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Mitarbeiterschulungen erfolgreich planen und durchführen
Unternehmen profitieren von Mitarbeitern, die bereit sind, dazuzulernen und sich weiterzuentwickeln. Mitarbeiterschulungen unterstützten diesen Prozess und nützen damit sowohl dem Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmern. Soll die betriebliche Weiterbildung effektiv sein, bedarf sie jedoch einer gründlichen Planung und Durchführung. Im Folgenden liefern wir Arbeitgebern, Führungskräften und Personalern empfehlenswerte Ansätze, Methoden und Praxistipps für die Mitarbeiterschulung.
Definition: Was sind Mitarbeiterschulungen?
Mitarbeiterschulungen dienen der Weiterbildung der Beschäftigten eines Unternehmens und können fachliche, aber auch sozial-emotionale Kompetenzen (Soft Skills) vermitteln. Die Schulungen können ganz unterschiedliche Formen annehmen und beispielsweise als Gruppenseminar oder Einzelcoaching angeboten werden.
Als Weiterbildungsmaßnahmen spielen Mitarbeiterschulungen eine wichtige Rolle in der strategischen Personalentwicklung. Sie dienen der Wissensaneignung und befähigen die Mitarbeitenden, sich in ihren Aufgabenbereichen besser zurechtzufinden, neue Aufgaben zu übernehmen und ihre allgemeinen Kompetenzen zu erweitern.
Die Vorteile im Überblick: Warum sind Mitarbeiterschulungen wichtig?
Die Mitarbeiterschulung ist wichtiger Teil der Personalentwicklung und damit des Konzepts des lebenslangen Lernens. Dieses geht davon aus, dass sich die Anforderungen im Arbeitsleben ständig verändern und immer wieder neue hinzukommen. Damit die Mitarbeitenden damit Schritt halten können, müssen sie ständig neue Dinge lernen.
Arbeitgeber tun deshalb gut daran, ihren Mitarbeitenden Angebote in Form von Schulungen und Weiterqualifizierungen zu unterbreiten. Dies stellt für beide Seiten ein „Win win“ dar. Von einer Mitarbeiterschulung profitieren der Mitarbeiter, das Team und das Unternehmen.
Die Vorteile regelmäßiger Mitarbeiterschulungen im Überblick:
- Höhere Leistungsfähigkeit und Produktivität durch Aneignen neuer Fähigkeiten
- Höhere Motivation und Mitarbeiterzufriedenheit
- geringere Mitarbeiterfluktuation
- mehr Führungskräfte-Skills bei mehr Mitarbeitern
- Qualifizierung der vorhandenen Mitarbeiter für neue Aufgaben (statt Neueinstellungen)
- Umschulung der Mitarbeiter bei wegfallenden Stellen (statt Entlassung)
- Verbesserung der Zusammenarbeit und des Zusammenhalts im Team
- Höhere Arbeitgeberattraktivität (Recruiting von Fachkräften)
Warum steigt die Relevanz von Mitarbeiterschulungen in Zeiten der Digitalisierung?
Mitarbeiterschulungen sind gerade in Zeiten der digitalen Transformation unerlässlich. Schließlich sind nicht alle Angestellten Digital Natives, die sich mit den neuesten Entwicklungen auf dem Digitalmarkt bestens auskennen. Und was heute als besonders effizientes Arbeiten gilt, ist es morgen vielleicht schon nicht mehr.
Kleinen wie auch großen Unternehmen wird darum empfohlen, ihren Mitarbeitern im Rahmen der Personalentwicklung regelmäßige Personalschulungen und Weiterbildungen rund um das Thema Digitalisierung anzubieten. Welche Inhalte geeignet sind, hängt ganz vom Unternehmen ab. Während für einige das Suchmaschinenmarketing und die digitale Kommunikation der eigenen Produkte eine große Rolle spielt, ist es bei anderen Unternehmen die tiefgehende Datenanalyse oder der Umgang mit Anwendungen mit Künstlicher Intelligenz. Wieder andere Unternehmen sind noch dabei, ihre internen Geschäftsprozesse zu digitalisieren, um die Prozessautomatisierung voranzutreiben.
Aufgaben und Ziele von Mitarbeiterschulungen
Nur Unternehmen, deren Mitarbeiter über die richtigen Kenntnisse und die entsprechenden Kompetenzen verfügen, können langfristig am Markt bestehen. Personalschulungen stellen sicher, dass das Personal effizient arbeiten und eine qualitativ hochwertige Leistung bringen kann.
Mitarbeiterschulungen können aus ganz unterschiedlichen Bedarfen heraus entwickelt werden und bieten Unternehmen die Möglichkeit, flexibel auf Personalbedürfnisse zu reagieren. So kann eine Mitarbeiterschulung zum Beispiel im Rahmen des Onboardings eines neuen Mitarbeiters anstehen. Solche internen Mitarbeiterschulungen und -trainings vermitteln den neuen Angestellten Fachwissen für die Aufgaben im Unternehmen und dienen dem Einarbeiten.
Auch bei Personalwechseln können Schulungsmaßnahmen nötig werden. Wechselt ein Mitarbeiter unternehmensintern die Stelle, erhält er häufig eine Fortbildung, in der ihm das entsprechende Fachwissen vermittelt wird.
Auch Neuerungen wie die Einführung einer neuen Software werden oftmals von Schulungsmaßnahmen begleitet. Gerade was digitale Thematiken betrifft, garantieren regelmäßige Schulungen, dass die Arbeitnehmer immer auf dem aktuellen Stand sind und die geforderten Tätigkeiten fachgerecht ausführen können. Das in der Fortbildung erlernte Wissen kann gleich danach in die Arbeit eingebracht werden.
Ein weiterer Vorteil von Weiterbildungsmaßnahmen: Personalschulungen steigern die Mitarbeiterzufriedenheit. Sie steigern die Leistungsbereitschaft der Angestellten und tragen zu einer geringeren Fluktuation bei. Unternehmen können sie daher auch im Rahmen des Employer Branding nutzen, um die eigene Arbeitgeberattraktivität zu steigern und den Auswirkungen des Fachkräftemangels entgegenzuwirken.
Mitarbeiterschulungen in kleinen und mittelständischen Unternehmen
Häufig haben vor allem kleine und mittelständische Arbeitgeber die Befürchtung, dass sich Weiterbildungen nicht rentieren könnten. Schließlich sind gerade Mitarbeiterschulungen in Präsenz teuer und zeitaufwendig.
Eine Chance bieten hier E-Learning-Programme, die im Zuge der Digitalisierung ohnehin immer beliebter werden. Die Schulungsmaßnahmen sind für Unternehmen wie auch deren Angestellte sehr flexibel einsetzbar und außerdem zeit- und kostensparend.
Ob Online-Selbstlernprogramme, Betriebsanleitungen als PDF-Dokumente oder Lernvideos – die Möglichkeiten des E-Learnings für KMU sind vielfältig. Sie geben den Lernenden die Möglichkeit, die Trainings zeit- und ortsunabhängig durchzuführen. Außerdem sparen die Unternehmen Geld, das andernfalls in die Präsenz-Schulung jeden einzelnen Mitarbeiters fließen würde. Mit den E-Learning-Einheiten stehen einmal entwickelte Lerninhalte immer wieder einer Vielzahl von Mitarbeitern zur Verfügung.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Arten der Mitarbeiterschulung: Extern oder intern?
Während interne Schulungen durch den eigenen Betrieb angeboten werden, handelt es sich bei externe Schulungsanbietern um öffentliche oder private Träger wie Bildungswerke oder Akademien. Beide Formen der Mitarbeiterschulung haben Vor- und Nachteile.
Vorteile internen Schulungen
- Praxisnähe durch thematische Ausrichtung auf die Bedürfnisse des Unternehmens
- Branchenspezifische Inhalte, z. B. Umgang mit Marktsituation innerhalb eines Gewerbes
- Vorherige Absprache der konkreten Schulungsbedarfe
- Berücksichtigung betrieblicher Erfordernisse bei der Terminfindung
- geringere Kosten durch Wegfallen von Fahrtkosten und Spesen
Nachteile interner Schulungen
- etwaige Störungen durch die betrieblichen Arbeitsabläufe
- kein Austausch mit Externen
Vorteile externer Schulungen
- keine Ablenkungen durch betriebsbedingte Störungen
- Einblicke in die Vorgehensweisen anderer Firmen („Blick über den Tellerrand“)
- Vernetzung und Austausch mit Mitarbeitern anderer Firmen
- Unterbrechung des Alltags (neue Sichtweisen)
Nachteile externer Schulungen
- Kosten für Fahrt, Unterkunft, Verpflegung
- An- und Abreise (Zeitfaktor)
- Ausfallzeiten der Mitarbeiter
Die Entscheidung für oder wider eine externe oder interne Schulungsmaßnahme will wohlüberlegt sein und hängt vom Zeitbedarf, den Kosten und verschiedenen Aspekten der erhofften Lernerfolge ab. Eine externe Mitarbeiterschulung macht häufig Sinn, wenn lediglich einzelne Mitarbeiter von ihren Inhalten profitieren. Kommt das vermittelte Wissen dagegen mehreren Mitarbeitern zugute, empfiehlt sich die Investition in eine interne Schulung.
Mitarbeiterschulung: Beispiele im Überblick
Prinzipiell kann man jede Form von Weiterbildungsmaßnahme als Mitarbeiterschulung bezeichnen. Das bedeutet, dass die Auswahl möglicher Themen sehr groß ist.
Mitarbeiterschulung zur betrieblichen Weiterbildung der Mitarbeiter
Bei dieser Art der Mitarbeiterschulung handelt es sich um extern oder intern durchgeführte Trainings zu spezifischen Wissensbereichen. Dabei kann es sich um nahezu alles handeln, was für die Unternehmensinteressen und die Arbeitsaufgaben der Angestellten relevant ist. Immer geht es darum, dass sich die Mitarbeiter zusätzliches Know-How aneignen und in ihrem Aufgabenbereich auf dem neuesten Stand bleiben.
Mitarbeiterschulung bei Software Einführung
Wird eine neue Software eingeführt, ohne dass die Mitarbeiter ausreichend im Umgang mit ihr geschult sind, kann dies schnell zu Überforderung und Frustration führen. Dies wiederum bringt ganze Projekte in Gefahr. Welche Schritte nötig sind, um dies zu verhindern, schildern wir in unserem Artikel zum Thema Software-Einführung in Unternehmen.
Onboarding neuer Mitarbeiter
Auch das Onboarding eines oder mehrerer neuer Mitarbeiter kann ein Anlass für eine Mitarbeiterschulung sein. Onboarding-Schulungen behandeln sämtliche Themen, die für den Einstieg ins Unternehmen relevant sind. Dazu gehören etwa die Einführung in Tools oder Software-Programme, weitere Hilfsmittel, Kommunikationsabläufe, Ansprechpartner bei Problemen etc.
Technische Schulung
Bei technischen Schulungen geht es um die Nutzung von Technologien und Tools. Setzt zum Beispiel eine bestimmte Stelle den Umgang mit einer Software oder eines speziellen Druckers voraus, sollte die Schulung das entsprechende Wissen abdecken. Hier gibt es je nach Technologie große Unterschiede: Während in einigen Fällen ein schneller, einmaliger Kurs ausreicht, sind andere technische Schulungen viel länger und aufwändiger.
Datenschutz-Schulung
Bei einer Datenschutz-Schulung geht es darum, die Mitarbeiter für den richtigen, DSGVO-konformen Umgang mit personenbezogenen Daten zu sensibilisieren.
Führungskräftetraining
Ein Training für (angehende) Führungskräfte konzentriert sich häufig auf die zwischenmenschliche Fähigkeiten, die sich direkt auf die Mitarbeiterführung auswirken. Die Maßnahmen helfen zum Beispiel beim Aufbau der persönlichen Kommunikationsfähigkeit oder Fähigkeiten im Krisenmanagement im Rahmen der Führungskräfteentwicklung.
Compliance-Training
Bei Compliance-Schulungen geht es darum, die Mitarbeiter für die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen – etwa zur Vermeidung von Korruption – zu sensibilisieren. Die Angestellten lernen im Rahmen des Trainings die Sicherheits-, Rechts- oder Unternehmensvorschriften hinsichtlich Themen wie Arbeitssicherheit und Datenschutz kennen. Die Compliance-Schulung sollte alles abdecken, was die Angestellten aus rechtlichen Gründen oder zur Sicherstellung eines effizienten Betriebsablaufs im Rahmen des Compliance Managements wissen müssen.
Antidiskriminierungsschulung
Immer häufiger bieten Arbeitgeber auch Antidiskriminierungs- oder Diversity-Schulungen an. Im Rahmen einer solchen Schulungsmaßnahme lernen die Mitarbeiter mit Blick auf ein gelungenes Diversity Management den respektvollen Umgang mit Menschen unterschiedlicher Hintergründe. Es kann zum Beispiel darum gehen, wie man reagiert, wenn man Zeuge von Diskriminierung wird, und wie man Belästigungen am Arbeitsplatz meldet.
Schulungskonzepte und Methoden
Steht das Thema für die Schulungsmaßnahme der Mitarbeiter fest, braucht man ein passendes Konzept. Hierfür spielen zunächst folgende Fragen eine Rolle:
- Für wie viele Personen ist die Weiterbildung bzw. Mitarbeiterschulung gedacht?
- Was wissen die Teilnehmenden bereits?
- Soll die Schulungsmaßnahme einmalig oder mehrmals stattfinden?
- Soll die Schulungsmaßnahme einen theoretischen oder einen praktischen Fokus haben?
- An welchem Ort kann sie stattfinden?
Sind diese Fragen geklärt, können die Verantwortlichen darangehen, ein Schulungskonzept auf die Beine zu stellen. Dafür stehen ihnen die folgenden Schulungsformate und -methoden zur Verfügung.
Schulungen für Gruppen
Hierbei handelt es sich entweder um ein Seminar oder einen Workshop für eine Mitarbeitergruppe zu einem bestimmten Thema. Die Gruppe wird von einem Experten geleitet und erlernt Fachwissen dazu. Oftmals wechseln Input-Phasen mit theoretischen Bestandteilen und praktischen Übungen ab. Das Besondere am Workshop ist, dass der Schwerpunkt auf der aktiven Mitarbeit der Teilnehmenden, zum Beispiel in Einzel- und Gruppenarbeiten, liegt. Methoden sind beispielsweise Brainstorming, Rollenspiele oder die gemeinsame Arbeit an einem Fallbeispiel.
Schulungen für Einzelpersonen
Beim Einzel Coaching wird nur ein Mitarbeiter in ein neues Wissensgebiet eingeführt. Eine solche interne Fortbildung kann zum Beispiel im Rahmen des Onboardings eines neues Mitarbeiters oder bei einem internen Stellenwechsel zum Einsatz kommen. Sie bestehen aus Einzelgesprächen oder Kurseinheiten sowie aus praktischen Schulungen, die “on the job” stattfinden.
Ein Mentoring ist eine Form des Einzel Coaching, das eingesetzt wird, wenn Personen nach mehr Verantwortung und Führungspositionen streben und die dafür nötigen Kompetenzen und Fähigkeiten ausbauen wollen. Sie werden über längere Zeit von einer erfahrenen Person begleitet, die den Mentee sowohl fachlich als auch menschlich unterstützt.
E-Learning- und Blended-Learning-Schulungen
Online stattfindende Weiterbildungen und E-Learning-Angebote in Form von Online-Kursen oder Webinaren machen Schulungsmaßnahmen zeitlich und örtlich flexibel. Die Menschen haben die Möglichkeit, sich Lernvideos anzuschauen und an Online-Kursen teilzunehmen – egal, wo sie gerade sind. Unternehmen können eigene Kurse produzieren und auf ihren Lernplattformen zur Verfügung stellen – oder aber Kurse zu populären Themen extern einkaufen.
E-Learning hat zudem den Vorteil, dass die Teilnehmer die Formate zeitlich ungebunden und damit Schritt für Schritt konsumieren können. Das regelmäßige Lernen in kleinen „Häppchen“ erweist sich als wesentlich effektiver als große Mengen an Wissen auf einmal zu erlernen.
Von Blended Learning spricht man dann, wenn Weiterbildungen in Präsenz und E-Learning-Einheiten miteinander kombiniert werden. Zum Beispiel können die Teilnehmer eines Seminars den behandelten Stoff durch Online-Kurseinheiten vertiefen.
10 Tipps für erfolgreiche Mitarbeiterschulungen
Tipp 1: Frühzeitige Planung
Besser als Mitarbeiterschulungen erst bei akutem Bedarf zu planen, ist es, sie langfristig und in Absprache mit der Unternehmensstrategie und der Personalbedarfsplanung zu implementieren. Bei der Zusammenstellung des Schulungsprogramms lautet die Frage stets: Welche Kompetenzen benötigt das Unternehmen in Zukunft, zum Beispiel in einem oder in drei Jahren? Kommen zusätzliche Aufgaben auf die Belegschaft zu? Wie kann diese frühzeitig dafür qualifiziert werden? Muss neues Personal eingelernt werden?
Tipp 2: Individuelle Bedarfe der Mitarbeiter berücksichtigen
Um das Personal zu motivieren und zum Mitmachen zu animieren, dürfen nicht nur die Bedarfe des Unternehmens in die Planung einfließen. Stattdessen sollten sich Unternehmen überlegen, welcher Mitarbeiter für welche Schulungen in Frage kommt und wo die individuellen Potenziale liegen. Am besten geht dies in Einzelgesprächen mit den Angestellten, in denen man nach den persönlichen Wünschen und Zielen fragt.
Tipp 3: Ressourcen einbeziehen
Auch die Frage, welche Ressourcen und welches Budget zur Verfügung stehen, spielt eine wichtige Rolle. Kann man die Schulungsmaßnahme inhouse durchführen oder bedarf es externer Hilfe? Sind die Experten vor Ort und steht die nötige technische Ausrüstung zur Verfügung? Die Gesamtheit dieser Punkte sollte zuvor bei der Ressourcenplanung bedacht werden.
Tipp 4: Zielgruppe berücksichtigen
An wen richtet sich die Maßnahme? Wie steht es um die Zielgruppe, auf welches Vorwissen kann man aufbauen?
Tipp 5: Räumlichkeiten vorbereiten
Vor Veranstaltungsbeginn sollte dafür gesorgt werden, dass der Ort für die Schulung gebucht ist. Außerdem bedarf es einer ausreichenden Vorbereitung, beispielsweise eine Organisation zur Bewirtung der Teilnehmer und der Referenten.
Tipp 6: Schulung spannend und interaktiv gestalten
Je spannender eine Mitarbeiterschulung ist, desto eher bleibt das vermittelte Wissen hängen. Daher lohnt es sich, abwechslungsreich gestaltete Materialien zu nutzen und beispielsweise Videos zu zeigen. Auch Gruppenaktivitäten und interaktive Teile – zum Beispiel Diskussionen, Spiele und Workshop-Aufgaben – sollten nicht zu kurz kommen.
Tipp 7: E-Learning-Formate anbieten
E-Learning-Formate wie Apps, Lernprogramme oder Webinare ermöglichen es, Lehrveranstaltungen online anzubieten. Während es zahlreiche vorgefertigte Lösungen zu kaufen gibt, kann man mit der richtigen Software unternehmensspezifische Lehrinhalte erstellen – auch ohne Programmierkenntnisse.
Tipp 8: Mitarbeiter schulen Mitarbeiter
Über einen unternehmensinternen Blog oder ein Forum können Mitarbeiter ihr Wissen an Kollegen weitergeben. Aufgabe des Arbeitgebers ist es, die passenden Rahmenbedingungen für einen solchen Austausch zu schaffen. Dadurch kann darüber hinaus schrittweise das Fundament für ein gelungenes Wissensmanagement im Unternehmen etabliert werden.
Tipp 9: Umsetzung im Alltag begleiten
Viele Mitarbeiter benötigen Unterstützung, um das in der Mitarbeiterschulung erlernte Wissen im Arbeitsalltag umzusetzen. Unternehmen sollten ihre Angestellten bei diesem Schritt begleiten und zum Beispiel nach einer gewissen Zeit weitere Kurse anbieten.
Tipp 10: Effektivität der Weiterbildung messen
Um den Erfolg von Mitarbeiterschulungen zu messen, müssen anfangs konkrete Ziele formuliert werden. Mindestens einmal pro Jahr sollte man dann messen, ob die Ziele erreicht wurden. Dazu dienen zum Beispiel Kompetenzmodelle, Leistungsbeurteilungen oder andere Kennzahlen des Performance Managements.
So planen Sie die nächste Mitarbeiterschulung
Vor der Planung gilt es zunächst danach zu fragen, ob überhaupt ein Bedarf für die jeweilige Schulung besteht. Außerdem sollte das Konzept der Schulung immer auf den Vorkenntnissen der Zielgruppe aufbauen. Welche Gruppengröße und welcher Zeitaufwand sind sinnvoll? Bei Mitarbeitern mit Vorkenntnissen kann die Gruppe ruhig etwas größer und die Zeit knapper gehalten sein. Schließlich ist hier mit weniger Fragen und Erklärungsbedarfen zu rechnen als bei Mitarbeitern mit wenig Vorwissen.
Außerdem ist es wichtig, dass die Räumlichkeiten zur Gruppengröße passen und die Inhalte gut aufbereitet sind. So sollten nur die Inhalte Eingang ins Schulungskonzept finden, die das Personal wirklich interessieren und weiterbringen. Sinnvoll ist es auch, die Beschäftigten bei der Gestaltung der Inhalte aktiv einzubeziehen.
In die Planung einzubeziehen sind auch Aspekte wie die Kosten und der erhoffte Erfolg. Auf welches Preis-Leistungs-Verhältnis kommt die Mitarbeiterschulung? Lohnt sie sich für das Unternehmen?
Folgende Fragen sollten bei der Planung Berücksichtigung finden:
- Gibt es einen Bedarf?
- Wer ist die Zielgruppe?
- Haben die Teilnehmer Vorkenntnisse?
- Welche Gruppengröße und wie viel Zeit ist sinnvoll?
- Welche Räumlichkeiten bieten sich an?
- Wie kann eine spannende Vermittlung erreicht werden?
- Wurden die Inhalte passend ausgewählt?
- Wie steht es um die Kosten im Vergleich zum erhofften Erfolg? (Kosten und Nutzen)
