verlust, sondern ebenso mit einer emotionalen Komponente verbunden. Gerade dieser Aspekt des Offboardings sorgt oft für Unmut in Teams. Geben Sie Unklarheiten und Unsicherheiten unter den Kollegen keine Chance, indem Sie klar und deutlich kommunizieren.

Sobald feststeht, dass ein Teammitglied das Unternehmen verlässt, müssen Kollegen und Kunden davon in Kenntnis gesetzt werden. Hierbei macht es Sinn, dass der ausscheidende Mitarbeiter seinen Weggang selbst kommunizieren. Alternativ kann dies in Absprache auch von der Personalabteilung übernommen werden.

4 – Wissensweitergabe: Dokumentation und Sicherstellung

Scheidende Mitarbeiter hinterlassen stets eine Lücke in bestehenden Teams. Umso wichtiger ist es, dass beim Austritt des Mitarbeiters eine gründliche Dokumentation aller relevanten Aufgaben und Projekte stattfindet. Dadurch kann ein möglicher Nachfolger die Arbeit besser wieder aufnehmen. In diesem Zusammenhang macht es Sinn, sich mit der Nachfolgeplanung auseinanderzusetzen.

Bei der Ressourcenplanung bis zum Austrittsdatum sollte darüber hinaus berücksichtigt werden, dass das betreffende Teammitglied seiner Arbeit nicht mehr wie gewohnt nachgehen kann, da die Arbeitszeit in die Dokumentation von relevantem Wissen fließt oder auch ein Nachfolger eingearbeitet wird. Vermeiden Sie in dieser Zeit eine unnötige Überlastung, da sich dies negativ auf die Wissensweitergabe auswirken kann.

Im nächsten Schritt ist es notwendig sicherzustellen, dass alle relevanten Daten des Mitarbeiters gespeichert werden. Die Personalabteilung sollte hier einen genauen Blick darauf haben. Hierzu gehören beispielsweise:

• Kontaktinformationen
• Mitarbeiterdokumente: Arbeitsvertrag, Gehaltserhöhungen, Gehalts- bzw. Lohanabrechnungen, ggf. Abmahnungen etc.
• Zeiterfassungen
• Dokumentation von Urlaubsansprüchen & anderen Abwesenheiten

5 – Planung der Verabschiedung

Die Verabschiedung des ehemaligen Mitarbeiters erfolgt häufig am letzten Arbeitstag im Unternehmen. Je nachdem, ob der Mitarbeiter noch Resturlaub hat oder sein Stundensaldo auszugleichen hat, kann das Datum des letzten Anwesenheitstages variieren. Bei der Verabschiedung ist es zudem wichtig, einen entsprechenden Rahmen zu schaffen.

Bei manchen Mitarbeitern möchte man vielleicht eine Abschiedsfeier veranstalten, andere möchte man innerhalb der Abteilung verabschieden. Eventuell wäre auch ein Abschiedsgeschenk eine Option, um dem Mitarbeiter gegenüber noch einmal seine Wertschätzung auszudrücken.

Gut zu wissen: Der Rahmen solch einer Verabschiedung sollte allerdings je nach Situation des Austritts definiert werden.

Der letzte Tag: So kann die Agenda aussehen

Am letzten Tag des Mitarbeiters im Unternehmen ist es wichtig sicherzustellen, dass das Offboarding erfolgreich abgeschlossen werden kann. Ebenso gilt zu prüfen, ob alle noch ausstehenden Aufgaben ausgeführt wurden. Dies wird beispielsweise mit Hilfe eines abschließenden Austauschs mit der folgenden Agenda realisiert:

• Austausch zur Übergabe von Projekten und Aufgaben an Kollegen
• Rückgabe von technischem Equipment wie z. B. Laptop oder PC
• Rückgabe der Schlüssel vom Firmengebäude
• Übergabe des Arbeitszeugnisses
• Verabschiedung und abschließende Worte

6 – Kontaktpflege nach dem Austritt

Pflegen Sie auch nach dem Offboarding den Kontakt mit Ihrem ehemaligen Mitarbeiter. Man kann nie wissen, welche Möglichkeiten sich durch eine gute Kontaktpflege mit Blick auf die Zukunft ergeben. In diesem Sinne schaffen Sie gleichzeitig eine solide Grundlage für eine mögliche Rückkehr des Mitarbeiters in Ihr Unternehmen zu einem späteren Zeitpunkt, sofern sie mit der Arbeit zufrieden waren.

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Gelungenes Offboarding mit der richtigen HR Software

Die Investition in ein funktionierendes und transparentes Exit Management resultiert langfristig in steigendem Mitarbeiterengagement sowie einer stärkeren Mitarbeiterbindung. Denn letzten Endes ist der wertschätzende Umgang mit der wichtigsten Ressource eines Unternehmens die Grundlage für ein erfolgreiches Personalmanagement. Darüber hinaus bietet ein professionell vorbereitetes Offboarding wenig Spielraum für Fehler.

Der Einsatz einer passenden Software zur Abbildung der HR-Prozesse unterstützt die Personalabteilung zusätzlich beim Offboarding von ausscheidenden Mitarbeitern.

Urlaubstage und Stundensaldo stets im Blick behalten

Mit Papershift haben Sie die verbleibenden Urlaubstage und den aktuellen Stundensaldo eines ausscheidenden Mitarbeiters stets im Blick und können frühzeitig alle notwendigen Schritte einleiten, die für ehemalige Kollegen relevant sind.

Korrekte Realisierung der Aufbewahrungspflicht

Ein oftmals unbequemes und dennoch wichtiges Thema ist die Aufbewahrungspflicht nach der Trennung von Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Besagte Pflicht kann kinderleicht mit der Funktion Mitarbeiter archivieren in Papershift abgebildet werden: Der Mitarbeiter wird gemäß der Funktion im System archiviert. Gleichzeitig behält man als Personalverantwortlicher den Zugriff auf die Informationen der ehemaligen Mitarbeiter.

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