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Back to Office: Google und Apple wagen den ersten Versuch
Nach dem vorläufigen Ende der Einschränkungen durch die Corona-Pandemie und dem Ende der Pflicht zum Anbieten von Home Office im Juli werden viele Arbeitnehmer an ihren Arbeitsplatz zurückkehren. Für Arbeitgeber ist das unbekanntes Terrain. Vieles muss beachtet werden. Vieles kann schiefgehen. Allerdings ergeben sich auch neue Möglichkeiten.
Die Unternehmen müssen im Wettbewerb um qualifizierte Arbeitskräfte ein angenehmes Arbeitsumfeld bieten, das zu den sich in den letzten Jahren geänderten Ansprüchen der Mitarbeiter passt.
Die Rückkehr der Mitarbeiter an ihren Arbeitsplatz trifft bei der Belegschaft aber nicht immer auf Begeisterung. Das zeigt das aktuelle Beispiel von Apple. Das Unternehmen hatte eine Regelung für hybrides Arbeiten eingeführt, die besagt, dass für Mitarbeiter ab dem 23. Mai eine Anwesenheitspflicht an drei Tagen pro Woche gilt, und zwar am Montag, Dienstag und Donnerstag.
Auch Google hat eine Regelung für hybrides Arbeiten eingeführt. Auch diese sieht eine Anwesenheit der Mitarbeiter an drei Tagen pro Woche vor. Allerdings hängt die konkrete Umsetzung hier stärker von den jeweiligen lokalen Führungskräften ab, so dass es individuell zu deutlichen Unterschieden kommen kann – das wiederum kann zu Neid und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern führen.
Apple, Google und auch andere Technologieunternehmen sind gute Beispiele dafür, wie eine „Back to Office“-Lösung nicht umgesetzt werden sollte. Den Mitarbeitern wird dabei vermittelt, dass sie bei der Unternehmensführung kein Vertrauen genießen. Gerade für diejenigen Kollegen, welche die schwierige Zeit während Corona im Homeoffice dazu genutzt haben, Arbeit und Freizeit sowie Familie besser in Einklang zu bringen und ihre Produktivität sogar gesteigert haben, kann eine solche Regelung als Affront empfunden werden.
Zudem wurde in manchen Fällen wie bei Apple offenbar versäumt, die Belegschaft in die Entwicklung der Back-to-Office-Regelung einzubeziehen. Sie wurde vor vollendete Tatsachen gestellt.
Um Probleme zu vermeiden, wie sie Apple und andere Unternehmen derzeit erleben, ist es wichtig, einige Grundregeln zu beachten, wenn es um die Rückkehr ins Büro und hybrides Arbeiten geht.
Best Practices für Back to Office
Zunächst einmal sollten die Mitarbeiter das Gefühl haben, willkommen zu sein und nicht unter Zwang an ihren Arbeitsplatz zurückzukehren. Dazu kann bereits ein kleiner Willkommensgruß dienen. Beispiele sind eine Karte am Arbeitsplatz, kleine Geschenke oder Aktionen wie Eis oder Kaffee für alle.
Wichtig ist es außerdem, dass sich der Arbeitgeber in die Zurückkehrenden hineinversetzt. Nicht jeder freut sich auf den Büroalltag. Viele haben sich die Arbeit im Homeoffice nach ihren Bedürfnissen eingerichtet und werden dies vermissen. Der Arbeitgeber sollte dem mit Nachsicht begegnen, zum Beispiel dann, wenn bestimmte Dinge zu Beginn noch nicht rund laufen und etwas länger dauern.
Auch das räumliche Ambiente bzw. die Arbeitsplatzgestaltung kann eine Rolle spielen. Wer aus seinem häuslichen Umfeld ins Büro zurückkehrt, mag zunächst mit der dort oftmals eher tristen und nüchternen Atmosphäre fremdeln. Kleine Dekorationsakzente wie neue Bilder an den Wänden oder Pflanzen können dem entgegenwirken.
Damit das Unternehmen mehr als Begegnungsstätte denn als reiner Arbeitsort betrachtet wird, bedarf es einer entsprechenden Umgestaltung der Räumlichkeiten. Das kann zum Beispiel durch zusätzliche Flächen für Workshops und andere Kollaborationsformen erreicht werden.
Nicht zu vergessen sind ausreichende Schutzmaßnahmen und Hygieneregelungen. Sie schützen nicht nur vor Ansteckung, sondern vermitteln auch das Gefühl, dass der Arbeitgeber für die Gesundheit seiner Belegschaft Sorge trägt. Mögliche Maßnahmen sind Schutzwände, Desinfektionsstationen und Testangebote. Auch eine angepasste Sitzordnung, die für ausreichend Abstand sorgt, ist in diesem Zusammenhang wichtig.
Die Regelungen für die Rückkehr ins Büro müssen klar kommuniziert und idealerweise unter Mitwirkung der Arbeitnehmer gestaltet werden. Es darf keinen Interpretationsspielraum geben. Die Regelungen sollten nachvollziehbar sein und dürfen nicht das Gefühl von Ungerechtigkeit erzeugen. Selbstverständlich sind Ausnahmen für bestimmte Personen wie zum Beispiel Risikogruppen oder solche mit familiären Abhängigkeiten zu beachten.
Hochwertige Arbeitsmittel erhöhen den Spaß an der Arbeit. So können insbesondere große Monitore mit guter Auflösung und andere leistungsfähige Hardware insbesondere in technisch geprägten Branchen einen Anreiz bieten, im Büro zu arbeiten. Passend zu einer modernen technischen Infrastruktur können hier auch flexible Möglichkeiten der Zeiterfassung angeboten werden, die es den Mitarbeitern erlauben, ihre Arbeitszeiten bequem aus dem Büro oder von unterwegs zu erfassen.
- Arbeitspläne erstellen
- Arbeitsschritte im Blick behalten
- Mitarbeiter in die Planung integrieren
- Arbeitsplan automatisch befüllen
Fazit
In vielen Unternehmen wird sich der Arbeitsmodus nach Back to Office auf eine individuelle Form des hybriden Arbeitens einpendeln. Die klassische 5-Tage-Woche mit kompletter Präsenz im Büro, die lange Zeit das Maß aller Dinge war, hat ausgedient. Es wird sich eine Balance zwischen mobilem Arbeiten und Anwesenheitszeiten im Büro einstellen.
Die Beispiele von Google und Apple zeigen, dass die Rückkehr der Mitarbeiter ins Büro sorgfältig vorbereitet werden muss. Es wird kaum möglich sein, den früheren Arbeitsmodus wiederherzustellen.
Zukünftig werden die Vorteile des mobilen Arbeitens und der Zusammenarbeit im Büro miteinander kombiniert werden. Um dies zu erreichen, kommt es jetzt darauf an, Back to Office so zu gestalten, dass sowohl die Mitarbeiter als auch das Unternehmen die Rückkehr ins Büro als Gewinn empfinden.
