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Mitarbeiterhandbuch im Unternehmen
Ein Mitarbeiterhandbuch enthält wichtige Informationen wie Vision, Mission und Ziele des Unternehmens und informiert die Angestellten über die unternehmensinternen Richtlinien zum Verhalten am Arbeitsplatz. Da es eine Herausforderung sein kann, alle Informationen aufzunehmen und das Handbuch gleichzeitig lebenswert zu gestalten, geben wir in diesem Artikel Tipps zur erfolgreichen Erstellung eines ansprechenden Mitarbeiterhandbuchs. Außerdem erklären wir, warum das Mitarbeiterhandbuch so wichtig ist und welche Infos in das Dokument gehören.
Was ist ein Mitarbeiterhandbuch?
Ein Mitarbeiterhandbuch – häufig auch Unternehmenshandbuch genannt – wird von der Personalabteilung eines Unternehmens (Human Resources) erstellt und legt die gesetzlichen Rechte und Pflichten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer fest. Das Dokument wird den Mitarbeitern schon beim Onboarding ausgehändigt, dient aber auch langjährigen Mitarbeitern als Informationsquelle.
Das Handbuch enthält alle Informationen, die die Mitarbeiter über das Unternehmen und die Organisation der Arbeit wissen sollten. Dazu zählen beispielsweise Richtlinien, interne Abläufe und Informationen zum Gehalt und zu den Sozialleistungen. Unternehmen können das Mitarbeiterhandbuch in Papierform oder digital zur Verfügung stellen.
Warum ein Mitarbeiterhandbuch wichtig ist
Beim Mitarbeiterhandbuch handelt es sich um eine schriftliche Verkörperung aller Regeln und Vorschriften der Mitarbeiter. Es dient also vor allem dazu, die Erwartungen auf beiden Seiten festzulegen, schafft Klarheit und Transparenz.
Der kleine, aber feine Unterschied für den Unternehmenserfolg
Umsatzsteigerungen liegen dann im Bereich des Möglichen, wenn die interne Organisation reibungslos funktioniert. Dabei hilft das Mitarbeiterhandbuch. Denn: Da die interne Organisation eines Unternehmens im Mitarbeiterhandbuch genau dokumentiert ist, dient es den Angestellten als Orientierung für das tägliche Handeln – im Grunde also als Basis für das Tagesgeschäft. Die Beschreibung der Arbeitsabläufe unterstützt bei Entscheidungen und als Leitfaden, wenn ein Mitarbeiter unerwartet ausfällt. Die Vertretung kann sich mithilfe des Handbuchs schnell einen Überblick verschaffen.
Komplizierte Zusammenhänge werden im Firmenhandbuch zentral und in verständlicher Form dargestellt. Werden Änderungen am Handbuch nötig, kann man diese als Update an alle Beteiligten verteilen. Häufig wird man beim Verfassen des Handbuchs auf Schwachstellen – zum Beispiel noch ausbaufähige Aspekte der Zusammenarbeit – aufmerksam. So dient das Handbuch auch der Optimierung von Arbeitsprozessen (Prozessautomatisierung).
Das Handbuch als Grundstein der Unternehmenskultur
Im Unternehmenshandbuch werden neben den Prozessen auch die Wertvorstellungen, die Mission und die Vision eines Unternehmens formuliert. Dies hilft zum Beispiel Führungskräften bei der Entwicklung moderner Führungsstile und Teams beim Etablieren einer fruchtbaren Zusammenarbeit im Team. Außerdem haben die Mitarbeiter so eine Grundlage, in der die Kommunikationsrichtlinien festgehalten sind, und können sich an den allgemeinen Zielen der Gesamtorganisation orientieren.
Mitarbeiterhandbuch: Muss das wirklich sein?
Jedes Unternehmen sollte ein Mitarbeiterhandbuch haben. Da es den Angestellten mitteilt, welche Erwartungen ihr Arbeitgeber an sie stellt, entsteht mehr Sicherheit auf beiden Seiten. Neue Angestellte haben die Möglichkeit, sich die wichtigsten Informationen zum neuen Arbeitgeber in Ruhe durchzulesen. Andernfalls sind Infos – beispielsweise zu den Verhaltensvorschriften oder zur Gesundheitsvorsorge – im Intranet oder sonstigen Richtlinien versteckt. Das Mitarbeiterhandbuch ermöglicht einen besseren Überblick, mit dem Anfänger es leicht haben, in den Job zu starten. Neue Mitarbeiter fühlen sich gleich willkommen und wissen, was man von ihnen erwartet.
Ein Mitarbeiterhandbuch schafft Klarheit und Transparenz im Unternehmen und macht dadurch Entscheidungen nachvollziehbarer. Indem man bereichsübergreifende Themen – zu Themen wie Urlaubsanspruch, Verhalten bei Krankheit und Verantwortlichkeiten – in einem Handbuch zusammenfasst, werden einheitliche Standards und Abläufe gefördert.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Diese Vorteile hat ein Mitarbeiterhandbuch
Aus einem Mitarbeiterhandbuch ergeben sich folgende Vorteile:
- Klare Erwartungen an Mitarbeiter und die Organisation: Eine klare Erwartungshaltung für beide Seiten reduziert Konflikte und Missverständnisse. Sollte es doch einmal zu Konflikten kommen, ist das weitere Vorgehen und Konfliktmanagement im Mitarbeiterhandbuch klar definiert.
- Transparente Unternehmensrichtlinien: Im Mitarbeiterhandbuch sind auch Mission und Vision des Unternehmens deutlich formuliert, idealerweise mithilfe von Beispielen aus der Praxis.
- Schutz für das Unternehmen: Im Mitarbeiterhandbuch werden wichtige Punkte wie Arbeitszeitmodelle, Arbeitszeitrichtlinien, Urlaubsregelungen usw. erläutert. Dies trägt dazu bei, Konflikte zu entschärfen beziehungsweise gar nicht erst entstehen zu lassen.
- Hilfe beim Onboarding: Das Mitarbeiterhandbuch kann als Verhaltenskodex verstanden werden, der neuen Mitarbeitern bei der Einstiegsphase im neuen Job hilft. Zum Beispiel beantwortet das Handbuch die Frage nach den eigenen Ansprechpartnern im Unternehmen oder der Vorgehensweise im Krankheitsfall.
Diese Inhalte stehen im Mitarbeiterhandbuch
Die Inhalte eines Mitarbeiterhandbuchs sind vielfältiger Natur und gehen mehr oder weniger ins Detail. Wichtig: Das Handbuch sollte eine allgemeingültige Richtlinie darstellen und nicht alle zwei Wochen aktualisiert werden. Daher ist es sinnvoll, sich bezüglich Rechtsfragen und gesetzlicher Regelungen nicht zu sehr an Einzelheiten aufzuhalten.
Das Mitarbeiterhandbuch dient dazu, eine möglichst angenehme Employee Experience zu schaffen. Im Folgenden werden Beispiele für mögliche Inhalte zusammengefasst.
Rechtliche Besonderheiten am Arbeitsplatz
Viele Regelungen zu Überstunden, Homeoffice-Regelungen und Sonderurlaub stehen bereits im individuellen Arbeitsvertrag. Regelungen, die sich alle Mitarbeiter und Arbeitsmodelle anwenden lassen, sollten jedoch auch zentral ins Mitarbeiterhandbuch aufgenommen werden.
Informationen zu Mitarbeiterbenefits
Rabatte, Homeoffice-Regelung, Sozialleistungen, Firmenhandy – falls es im Betrieb ein Bonusprogramm für alle Beschäftigten gibt, sollte das Mitarbeiterhandbuch dazu informieren.
Verhalten am Arbeitsplatz
Auch die Verhaltensvorschriften und Sicherheitsregeln am Arbeitsplatz gehören ins Mitarbeiterhandbuch. Dazu gehören beispielsweise Informationen zu Sicherheitsschulungen oder der richtige Umgang mit dem Zutrittskontrollsystem. Im Handbuch kann zum Beispiel stehen, was beim Verlust des Identitätsmittels zu tun ist.
Unter die Verhaltensregeln am Arbeitsplatz fallen auch Informationen zur Kleiderordnung oder zur Verwendung unternehmenseigener Geräte. Zum Beispiel kann die Frage thematisiert werden, ob die Mitarbeiter ihre Laptops mit nach Hause nehmen und privat nutzen dürfen.
Welche Themen im Mitarbeiterhandbuch aufgegriffen werden, hängt von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab. So spielt vor allem in US-amerikanischen Firmen auch die Thematisierung privater Beziehungen am Arbeitsplatz eine Rolle.
Mission und Vision des Unternehmens
Ins Mitarbeitshandbuch gehören nicht nur diverse gesetzlich festgelegte Richtlinien, sondern auch individuelle, vom jeweiligen Unternehmen definierte Leitregeln. Damit sie den Mitarbeitern als Orientierung dienen können, sollten sie zentral festgehalten werden. So helfen die Werte und die Mission eines Unternehmens beispielsweise den Führungskräften bei der Entwicklung ihres individuellen Führungsstils.
Im Mitarbeiterhandbuch werden also Unternehmens- und Teamwerte, die Richtlinien der internen Kommunikation und allgemeine Unternehmensziele beschrieben. Dies ist auch zugunsten der Wettbewerbsfähigkeit immens wichtig. Während Unternehmen sich hinsichtlich ihrer Ausrichtung einerseits immer wieder neu an die verändernde Marktdynamik anpassen müssen, sind andererseits Wiedererkennungswert, eine klare Linie und gemeinsame Ziele wichtig. Dies kann nur mit klar definierten Unternehmenswerten gelingen, die allen Mitarbeitern bekannt sind und nach denen im Alltag gehandelt wird.
Besonders sinnvoll ist, es im Mitarbeiterhandbuch zu erläutern, wie jeder Einzelne dazu beitragen kann, die gemeinsamen Visionen und Ziele zu erreichen und den Erfolg zu steigern. Welche Rolle spielt der einzelne Mitarbeiter im großen Ganzen? Welche Möglichkeiten der betrieblichen Weiterbildung und sonstigen Fortbildung gibt es?
Guidelines für Besucher und Gäste
Ob Kunden, Lieferanten oder sonstige Geschäftspartner – immer wieder halten sich auch Besucher in den Unternehmensräumen auf. Eine spezielle Guideline, die für den Umgang mit Besuchern gilt, sollten daher alle Mitarbeiter kennen und Teil des Mitarbeiterhandbuchs sein. Das birgt den Vorteil, dass jeder Einzelne richtig mit den unternehmensfremden Personen umzugehen weiß und die entsprechenden Prozesse berücksichtigt.
Weitere mögliche Inhalte
Weiterhin kann das Mitarbeiterhandbuch Informationen zum Onboarding und Offboarding, zum Vorgehen bei einer Kündigung und zu Krankheitsregelungen sowie zu den Richtlinien für Beurteilungsverfahren enthalten. Auch die Grundlagen des Corporate Design und zum Umgang mit dem Corporate Wording können – in Abstimmung mit dem Marketing – Erwähnung finden.
Was nicht in das Mitarbeiterhandbuch gehört
Es gibt auch einige Punkte, die keinesfalls Teil des Mitarbeiterhandbuchs sein sollten:
- Veraltete oder sehr komplizierte Richtlinien
- Leere Versprechungen und übertriebene Formulierungen: Wenn die Arbeitsverträge im Unternehmen nicht immer unbefristet sind, sollte dies auch so nicht im Mitarbeiterhandbuch stehen. Statt unrealistische Erwartungen zu wecken, sollten Unternehmen ihre Arbeitsweise und Kultur im Mitarbeiterhandbuch ehrlich darstellen und authentisch beschreiben, wohin man sich gemeinsam mit den Mitarbeitern entwickeln will.
- Ausführliche Informationen zur Krankenversicherung: Anstatt sich auf Versicherungsträger und spezielle Richtlinien zu konzentrieren, sollte man sich kurz fassen und lediglich die Leistungen sowie die Anspruchsberechtigung erläutern.
So erstellen Sie ein gutes Mitarbeiterhandbuch
Ob als Printversion, als Webseite oder als besonders kreative digitale Zeitschrift – wie Human Resources das Mitarbeiterhandbuch gestaltet, bleibt den Unternehmen überlassen. Was zählt, ist, dass die Mitarbeiter das Handbuch tatsächlich lesen. Arbeitgeber sollten das Dokument von jedem Mitarbeiter unterzeichnen lassen und jede Version zentral, beispielsweise in der Personalakte oder digitalen Personalakte ablegen.
Wie man ein informatives Mitarbeiterhandbuch verfasst, das auch tatsächlich von den Mitarbeitern wahrgenommen und gelesen wird? Im Folgenden liefern wir dazu einige Tipps:
Tipp 1: Die richtige Vorbereitung
Bevor man das Handbuch verfasst und es als Grundlage der Unternehmenskultur verbreitet, sollte man sich überlegen, welche Kernaussage man mit dem Dokument machen möchte.
- Welche Botschaft soll an die Mitarbeiter vermittelt werden?
- Welche Geschichte soll erzählt werden?
- Was sind die grundlegenden Arbeitgeberwerte und die Ziele des Unternehmens?
Das Mitarbeiterhandbuch sollte gut recherchiert sein. Dementsprechend müssen sämtliche Informationen, beispielsweise zu gesetzlichen Rahmenbedingungen, mehrfach gegengecheckt werden.
Tipp 2: Die Tonalität
Auch der Ton, der verwendet wird, sollte gut durchdacht sein. Ob ein formeller oder informeller Ton passender ist, hängt ganz von der individuellen Unternehmenskultur ab. Wichtig ist, dass der Ton keinesfalls negativ, sondern wertschätzend ist. Anreize wirken in der Regel besser als Drohungen oder Strafen.
Tipp 3: Klare Ausdrucksweise
Eine klare und verständliche Sprache ist das A und O beim Erstellen eines Mitarbeiterhandbuchs. Daher sollten die Verfasser nicht mehr Informationen teilen als notwendig und Fachjargon sowie komplizierte Formulierungen vermeiden. Zu lange, verwirrende Texte werden nicht gelesen, daher sollten die Inhalte nützlich und ansprechend sein und den Mitarbeitern bei Fragen und Problemen schnell weiterhelfen.
Tipp 4: Anschauliche Gestaltung
Um den Mitarbeitern die Suche nach hilfreichen Informationen zu erleichtern, sollte man ausreichend Überschriften und Zwischenüberschriften verwenden, den Text sinnvoll gliedern und große Textblöcke vermeiden. Auch Bildmaterial verbessert das Verständnis. In Sachen Design und übersichtlicher Gestaltung kann beispielsweise die Marketingabteilung oder eine externe Agentur helfen.
Tipp 5: Zugänglichkeit
Unternehmen sollten sicherstellen, dass alle Mitarbeiter auf das Handbuch zugreifen können. Es macht also Sinn, die aktuelle Version des Handbuchs auf mehreren Kanälen zu verbreiten und zum Beispiel eine Kopie im Intranet zu speichern, eine Kopie als E-Mail an alle Mitarbeiter zu senden und bei Bedarf auch gedruckte Versionen bereitzustellen.
Eine Möglichkeit, den Angestellten jederzeit Zugriff auf das Mitarbeiterhandbuch zu gewähren, ist die Nutzung einer Software. In dieser stehen verschiedene Vorlagen und Designs bereit. Anschließend kann man das Dokument in die eigene HR-Software oder das Mitarbeiterportal hochladen. Inzwischen gibt es auch viele kostenlose Vorlagen für Mitarbeiterhandbücher online.
Tipp 6: Regelmäßige Updates
Damit das Handbuch stets den derzeit geltenden gesetzlichen Regelungen entspricht, sollte es regelmäßig überprüft und auf den neuesten Stand gebracht werden.
Fazit: Darum macht es Sinn ein Handbuch zu erstellen
Nicht immer sind Mitarbeiterhandbücher verstaubte Regelwerke, die niemand jemals liest. Außerdem profitieren nicht nur Neuzugänge beim Onboarding von einem klaren Regelwerk, auch langjährige Mitarbeiter können bei Bedarf schnell nachlesen, welche Regeln im jeweiligen Anwendungsfall gelten. Je nach Gestaltung des Handbuchs ist es also möglich, mit ihm nicht nur neue, sondern auch bereits vorhandene Mitarbeiter zu motivieren und die Identifikation mit dem Unternehmen zu steigern. Schließlich können Arbeitnehmer ein Unternehmen nur dann glaubhaft nach außen vertreten, wenn sie neben den Fakten auch die Werte und Strukturen des Unternehmens kennen.
Der wohl größte Vorteil ist, dass das Mitarbeiterhandbuch die Kultur und Werte eines Unternehmens transparent macht. Es gibt Antworten darauf, warum und wie Firmen ihre Arbeit tun, klärt Erwartungen und beugt Missverständnissen in der täglichen Zusammenarbeit vor. Außerdem zeigt das Handbuch auf, auf welche Ziele man gemeinsam hinarbeitet und welche Motivation man dabei verfolgt. Sollte es zum Beispiel zu Konflikten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer kommen, zeigt das Mitarbeiterhandbuch die Rechte und Pflichten des Mitarbeiters, aber auch die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers auf.
Neben der Förderung der Unternehmenskultur erfüllt das Mitarbeiterhandbuch auch einen rechtlichen Zweck. So werden in ihm Unternehmensregeln und arbeitsrechtlich relevante Vorschriften erläutert. Einige Unternehmen tragen dieser doppelten Zweckmäßigkeit des Mitarbeiterhandbuchs Rechnung, indem sie es in ein „Culture Book“ (Teil zur Unternehmenskultur) und ein Dokument mit formalen, rechtlichen Themen aufteilen.
