Stockfotos-MG / Adobe Stock
Inhalt
Lohnabrechnung zum Selbstabrufen und per E-Mail: worauf Arbeitgeber achten sollten
Die Erstellung und Bereitstellung von elektronischen Lohnabrechnungen bietet gegenüber der klassischen Papierform viele Vorteile. Dabei sollten Arbeitgeber einige Dinge beachten.
Immer mehr Unternehmen erstellen die Lohnabrechnungen für ihre Mitarbeiter digital und stellen sie online zur Verfügung, statt wie früher auf die Papierform zurückzugreifen. Das bietet viele Vorteile:
- Weniger Aufwand durch Automatisierung
- Mehr Nachhaltigkeit und schonen der Ressourcen
- Sicherheit und Fehlervermeidung
- Kürzere Bearbeitungszeiten
Um die Vorteile der digitalen Lohnabrechnung bestmöglich und rechtssicher nutzen zu können, sollten Unternehmen auf einige Dinge achten.
- Berechnung von Lohn & Gehalt
- Lohnabrechnung für KMU
- Integration & Drittanbieter Export
- Einhaltung der Dokumentationspflicht
Allgemein ist dabei § 108 Abs. 1 Gewerbeordnung (GewO) wichtig. Dort heißt es, die Abrechnung ist in Textform zu erteilen. Dabei gilt: Textform ist nicht gleichbedeutend mit Papierform. Die Textform ist zum Beispiel auch bei elektronischen Dokumenten wie zum Beispiel in Form von PDF-Dateien gegeben.
Was genau unter Textform zu verstehen ist, regelt § 126b BGB. Maßgeblich ist die Verwendung eines dauerhaften Datenträgers, der
- dem Empfänger eine dauerhafte Aufbewahrung einer an ihn persönlich gerichteten Erklärung ermöglicht oder es ihm erlaubt, diese so zu speichern, dass ihm für einen angemessenen Zeitraum zugänglich ist, und
- zur unveränderten Wiedergabe der Erklärung geeignet ist.
Gemäß diesen Kriterien ist eine Lohnabrechnung in Papierform genauso zulässig wie eine digitale Lohnabrechnung, die zum Beispiel als PDF-Datei erstellt wird.
Zu achten ist aber auch auf die Zustellung bzw. die Bereitstellung der Lohnabrechnung, was in § 108 Abs. 1 GewO durch den Begriff „erteilen“ ausgedrückt wird. Zur Bewertung dieser Frage lohnt sich ein Blick auf eine Entscheidung des Landesarbeitsgerichts Hamm (2 Sa 179/21). Demnach genügt die bloße Bereitstellung einer Lohnabrechnung in ein elektronisches Postfach nicht. Auch der Zugang beim Arbeitnehmer gehört dazu.
Lohnabrechnung online zum Abruf bereitstellen
Bietet ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern die Möglichkeit an, elektronisch erstellte Lohnabrechnungen online abzurufen, zum Beispiel über ein HR-Portal, dann bedeutet das mit Bezug auf die Entscheidung des Landesarbeitsgerichts Hamm, dass die Dokumente „in den Machtbereich des Arbeitnehmers“ gelangen müssen, und zwar auf eine Weise, dass er unter gewöhnlichen Umständen von der Erklärung Kenntnis nehmen kann. Oder wie es das Gericht in knapper Form zusammenfasst: „Unter Erteilen einer Lohnabrechnung in Textform im Sinne des § 108 GewO ist nicht bereits die bloße Bereitstellung in ein elektronisches Postfach zum Abruf durch ein aktives Tun des Arbeitnehmers, sondern auch deren Zugang beim Arbeitnehmer zu verstehen.“
Die in elektronischer Form übermittelte Lohnabrechnung gilt dem Arbeitnehmer nur dann als zugegangen, wenn dieser zuvor ausdrücklich oder konkludent zu erkennen gegeben hat, dass er mit der elektronischen Übermittlung einverstanden ist. Mit konkludent ist eine Handlung gemeint, die keinen vernünftigen Grund an der Annahme zulässt, dass ein bestimmter Wille vorliegt.
Das Gericht weist darauf hin, dass die bloße elektronische Bereitstellung zum Abruf durch den Arbeitnehmer keine Erfüllung zur Pflicht zur Erteilung einer Lohnabrechnung ist.
Wie bereits beschrieben muss die Lohnabrechnung „in den Machtbereich“ des Arbeitnehmers übergegangen sein, damit der Arbeitgeber seine Pflicht zur Erteilung erfüllt hat. Dazu muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Zugang zu seinem persönlichen Postfach gewähren, in dem die Lohnabrechnung verfügbar ist. Notwendig, ist außerdem, dass der Arbeitgeber ausdrücklich oder durch konkludentes Handeln seine Zustimmung für diese Art der Zustellung erteilt.
Arbeitgebern wird empfohlen, die ausdrückliche Zustimmung ihrer Mitarbeiter einzuholen, was zum Beispiel in Form einer schriftlichen Einverständniserklärung erfolgen kann.
Wichtig ist dabei auch, an diejenigen Arbeitnehmer zu denken, die keinen Zugriff auf ein elektronisches Postfach haben, etwa, weil sie über keinen PC verfügen. Der Arbeitgeber muss sie dann entweder mit den entsprechenden Mitteln ausstatten oder ihnen die Lohnabrechnung in anderer Form, zum Beispiel als ausgedrucktes Dokument, zukommen lassen.
Außerdem sollten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zum Ausdrucken ihrer Lohnabrechnung bereitstellen. Dazu bieten sich zum Beispiel Netzwerkdrucker an, welche die Mitarbeiter mit einem persönlichen Code bedienen können. So wird sichergestellt, dass ausgedruckte Dokumente nicht in die falschen Hände gelangen.
Lohnabrechnung per E-Mail versenden
Beim Versenden von Lohnabrechnungen per E-Mail sind insbesondere die Bestimmungen aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu beachten. Darin ist der Umgang mit personenbezogenen Daten geregelt. Die DSGVO gilt in der EU und somit auch in Deutschland seit dem 25. Mai 2018.
Die in einer Lohnabrechnung enthaltenen persönlichen Daten wie zum Beispiel die Religionszugehörigkeit oder die Sozialversicherungsnummer sind gemäß § 9 DSGVO besonders schützenswert.
Weil E-Mails meist noch unverschlüsselt versandt werden, ist daher beim Verschicken von Lohnabrechnungen auf diesem Weg besondere Vorsicht geboten. Es muss sichergestellt sein, dass Unbefugte keinen Zugriff auf die persönlichen Daten aus dem Dokument erhalten.
Dazu können Arbeitgeber zum Beispiel auf Verschlüsselung und digitale Signierung von E-Mails mithilfe geeigneter Zertifikate setzen oder das versandte Dokument wie zum Beispiel eine Lohnabrechnung im PDF-Format mit einer Verschlüsselung und Passwortschutz versehen.
Ein weiteres Risiko beim Versenden von Lohnabrechnungen per E-Mail ist die Verwendung falscher E-Mail-Adressen, was zum Beispiel leicht durch die Auto-Vervollständigung von Mailprogrammen wie Outlook passieren kann. Das kann dazu führen, dass eine Lohnabrechnung beim falschen Empfänger landet.
Wie bei der Online-Bereitstellung gilt auch für den Versand von Lohnabrechnungen per Mail: Dieser Weg steht der in § 108 Abs. 1 GewO vorgeschriebenen Textform nicht entgegen.
Außerdem gilt hier auch wie im Fall der Online-Bereitstellung von Lohnabrechnungen, dass das Dokument „in den Machtbereich des Arbeitnehmers übergehen muss“. Dabei muss auch an Arbeitnehmer gedacht werden, die aus verschiedenen Gründen keine Möglichkeit haben, E-Mails zu empfangen.
Vereinfachung durch Software zur Lohnabrechnung
Moderne Softwarelösungen zur Erstellung von Online-Lohnabrechnungen sind flexibel und in der Lage, die benötigten Daten in verschiedenen Formaten zu erzeugen und sie bei Bedarf an andere Systeme zu exportieren. So lassen sich Lohnabrechnungen je nach Bedarf entweder als Online-Dokument bereitstellen, als PDF verschicken oder ausdrucken, um sie dann an die die Mitarbeiter zu versenden.
Wichtig ist dabei, die genannten rechtlichen Anforderungen zu beachten, damit eine Lohnabrechnung als „erteilt“ gilt.
