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Lohnabrechnung verloren – was ist zu tun?
Im Falle einer verlorenen Lohnabrechnung gibt es verschiedene Handlungsmöglichkeiten. Allerdings sollte man schnell reagieren.
Arbeitnehmer sollten Lohnabrechnungen möglichst bis zur Rente aufbewahren, denn sie sind wichtige Nachweise über die geleistete Arbeit und die abgeführten Sozialabgaben. Eine Lohnabrechnung kann schnell verloren gehen. So kann es zum Beispiel passieren, dass man das Dokument versehentlich in den Papierkorb wirft, oder dass es beim Transport abhandenkommt.
- Berechnung von Lohn & Gehalt
- Lohnabrechnung für KMU
- Integration & Drittanbieter Export
- Einhaltung der Dokumentationspflicht
In einem solchen Fall sollte man schnell handeln, denn Lohnabrechnungen werden zu verschiedenen Zwecken benötigt:
- Als Nachweis für geleistete Arbeit
- Als Beleg für abgeführte Sozialabgaben wie zum Beispiel Krankenkassen- und Rentenbeiträge
- Zum Nachvollziehen geleisteter Einkommensteuer
Vor allem der Nachweis abgeführter Rentenbeiträge ist von großer Bedeutung, weil sich damit spätere Rentenansprüche belegen lassen. Zwar erfasst die Rentenversicherung diese Daten auch, doch kommt es dort einmal zu Problemen, kann es für den Arbeitnehmer wichtig sein, mit den gesammelten Lohnabrechnungen ein Beweismittel an der Hand zu haben. Aus diesem Grund ist es zu empfehlen, alle Lohnabrechnungen bis zum Beginn der Rente zu sammeln und jede Lohnabrechnung zu prüfen.
Wenn eine Lohnabrechnung verlorengeht
Als Arbeitnehmer hat man verschiedene Möglichkeiten, eine verlorene Lohnabrechnung wiederzubeschaffen. Zunächst einmal kann man den Arbeitgeber darum bitten, die Lohnabrechnung erneut auszustellen. Zwar ist der Arbeitgeber rechtlich nicht zu einer erneuten Bereitstellung der Lohnabrechnung verpflichtet, doch sollte das in der Regel kein Problem sein. Arbeitgeber sind auf Grundlage von § 147 Abs. 3 Abgabenordnung (AO) verpflichtet, Lohabrechnungen für einen Zeitraum von sechs Jahren aufzubewahren. Wer den Verlust einer Lohabrechnung bemerkt, sollte also rechtzeitig reagieren.
Ist der Arbeitgeber nicht zur erneuten Ausstellung einer Lohnabrechnung bereit, kann man sich an das Finanzamt wenden, denn hier sind die Daten ebenfalls gespeichert, weil sie vom Arbeitgeber elektronisch dorthin übertragen werden müssen.
Das Erstellen der Steuererklärung ist normalerweise auch möglich, wenn einzelne Lohnabrechnungen nicht zur Hand sind. Benötigt wird aber die Lohnsteuerbescheinigung des Jahres, für das die Steuererklärung erstellt wird.
Fazit: Eine verlorene Lohnabrechnung ist kein Drama
Es gibt also verschiedene Möglichkeiten, eine verlorene Lohnabrechnung oder zumindest die darin enthaltenen Daten wiederzubeschaffen. Wichtig ist dabei vor allem, schnell zu reagieren, damit die entsprechenden Belege noch verfügbar sind.
