Mitarbeiterkommunikation in Unternehmen

Hat ein Unternehmen gute Mitarbeiter eingestellt, gilt es, diese zu motivieren und durch eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit an sich zu binden. In diesem Kontext spielt die Unternehmenskommunikation, genauer die Mitarbeiterkommunikation als Austausch zwischen Belegschaft und Führungsebene eine essenzielle Rolle. Funktioniert diese nicht, wirkt sich die schlechte Stimmung häufig negativ auf die Leistungsbereitschaft und auf den Unternehmenserfolg aus. Der Beitrag zeigt, worauf es bei der Mitarbeiterkommunikation ankommt und wie sie sich gezielt optimieren lässt.

Was versteht man unter Mitarbeiterkommunikation?

Unter Mitarbeiterkommunikation – häufig auch als interne Kommunikation bezeichnet – versteht man zum einen die Verbreitung von Informationen innerhalb eines Unternehmens und zum anderen den Dialog der Führungsebene mit den Angestellten sowie den Austausch der Mitarbeiter untereinander. Unter den Begriff fallen sowohl Formen der formellen (offizielle Kommunikationskanäle) als auch der informellen Kommunikation („Flurfunk“).

Auf all diesen Ebenen findet Mitarbeiterkommunikation statt:

• Vertikal: Kommunikation zwischen Mitarbeitenden, die unterschiedlichen Hierarchieebenen angehören
• Horizontal: Kommunikation zwischen Mitarbeitenden, die derselben Hierarchieebene angehören
• Top-down: Kommunikation von Führungsebene zu Mitarbeitern
• Upward: Kommunikation von Mitarbeitern zur Führungsebene (zum Beispiel in Form von Berichten)

Warum ist Mitarbeiterkommunikation wichtig?

In einer von disruptiven Veränderungen geprägten Geschäftswelt benötigen Unternehmen viel Handlungsfreiheit und die Fähigkeit, schnell zu reagieren. Diese gibt es aber nur mit engagierten, informierten Mitarbeitern, die die Unternehmensziele verstanden haben und hinter diesen stehen.

Klar ist auch: Der Erfolg von Unternehmen basiert auf ihrem Humankapital, also den kreativ und wirtschaftlich denkenden Angestellten. Erfolgsverhindernd sind daher Szenarien, in denen sich die Mitarbeiter schlecht informiert fühlen oder in denen eigentlich spannende Kommunikationsinhalte unattraktiv und lieblos präsentiert werden.

Unternehmen tun aus diesen Gründen gut daran, ihre interne Kommunikation zu verbessern. Um Veränderungserfolge zu erreichen, ist es dabei wichtig, nicht nur die Köpfe, sondern auch die Emotionen der Mitarbeiter zu erreichen und anzusprechen. Es gilt also, die Mitarbeiter von Anfang an zu motivieren und auf ihre Bedürfnisse einzugehen. So lassen sich langfristig Arbeitsprozesse optimieren und der wirtschaftliche Erfolg maximieren.

Um zu erkennen, warum eine gute Mitarbeiterkommunikation so wichtig für die Unternehmensstrategie ist, lohnt es sich, einen Blick auf die Folgen schlechter Mitarbeiterkommunikation zu werfen:

1. Verlust von Vertrauen und Motivation: Die intransparente oder unvollständige Kommunikation von Neuigkeiten oder Veränderungen führt dazu, dass sich die Mitarbeiter hintergangen oder nicht ausreichend informiert fühlen. Daher sollten entsprechende Botschaften immer frühzeitig und klar an alle Mitarbeiter kommuniziert werden.
2. Verlust von Anerkennung: Mangelt es der Kommunikation an Wertschätzung und ist sie zum Beispiel herablassend oder gar respektlos, führt dies zu demotivierten Mitarbeitern, die sich nicht anerkannt fühlen.
3. Konkurrenzdenken/fehlendes Wir-Gefühl: Eine schlechte Mitarbeiterkommunikation, die beispielsweise nur mit einzelnen Mitarbeitern oder Abteilungen kommuniziert, kann in einem Wettbewerb resultieren. Das Wir-Gefühl geht verloren und die Mitarbeiter ziehen nicht an einem Strang.
4. Schlechte Motivation: Werden individuelle Leistungen sowie Meinungen und Wünsche nicht ausreichend wertgeschätzt, wirkt sich dies negativ auf die Motivation der Mitarbeiter aus.
5. Nicht genutzte Kommunikationskanäle: Hat sich die Unternehmensführung für die falschen Kommunikationskanäle entschieden, nutzen die Mitarbeiter diese häufig einfach nicht. In diesem Fall laufen auch gut aufbereitete Informationen ins Leere.

Wieso hat die Mitarbeiterkommunikation Einfluss auf den Unternehmenserfolg?

Eine gut funktionierende Kommunikation innerhalb der Belegschaft ist essenziell für einen maximalen Unternehmenserfolg. Der Grund: Mitarbeiter, die Wertschätzung erfahren und sich kommunikativ eingebunden fühlen, zeigen höchste Leistungsbereitschaft. Außerdem verbessert eine transparente interne Kommunikation die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Führungskräften. Gemeinsame Projekte lassen sich so schneller und effektiver abschließen.

Dagegen sind bei einer nicht ausreichenden, schlechten Kommunikation Fehlern oder unnötige Missverständnisse möglich. Das Resultat sind eine mangelnde Identifikation und fehlende Motivation aufseiten der Mitarbeiter. Schlimmstenfalls kommt es zur gefürchteten „inneren Kündigung“ eines oder mehrere Mitarbeiter.

Der kontinuierliche Austausch von Informationen ist damit einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für die gezielte Umsetzung der Strategien und Ziele eines Unternehmens. Im Folgenden werden die wichtigsten Gründe dafür ausführlicher erläutert.

Bessere Arbeitsorganisation

In erster Linie dient die Mitarbeiterkommunikation dazu, wichtiges Wissen strukturiert im Unternehmen zu verbreiten. Damit trägt sie entscheidend zur Verbesserung organisatorischer Abläufe und einer agilen sowie dezentralen Arbeitsorganisation bei. Eine große Rolle und erhebliches Potenzial bergen auch in diesem Bereich die digitalen Entwicklungen, beispielsweise softwarebasierte Tools und neue Automatisierungsprozesse.

Mitarbeiterbindung/Employer Branding

Der Arbeitsmarkt ist längst ein sogenannter Arbeitnehmermarkt geworden, sodass Unternehmen mit ihren Vorzügen um qualifizierte und leistungsfähige Fachkräfte werben müssen. Noch bevor der Arbeitsvertrag unterschrieben ist, geht es im Rahmen der Mitarbeiterkommunikation also darum, potenzielle Jobkandidaten durch Stellenausschreibungen, Einladungen und das Führen von Bewerbungsgesprächen für sich zu begeistern. Ein gelungenes Employer Branding hat also Priorität.

Sind die begehrten Fachkräfte erst einmal eingestellt, geht es dann darum, durch gute interne Kommunikation das Engagement aufrechtzuerhalten und eine Identifikation mit den Unternehmenszielen zu erreichen. Damit ist die Mitarbeiterkommunikation ein entscheidendes Instrument bei der Suche und Bindung neuer Mitarbeiter.

Digitalität als Ersatz für persönliche Kommunikation

Gerade in Zeiten von Homeoffice und der allgemeinen Zunahme neuer Kommunikationstechnologien bleiben persönliche Begegnungen immer häufiger aus. Im Kontext der Mitarbeiterkommunikation ist es deshalb wichtig, hierfür einen Ausgleich zu schaffen, um Phänomene wie Isolierung und Entfremdung zu vermeiden. Dies gilt vor allem, wenn sich die Belegschaft aus einem Mix von jüngeren und älteren Mitarbeitern zusammensetzt. Bei Bedarf sollte für ältere Mitarbeiter ein spezieller Kurs oder ein Infopaket zum Umgang mit den jeweiligen Kommunikationstools zur Verfügung gestellt werden.

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Kommunikation passend für Mitarbeiter gestalten

Eine gute Mitarbeiterkommunikation bedeutet mehr, als nur miteinander zu reden oder regelmäßig eine E Mail zu schreiben. Dies gilt erst recht für große Unternehmen und Konzerne mit vielen Menschen. Eine gute Top-Down-Kommunikation reicht also nicht aus. Führungskräfte sind stattdessen aufgefordert, die interne Kommunikation so klar und transparent wie möglich zu gestalten und die Mitarbeiter bewusst zu integrieren. Während die klassische Mitarbeiterkommunikation nur in eine Richtung (Top Down) verläuft, setzen moderne Führungskräfte auf die Wünsche und Ideen der Belegschaft und legen Wert auf einen bidirektionalen Austausch (Bottom up Kommunikation).

Um Wissen zu verbreiten und die Arbeitsabläufe zu fördern, bieten sich verschiedenste Kommunikationsmittel und Formen des Dialogs jenseits der klassischen E Mail an. Unternehmen sollten dabei stets bedenken, dass sich nicht jeder Kanal für ihre Bedürfnisse eignet. Um Fehlinvestitionen zu vermeiden, sollte man daher zunächst eine gründliche Analyse der eigenen Anforderungen anstellen.

• Social Intranet: Das Intranet bildet die zentrale Plattform und erste Anlaufstelle für die interne Kommunikation und kann sich auf das Gesamtunternehmen oder einzelne Unternehmenseinheiten beziehen. Im Intranet können Inhalte wie Neuigkeiten, Info-Rubriken, aber auch Sharing- und Kommentar-Funktionen sowie virtuelle Arbeitsräume einen Platz finden.
• Kooperationstools: Ein ideales Arbeitsmittel insbesondere für arbeitsteilige Projekte sind Kooperationstools wie Microsoft-SharePoint. Sogar über Landes- und Zeitzonen hinweg kann man mit einem solchen Tool Projekte verwalten, Aufgaben koordinieren oder einfach auf dem laufenden bleiben.
• Filme und Videoclips: Videoprojekte sind eine gute Möglichkeit, interne Kommunikationsinitiativen – beispielsweise aktuelle Themen des Unternehmens – kompakt und emotional darzustellen und zu transportieren. Solche Filmprojekte können zum Beispiel auf themenspezifischen Sub-Seiten des Intranets platziert werden und lassen sich sogar modular umsetzen, um verschiedene Zielgruppen zu erreichen.
• Interne Info-Veranstaltungen: Egal, ob während einer organisierten Mitarbeiterversammlung oder eines formlosen Meetings – die Möglichkeit zum persönlichen Austausch zwischen den Kollegen ist gerade in den Zeiten der Digitalisierung essenziell. Wer nicht live dabei sein kann, sollte die Möglichkeit haben, sich in einem Livestream zuzuschalten.

Strategische Mitarbeiterkommunikation in der Praxis: 10 Tipps im Überblick

Die folgenden Tipps dienen der Verbesserung der internen Kommunikation und geben Hinweise darauf, welche Themen und Instrumente für die strategische Mitarbeiterkommunikation in der Praxis besonders bedeutsam sind. Welche Vorgehensweise beziehungsweise welches Instrument jeweils das Richtige ist, hängt natürlich vom Unternehmen und seinen Kommunikationszielen ab.

1. Gelungene Mitarbeiterkommunikation als Baustein der Unternehmensstrategie

Die Qualität der Mitarbeiterkommunikation wirkt sich entscheidend auf so wichtige Aspekte wie die Mitarbeiterbindung und Fluktuation sowie die individuelle Leistungsbereitschaft und allgemeine Produktivität aus. Sie ist daher immer auch Führungsaufgabe und wichtiger Baustein der Unternehmensstrategie.

Aus diesem Grund sollte es in jedem Unternehmen eine klar definierte, mit der Unternehmensleitung abgestimmte Strategie für die Mitarbeiterkommunikation, für deren Konzept und Ziele geben. Außerdem sind die kurz- und langfristige strategische Planung sowie die Ziele der Unternehmensführung kontinuierlich und auf angemessene Art und Weise an die Belegschaft zu kommunizieren.

2. Dialogorientierte Kommunikationskanäle

Die genutzten Kanäle und Austauschplattformen sollten dialogorientiert sein und den klassischen „Flurfunk“ unterstützen. Gegebenenfalls ist es daher nötig, den Media-Mix für die Mitarbeiterkommunikation zu ändern und beispielsweise auf Mitarbeiter-Apps zu setzen, die für die interne Kommunikation entwickelt wurden. Möglich sind darüber hinaus auch die Einrichtung eines Corporate Blogs, der Ausbau des Social Intranets oder die Erstellung hochwertiger digitaler Inhalte.

3. Social Media einbinden

An Social Media kommt kaum ein Unternehmen noch vorbei, daher sollte es auch in der internen Kommunikation eine Rolle spielen. Klassiker sind in vielen Fällen das Intranet sowie interne Blogs oder Newsletter. Immer öfter werden aber auch Social-Media-Kanäle wie geschlossene Facebook- oder LinkedIn-Gruppen sowie eigens für die Mitarbeiterkommunikation entwickelte Apps genutzt.

4. Digitalen Content entwickeln

Wer auf digitalen Content setzt, muss zunächst Inhalte für die internen Medien, Blogs oder das Social Intranet entwickeln. Mögliche Themen sind zum Beispiel neue Kunden und Projekte, spannende Innovationen, aber auch die Geschäftszahlen und Finanzergebnisse. Ebenso sollte man Übernahmen, Akquisitionen und Merger kommunikativ begleiten.

5. Unternehmenskultur pflegen

Die Eigenschaften, die Werte, die Art der Zusammenarbeit – all das macht die Kultur eines Unternehmens aus. Damit ist die Unternehmenskultur nicht nur zentral fürs Marketing, sondern spielt auch eine wichtige Rolle für die Mitarbeiterkommunikation – und vice versa. Wer in die Pflege und Weiterentwicklung der Unternehmenskultur investiert, tut also auch etwas für die Mitarbeiterkommunikation.

6. Jahresplanung für die verschiedenen Kanäle erstellen

Während die Verantwortlichen für Marketing und Außenkommunikation meist klar festgelegt sind, ist dies in der internen Kommunikation häufig nicht der Fall. Daher ist es wichtig, zunächst klare Zuständigkeiten zu definieren und außerdem eine Themenplanung (Redaktionsplan) für das gesamte Jahr und die verschiedenen Kanäle zu erstellen.

7. Corporate Wording und Design

Damit das Unternehmen nach innen wie nach außen harmonisch auftreten und identitätsstiftend wirken kann, braucht es einheitliche, abgestimmte Kernaussagen auf allen Kanälen. Dazu gehört auch für die internen Medien ein durchdachtes, konsequent angewendetes Corporate Design.

8. Arbeitshilfen schaffen

Die interne Kommunikation fällt durch praktische Arbeitshilfen wie Briefings oder Checklisten für das Umsetzen von Maßnahmen gleich viel leichter. Ebenfalls sinnvoll ist ein interner Q&A oder FAQ zu allen für die Mitarbeiterkommunikation relevanten Themen.

9. Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen

Um gegebenenfalls nachjustieren zu können, sind regelmäßig Mitarbeiterbefragungen – beispielsweise in Form von Fokusgruppen oder Fragebögen – durchzuführen.

10. Wenn nötig: Unterstützung durch externe Experten im Bereich interne Kommunikation

Spezialisierte Dienstleister, beispielsweise eine Agentur für Mitarbeiterkommunikation, kann helfen, die eigene Kommunikationsstrategie weiterzuentwickeln oder ein neues Kommunikationskonzept auf die Beine zu stellen.

Digitale Mitarbeiterkommunikation als neue Herausforderung im Arbeitsalltag

Die Vorteile digitaler Inhalte

Der wohl größte Vorteil digitaler Anwendungen ist ihre Reichweite. Gerade Mitarbeiter ohne festen Desktop-Arbeitsplatz sind über digitale Tools besser erreichbar. Zudem begünstigen sie in vielen Fällen die Interaktion und den „Flurfunk“ und stärken das Wir-Gefühl. Der Grund: Sie rufen Verhaltensmuster wie das Kommentieren, Liken und Teilen ab, die die meisten Menschen aus der privaten Nutzung kennen.

Digitale Anwendungen wie eine Mitarbeiter App eignen sich zudem besonders gut, um schnelle Push-Nachrichten an alle Mitarbeiter zu versenden und so die tägliche Kommunikation zu verbessern. Über Apps wird die Geschwindigkeit der übermittelten und gelesenen Nachrichten besonders wirksam gesteigert.

Herausforderungen digitaler Mitarbeiterkommunikation

Neue Plattformen und Tools können aber auch zu Verunsicherung führen. Gerade wenn besonders viele Einzelmaßnahmen auf einmal eingeführt werden, erweist sich dies oftmals als kontraproduktiv. Die Mitarbeiter haben schließlich nur begrenzte Ressourcen, um die Angebote wahrzunehmen, was zu einem Verlust an Schlagkraft führen kann.

Um die Potenziale digitaler Plattformen und sozialer Medien voll auszuschöpfen, sollte man außerdem darauf achten, dass die Tools DSGVO-konform sind und kein unautorisierter Zugriff auf Daten möglich ist. So erfüllt beispielsweise WhatsApp, das für die rein private Nutzung entwickelt wurde, die Anforderungen der DSGVO nicht.

Die zahlreichen Herausforderungen der digitalen Mitarbeiterkommunikation lassen sich unter folgenden drei Aspekten zusammenfassen:

• Zugänglichkeit für die gesamte Belegschaft (barrierefrei)
• Bereitstellung technischer und personeller Ressourcen
• Möglichkeit eines heterogenen Nutzerverhaltens und ggf. Verweigerungsverhalten innerhalb der Belegschaft

Digitale Tools

Ein Erfolgsfaktor für die Mitarbeiterkommunikation ist die Nutzung moderner digitaler Plattformen, beispielsweise einer speziellen Mitarbeiter App. Einige der beliebtesten Tipps und Tools für eine erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation stellen wir hier vor:

• Alert Media: Die Mitarbeiter App ermöglicht Zweiwege-Interaktionen in Echtzeit über sämtliche Kanäle und Geräte von überall auf der Welt. Teammitglieder können Informationen per Text, E Mail, Sprachnachricht, Push-Benachrichtigung, Social Media, Konferenztelefonat und über benutzerdefinierte Kanäle kommunizieren.
• Blink: Die Mitarbeiter App bietet einen personalisierten Feed für Mitteilungen, Schulungen, Videos und Benachrichtigungen. Da Blink für Außendienstmitarbeiter entwickelt wurde, kann man sich mit der App hervorragend von unterwegs vernetzen, informieren und zusammenarbeiten. Nutzer können Nachrichten, Videos, Umfragen, App-Benachrichtigungen und sogar Urlaubsbuchungen und Wiedereingliederungsformulare versenden. Außerdem gibt es ein Forum, in dem man im Team diskutieren kann.
• Beekeeper: Die Mitarbeiter App eignet sich für Mitarbeitende, die vorrangig mobil und nicht am Schreibtisch arbeiten. Beekeeper bietet Vorgesetzten die Möglichkeit, Streams im Newsfeed-Stil (Top Down Kommunikation) zu erstellen. Außerdem gibt es Funktionen für die Zusammenarbeit im Team oder zwischen Einzelpersonen. Der Anbieter wartet mit einer zertifizierten Datenverschlüsselung und erweitertem Firewall-Schutz auf und punktet daher mit der Sicherheit einer Unternehmenssoftware. Außerdem ist Beekeeper DSGVO-konform.
• Staffbase: Staffbase bietet eine mobile Version, mit der Vorgesetzte ihre Mitarbeiter überall erreichen und so die Mitarbeiterkommunikation – auch in großen und international tätigen Unternehmen – verbessern können. Die Mitarbeiter App ist nach ISO 27001 (TÜV Süd) zertifiziert und hat bereits zahlreiche Kunden, beispielsweise aus der Baubranche.