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HRIS: Für welche Unternehmen sich ein Personalinformationssystem lohnt

Stellen Sie sich vor, es gäbe ein System, das alle wichtigen Personalinformationen an einem zentralen Ort bündelt und gleichzeitig die Automatisierung von Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Dienstplanung und Onboarding ermöglicht. Genau hier kommt ein HRIS ins Spiel! Hinter diesem Kürzel verbirgt sich das Human Resources Information System, ein digitales Werkzeug, das die HR-Arbeit optimiert und gleichzeitig die Employee Experience auf ein neues Level hebt.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein HRIS ist und was es leisten kann. Wir geben Anwendungsbeispiele und zeigen, für welche Unternehmen sich ein HRIS lohnt – und für welche nicht.

Neben Tipps zur Implementierung eines HRIS nennen wir auch einige typische Fehler, die dabei passieren können.

Beispiele: So wird ein HRIS im Unternehmen eingesetzt

Bevor wir uns die Details von HRIS ansehen, erst einmal einige Beispiele, die zeigen, was diese Systeme für Unternehmen und ihre Mitarbeiter leisten können.

Beispiel 1: Kleines Unternehmen automatisiert Recruiting und Onboarding

Ein kleines Startup mit 50 Mitarbeitern möchte seine HR-Prozesse digitalisieren und gleichzeitig die Attraktivität als Arbeitgeber steigern. Mit einem cloudbasierten HRIS-System können sie Stellenanzeigen einfach auf verschiedenen Plattformen veröffentlichen und Bewerberdaten zentral verwalten. Das System hilft ihnen, den Bewerbungsprozess zu strukturieren und die Kommunikation mit Kandidaten zu vereinfachen. Durch automatisierte Workflows im Onboarding-Prozess können neue Mitarbeiter schnell eingearbeitet werden, ohne dass die HR-Abteilung mit Papierkram überlastet wird. Neue Mitarbeiter fühlen sich willkommen und gut betreut, was die Mitarbeiterbindung stärkt.

Beispiel 2: Großkonzern nutzt HRIS für Talentmanagement und strategische Entscheidungen

Ein Großkonzern mit mehreren tausend Mitarbeitern möchte seine Talentmanagement-Strategie verbessern und datenbasierte Entscheidungen im Personalwesen treffen. Mit einem HRIS können Leistungsbeurteilungen digital durchgeführt und Entwicklungspläne für Mitarbeiter erstellt werden. Das System sammelt und analysiert Mitarbeiterdaten, die Aufschluss über Fluktuationsraten, Mitarbeiterzufriedenheit und die Effektivität von Personalentwicklungsmaßnahmen geben. Diese Erkenntnisse helfen dem Unternehmen, seine HR-Strategie zu optimieren und die langfristige Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Beispiel 3: Bildungseinrichtung optimiert Benefit-Analyse

Eine Bildungseinrichtung mit vielen Lehrkräften und Verwaltungsmitarbeitern möchte die Attraktivität für potenzielle Mitarbeiter erhöhen. Mit dem HRIS analysieren sie, welche Benefits für die Mitarbeiter am attraktivsten sind. Diese Informationen helfen der Bildungseinrichtung, ein wettbewerbsfähiges Benefit-Paket zu schnüren und so die besten Talente für sich zu gewinnen.

Nach diesen Beispielen geben wir jetzt eine kurze Definition eines HRIS und grenzen den Begriff von ähnlichen Konstrukten ab.

Kurze Definition: Was ist ein HRIS?

Ein HRIS ist eine Software, welche die Personalabteilung bei ihren Aufgaben unterstützt. Es dient als zentrale Datenbank und Plattform für alle wichtigen Mitarbeiterinformationen und ermöglicht die Automatisierung von verschiedenen HR-Prozessen wie z. B. der Gehaltsabrechnung oder der Zeiterfassung. Dadurch können HR-Mitarbeiter effizienter arbeiten und sich auf strategische Aufgaben konzentrieren. Ein HRIS bietet den Mitarbeitern bequeme Self-Service-Optionen. Sie können zum Beispiel Urlaubsanträge stellen oder Gehaltsabrechnungen einsehen.

Was ist der Unterschied zwischen HRIS, HRMS und HCM?

HRIS, HRMS und HCM – oft werden diese Begriffe synonym verwendet, doch es gibt feine Unterschiede.

HRIS ist das Basiselement. Es bildet das Fundament für die digitale Personalverwaltung und bündelt alle wichtigen Mitarbeiterdaten an einem Ort. HRIS und Personalinformationssystem (PIS) sind im Wesentlichen das Gleiche. Beide Begriffe bezeichnen eine Softwarelösung, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Mitarbeiterdaten und HR-Prozesse unterstützt.

HRMS (Human Resources Management System) geht einen Schritt weiter und umfasst zusätzliche Funktionen, die über die reine Datenverwaltung hinausgehen. Dazu gehören beispielsweise Module für die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder das Performance Management.

HCM (Human Capital Management) ist der umfassendste Begriff. Er beschreibt eine ganzheitliche Strategie für die Verwaltung von Personalressourcen. Sie schließt alle Prozesse und Technologien ein, die zur Optimierung des sogenannten Humankapitals eingesetzt werden. HCM geht also über die reine Softwarelösung hinaus und umfasst auch strategische Aspekte wie Personalentwicklung, Talentmanagement und Organisationsentwicklung.

Vereinfacht gesagt: HRIS ist die Grundlage, HRMS baut darauf auf und HCM ist das große Ganze.

Welche Gründe sprechen für die Verwendung eines HRIS?

Die Implementierung eines HRIS bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, die die HR-Arbeit effizienter und transparenter gestalten.

Verringerung von Bürokratie

Ein HRIS automatisiert zahlreiche administrative Aufgaben, die traditionell viel Zeit und Papier erfordern. Dadurch können HR-Mitarbeiter von Routineaufgaben entlastet werden und sich auf strategische Aufgaben konzentrieren wie z.B. auf die Personalentwicklung oder die Verbesserung der Mitarbeiterbindung. Die Automatisierung von Prozessen wie Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung und Onboarding reduziert Fehlerquellen und stellt sicher, dass alle wichtigen Informationen stets aktuell und korrekt sind.

Vorhersage von Trends

Mit einem HRIS können Unternehmen wichtige Kennzahlen wie Mitarbeiterfluktuation, Abwesenheiten und Leistung analysieren und Trends erkennen. Diese Informationen helfen HR-Managern, fundierte Entscheidungen zu treffen und proaktive Maßnahmen zu ergreifen, um potenzielle Probleme zu vermeiden. Beispielsweise können HR-Teams frühzeitig erkennen, wenn in bestimmten Abteilungen die Fluktuationsrate steigt, und gezielte Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung entwickeln.

Bias-freie HR-Entscheidungen

Durch die Verwendung eines HRIS können Unternehmen sicherstellen, dass HR-Entscheidungen wie z. B. Beförderungen auf objektiven Daten und nicht auf persönlichen Vorlieben oder Vorurteilen basieren. Ein HRIS kann beispielsweise Leistungsdaten aller Mitarbeiter transparent darstellen und so die Auswahl von Kandidaten für Beförderungen auf Basis ihrer nachweislichen Leistungen unterstützen.

Maßgeschneiderte Weiterbildungsangebote

Ein HRIS ermöglicht die Erstellung personalisierter Weiterbildungspläne, die auf die individuellen Bedürfnisse und Karriereziele der Mitarbeiter zugeschnitten sind. Durch die Analyse von Leistungsdaten und Qualifikationslücken kann das System passende Weiterbildungsmaßnahmen vorschlagen und den Mitarbeitern so helfen, sich beruflich weiterzuentwickeln.

Workforce Management

Ein HRIS kann die Integration von Mitarbeitern vor Ort und im Homeoffice verbessern, indem es eine zentrale Plattform für Kommunikation, Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung bietet. Das ermöglicht eine effizientere Zusammenarbeit und stellt sicher, dass alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrem Arbeitsort, in die Unternehmensabläufe integriert sind.

Self Service

Ein HRIS bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, auf ihre persönlichen Daten zuzugreifen, Urlaubsanträge zu stellen, Gehaltsabrechnungen einzusehen und andere HR-bezogene Aufgaben selbstständig zu erledigen. Das reduziert den administrativen Aufwand für die HR-Abteilung und erhöht gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit.

Vorteile eines cloudbasierten HRIS

Cloudbasierte HRIS-Systeme bieten im Vergleich zu lokal installierten Systemen (On Premise) einige entscheidende Vorteile. Der wohl größte Pluspunkt betrifft die Flexibilität und Skalierbarkeit. Sie können jederzeit von jedem Ort mit Internetzugang auf Ihre Daten zugreifen und das System, sofern notwendig, an die sich ändernden Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Wächst Ihr Unternehmen, können Sie problemlos neue Benutzer hinzufügen und Funktionen erweitern, ohne in teure Hardware investieren zu müssen.

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die hohe Sicherheit. Seriöse Anbieter von Cloud-HRIS-Lösungen wie Papershift investieren in modernste Sicherheitstechnologien, um Ihre Daten vor Verlust und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Regelmäßige Sicherheitsupdates und Backups sorgen für zusätzliche Sicherheit und minimieren das Risiko von Datenverlusten.

Auch die einfache Implementierung spricht für cloudbasierte HRIS-Systeme. Anstatt aufwändige Installationen auf Ihren eigenen Servern vornehmen zu müssen, können Unternehmen die Software in der Regel innerhalb kürzester Zeit online einrichten und nutzen. Die meisten Anbieter bieten zudem umfassende Schulungen und Support-Leistungen an, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Cloudbasierte HRIS-Lösungen sind in der Regel auch kostengünstiger als On-Premise-Systeme. Sie sparen sich die Anschaffung und Wartung teurer Server-Hardware sowie die Kosten für IT-Personal. Die meisten Anbieter bieten flexible Preismodelle an, die auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Ein HRIS, das überzeugt: Diese Funktionen sollten Sie erwarten

Ein modernes HRIS sollte eine breite Palette von Funktionen bieten, die den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus abdecken und die HR-Arbeit vereinfachen. Im Zentrum steht dabei eine zentrale Datenbank, die alle wichtigen Mitarbeiterinformationen sicher und übersichtlich speichert. Darauf bauen verschiedene Module auf, die je nach Bedarf individuell angepasst und erweitert werden können.

Effizientes Personalmanagement

Die Verwaltung von Personaldaten ist das Herzstück jedes HRIS. Hier sollten Sie erwarten, dass alle wichtigen Informationen wie Name, Adresse, Kontaktdaten, Gehaltsinformationen, Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche, Qualifikationen und vieles mehr digital erfasst und verwaltet werden können.

Leicht bedienbar

Ein gutes HRIS bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, mit der die Eingabe und Aktualisierung von Daten einfach möglich ist. Das System sollte schnell zu erlernen sein, damit neue Mitarbeiter ohne großen Schulungsaufwand produktiv mit dem System arbeiten können.

Unterstützung beim Recruiting

Von einem guten HRIS ist zu erwarten, dass es den Recruiting-Prozess deutlich beschleunigen und vereinfachen kann. Stellenanzeigen lassen sich mit wenigen Klicks auf verschiedenen Plattformen veröffentlichen, Bewerberdaten können übersichtlich verwaltet werden, und die Kommunikation mit Kandidaten wird zentralisiert. KI-gestützte Systeme können sogar Lebensläufe automatisch analysieren und passende Kandidaten vorschlagen.

Überzeugendes Onboarding

Ein HRIS sollte neue Mitarbeiter vom ersten Tag an einfach in Ihr Unternehmen integrieren. Digitale Formulare und automatisierte Workflows erleichtern den Onboarding-Prozess und reduzieren die Papierflut. Personalisierte Onboarding-Pläne stellen sicher, dass neue Mitarbeiter alle wichtigen Informationen erhalten und sich schnell in ihrem neuen Arbeitsumfeld zurechtfinden. Schulungsmaterialien und -programme können ebenfalls über das HRIS verwaltet werden.

Strukturiertes Offboarding

Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, ist es wichtig, den Abschied professionell zu gestalten. Ein HRIS unterstützt Sie dabei, den Offboarding-Prozess strukturiert und effizient abzuwickeln.

Austrittsgespräche können digital durchgeführt werden, die Rückgabe von Firmeneigentum lässt sich automatisiert überwachen, und die finale Gehaltsabrechnung wird vom System ganz einfach generiert.

Alle wichtigen Dokumente und Informationen zum Austritt werden zentral im HRIS gespeichert und sind jederzeit abrufbar. So wird der Offboarding-Prozess transparent und reibungslos, und Sie können sicherstellen, dass alle wichtigen Schritte eingehalten werden.

Zeitmanagement und Gehaltsabrechnung

Ein modernes HRIS sollte Funktionen zur Zeiterfassung, zum Erstellen von Dienstplänen sowie eine Abwesenheitsverwaltung bieten. Mitarbeiter können Arbeitszeiten und Urlaubsanträge digital erfassen, und Vorgesetzte können diese unkompliziert genehmigen. Einige HRIS-Systeme integrieren auch die Gehaltsabrechnung und stellen sicher, dass alle Mitarbeiter pünktlich und korrekt bezahlt werden.

Talentmanagement und Mitarbeiterentwicklung

Ein HRIS kann Unternehmen dabei unterstützen, die Potenziale ihrer Mitarbeiter zu erkennen und zu fördern. Leistungsbeurteilungen können digital durchgeführt und Entwicklungspläne erstellt werden. Ein gutes HRIS kann auch Schulungsangebote verwalten und den Lernfortschritt der Mitarbeiter verfolgen.

Self-Service für mehr Eigenverantwortung

Mitarbeiter-Self-Service-Portale (Employee Self Service – ESS) sind ein wichtiger Bestandteil eines modernen HRIS. Mitarbeiter können hier jederzeit auf ihre persönlichen Daten zugreifen, diese aktualisieren, Urlaubsanträge stellen, Gehaltsabrechnungen einsehen und sich sogar selbst in Schichten einteilen. Das fördert die Eigenverantwortung der Mitarbeiter und entlastet gleichzeitig die HR-Abteilung.

Datenanalyse für strategische Entscheidungen

Ein HRIS sammelt und analysiert eine Fülle von Mitarbeiterdaten, die für strategische Entscheidungen im Personalmanagement genutzt werden können. So können Sie beispielsweise Trends bei der Mitarbeiterfluktuation erkennen, die Effektivität von Recruiting-Kanälen analysieren oder die Entwicklung der Mitarbeiterzufriedenheit im Zeitverlauf verfolgen.

Sicherheit und Compliance

Ein HRIS sollte hohe Sicherheitsstandards bieten, um sensible Mitarbeiterdaten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen ist hier von zentraler Bedeutung. Zudem sollte das HRIS Unternehmen dabei unterstützen, die Compliance im Personalwesen sicherzustellen und alle relevanten Gesetze und Vorschriften einzuhalten – zum Beispiel die Vorgaben aus dem Bundesdatenschutzgesetz und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Flexibilität und Skalierbarkeit

Nicht zuletzt sollte ein HRIS flexibel an die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassbar sein und mit Ihrem Unternehmen wachsen können. Cloud-basierte Lösungen bieten hier besondere Vorteile, da sie sich leicht skalieren lassen und von überall aus zugänglich sind.

HRIS: Mitarbeitermeinungen und Erfahrungen

Mitarbeiter schätzen in der Praxis die Vorteile, die ein HRIS bieten kann. Die Zufriedenheit hängt dabei aber stark von der Qualität des HRIS-Systems und seiner Implementierung ab. Gleichzeitig gibt es Bedenken bei solchen Systemen, die nicht intuitiv zu bedienen sind und die einen hohen Schulungsaufwand mit sich bringen

Mitarbeiter schätzen vor allem die Self-Service-Funktionen von HRIS, die es ihnen ermöglichen, jederzeit auf ihre persönlichen Daten zuzugreifen, diese zu aktualisieren, Urlaubsanträge zu stellen und Gehaltsabrechnungen einzusehen.

Dagegen berichten einige Mitarbeiter von negativen Erfahrungen mit HRIS-Systemen, die sie als kompliziert, unintuitiv und wenig benutzerfreundlich empfinden. Das kann zu Frustration führen und die Akzeptanz des Systems beeinträchtigen.

In manchen Fällen mangelte es an an ausreichender Schulung und Support für Mitarbeiter, die mit dem HRIS-System arbeiten müssen. Das kann dazu führen, dass die Mitarbeiter unsicher im Umgang mit dem System sind und Fehler auftreten.

Bedenken wurden auch hinsichtlich des Datenschutzes geäußert, da HRIS-Systeme sensible Mitarbeiterdaten speichern.

Es ist daher wichtig, dass Unternehmen auf HRIS-Lösungen wie Papershift setzen, die geltenden Datenschutzstandards entsprechen und die außerdem einfach zu bedienen und zu erlernen sind.

HRIS: für jedes Unternehmen die perfekte Lösung?

Ein HRIS kann für viele Unternehmen ein wertvolles Werkzeug sein, aber es ist wichtig zu verstehen, für wen es sich wirklich eignet. Nicht jedes Unternehmen profitiert gleichermaßen von den Funktionen eines HRIS.

Ideal sind HRIS-Systeme für:

• Unternehmen mit komplexen HR-Prozessen: Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen hat und je komplizierter die HR-Abläufe sind, desto sinnvoller ist der Einsatz eines HRIS. Die Automatisierung von Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Zeitmanagement oder Bewerbermanagement spart Zeit und Ressourcen.
• Wachstumsorientierte Unternehmen: Ein HRIS ist flexibel und skalierbar. Wächst das Unternehmen, kann das System einfach angepasst werden. Das ist besonders für Startups und schnell wachsende Unternehmen interessant.
• Unternehmen mit Fokus auf Datenanalyse: HRIS-Systeme sammeln und analysieren Mitarbeiterdaten, die wertvolle Einblicke in die Personalentwicklung, Mitarbeiterzufriedenheit und Fluktuation bieten. Unternehmen, die diese Daten nutzen möchten, um strategische Entscheidungen zu treffen, profitieren von einem HRIS.

Weniger geeignet sind HRIS-Systeme möglicherweise für:

• Sehr kleine Unternehmen: Für Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern kann ein HRIS zu komplex und teuer sein. Einfache HR-Software oder Excel-Tabellen genügen hier manchmal schon.
• Unternehmen mit sehr speziellen Anforderungen: Manche Unternehmen haben sehr spezielle HR-Prozesse, die von Standard-HRIS-Systemen nicht abgedeckt werden. In diesen Fällen kann eine individuelle Softwarelösung sinnvoller sein.

Wichtig ist in jedem Fall:

• Eine sorgfältige Analyse der eigenen Bedürfnisse: Vor der Anschaffung eines HRIS sollten Unternehmen ihre HR-Prozesse genau analysieren und die Funktionen des Systems mit ihren Anforderungen abgleichen.
• Die Auswahl des richtigen Systems: Der Markt bietet eine Vielzahl von HRIS-Lösungen. Es ist wichtig, ein System zu wählen, das zur Größe, Branche und den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens passt.
• Eine geplante und durchdachte Implementierung: Die Einführung eines HRIS-Systems sollte gut geplant und durchgeführt werden. Mitarbeiter sollten frühzeitig einbezogen und geschult werden, um Akzeptanz und eine reibungslose Nutzung zu gewährleisten.

Auswahl des richtigen HRIS: Ein Leitfaden für Unternehmen

Die Auswahl des passenden HRIS ist eine wichtige Entscheidung, die gut überlegt sein will. Schließlich soll die Software die HR-Arbeit im Unternehmen vereinfachen und nicht zu einer zusätzlichen Belastung werden. Hier ist ein Leitfaden, der Unternehmen bei der Auswahl unterstützt:

1. Bestandsaufnahme: Wo stehen wir aktuell?

Bevor man sich auf die Suche nach einem HRIS macht, sollte man zunächst den Ist-Stand im Unternehmen analysieren. Welche HR-Prozesse laufen bereits digital ab? Welche Softwarelösungen sind im Einsatz? Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Welche Herausforderungen und Probleme bestehen im HR-Bereich? Diese Analyse hilft, die eigenen Bedürfnisse und Anforderungen an ein HRIS zu definieren.

2. Ziele definieren: Was wollen wir erreichen?

Im nächsten Schritt sollten Unternehmen ihre Ziele klar definieren. Was soll das HRIS leisten? Soll es die Effizienz steigern, die Datenqualität verbessern, die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen oder die strategische Personalplanung unterstützen? Die Zielsetzung hilft bei der Auswahl der relevanten Funktionen und Module des HRIS.

3. Anforderungen festlegen: Welche Funktionen brauchen wir?

Welche Aufgabenbereiche der HR sollen durch das HRIS abgedeckt werden? Brauchen wir ein System für Recruiting, Personalverwaltung, Zeitmanagement, Gehaltsabrechnung, Talentmanagement oder alles zusammen? Auch der zukünftige Bedarf sollte berücksichtigt werden. Gibt es zusätzliche Softwaremodule, die später integriert werden können?

4. Budget festlegen: Wie viel können wir investieren?

Die Kosten für ein HRIS können je nach Anbieter und Funktionsumfang stark variieren. Unternehmen sollten sich vorab ein Budget setzen und die Kosten mit dem erwarteten Nutzen abwägen.

5. Markt sondieren: Welche Systeme gibt es?

Der Markt bietet eine Vielzahl von HRIS-Lösungen. Unternehmen sollten sich einen Überblick über die verschiedenen Anbieter und Systeme verschaffen und diese anhand ihrer Anforderungen und ihres Budgets vergleichen. Online-Vergleichsportale, Fachmessen und Erfahrungsberichte anderer Unternehmen können bei der Orientierung helfen.

6. Referenzen einholen: Was sagen andere Nutzer?

Bevor man sich für ein HRIS entscheidet, sollte man Referenzen anderer Unternehmen einholen, die das System bereits im Einsatz haben. Ihre Erfahrungen und Feedbacks können wertvolle Hinweise liefern.

7. Systeme testen und vergleichen

Die meisten Anbieter bieten kostenlose Testversionen oder Demos ihrer HRIS-Systeme an. Unternehmen sollten diese Möglichkeit nutzen, um die Systeme in der Praxis zu testen und sich selbst ein Bild von der Benutzerfreundlichkeit, dem Funktionsumfang und den Integrationsmöglichkeiten zu machen.

8. Datenschutz und Sicherheit prüfen

HRIS-Systeme speichern sensible Mitarbeiterdaten. Unternehmen sollten sicherstellen, dass das gewählte System die Datenschutzbestimmungen erfüllt und über entsprechende Sicherheitsvorkehrungen verfügt.

9. Support und Wartung sicherstellen

Auch nach der Implementierung des HRIS ist es wichtig, einen zuverlässigen Support und eine regelmäßige Wartung des Systems zu gewährleisten. So können Probleme schnell behoben und das System auf dem neuesten Stand gehalten werden.

10. Implementierung planen: Wie geht es weiter?

Die Implementierung eines HRIS sollte gut geplant sein. Es ist wichtig, einen Zeitplan zu erstellen, die Mitarbeiter frühzeitig einzubinden und zu schulen und die Datenmigration aus bestehenden Systemen sorgfältig vorzubereiten.

Typische HRIS-Fehler und wie man sie vermeidet

Der Einsatz eines HRIS bietet viele Vorteile, aber es lauern auch einige Fallstricke. Hier sind typische Fehler und wie man sie vermeiden kann.

Unklare Ziele und Anforderungen

Manchmal stürzen sich Unternehmen zu schnell in die Implementierung, ohne vorher klare Ziele zu definieren. Was soll das HRIS leisten? Welche Prozesse sollen verbessert werden? Ohne diese Klarheit wird die Auswahl des Systems schwierig, und es besteht die Gefahr, dass man am Ende eine Software hat, die nicht optimal zu den Bedürfnissen passt.

Lösung: Vor der Auswahl des Systems sollten Unternehmen eine gründliche Bedarfsanalyse durchführen und ihre Ziele klar definieren.

Mangelnde Einbindung der Mitarbeiter

Ein HRIS betrifft alle Mitarbeiter im Unternehmen. Werden sie nicht frühzeitig in den Auswahl- und Implementierungsprozess eingebunden, kann das zu Widerstand und Akzeptanzproblemen führen. Schließlich sollen die Mitarbeiter das System später nutzen und davon profitieren.

Lösung: Mitarbeiter von Anfang an einbeziehen, ihre Bedürfnisse und Wünsche berücksichtigen und sie durch Schulungen auf das neue System vorbereiten.

Schlechte Datenqualität

Ein HRIS ist nur so gut wie die Daten, die es verarbeitet. Sind die Daten unvollständig, fehlerhaft oder inkonsistent, leidet die Qualität der Auswertungen und Berichte. Das kann zu falschen Entscheidungen und Ineffizienz führen.

Lösung: Vor der Implementierung die Datenqualität überprüfen und bereinigen. Standards für die Dateneingabe und -pflege festlegen und die Mitarbeiter entsprechend schulen.

Mangelnde Integration in die IT-Landschaft und andere Systeme

Ein HRIS sollte nahtlos in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens integriert werden können. Ist dies nicht der Fall, entstehen Datensilos und Medienbrüche, die die Effizienz mindern.

Auch das Schaffen von Insellösungen für verschiedene HR-Aufgaben ist ungünstig – zum Beispiel getrennte Systeme für die Zeiterfassung, Dienstplanerstellung und Abwesenheitsmanagement. Idealerweise lassen sich alle Aufgaben in einem System integrieren.

Lösung: Zumindest sicherstellen, dass das HRIS mit anderen wichtigen Systemen wie ERP, Lohnbuchhaltung oder Zeiterfassung kompatibel ist und Schnittstellen für den Datenaustausch bietet. Im Idealfall auf eine Software wie Papershift setzen, welche verschiedene Funktionen integriert.

Unzureichende Planung der Implementierung

Die Implementierung eines HRIS ist ein komplexes Projekt, das sorgfältig geplant werden muss. Fehlt es an Planung und Ressourcen, kann das zu Verzögerungen, Kostenüberschreitungen und Frustration führen.

Lösung: Einen detaillierten Implementierungsplan erstellen, ausreichend Zeit und Ressourcen einplanen und erfahrene Experten hinzuziehen, die bei der Umsetzung unterstützen.

Vernachlässigung des Supports und der Wartung

Ein HRIS ist eine Software, die regelmäßig gewartet und aktualisiert werden muss. Fehlt es an Support und Wartung, kann das zu Sicherheitslücken, Funktionsstörungen und Datenverlust führen.

Lösung: Einen zuverlässigen Supportvertrag mit dem Anbieter abschließen und sicherstellen, dass regelmäßige Updates und Sicherheitschecks durchgeführt werden. Die Mitarbeiter im Umgang mit dem System schulen und ihnen Ansprechpartner für Fragen und Probleme zur Verfügung stellen

Ausblick und die Zukunft von HRIS: Mehr als nur Datenverwaltung

Die Zukunft von HRIS ist vielversprechend und wird von Trends wie künstlicher Intelligenz (KI), Automatisierung und vor dem Hintergrund von New Work dem klaren Fokus auf die Mitarbeitererfahrung geprägt sein. HRIS-Systeme werden sich von reinen Datenverwaltungssystemen zu intelligenten Plattformen entwickeln, die HR-Profis dabei unterstützen, strategische Entscheidungen zu treffen und die Employee Experience zu verbessern.

KI wird eine immer wichtigere Rolle in HRIS spielen. Sie wird routinemäßige Aufgaben automatisieren, z. B. die Vorauswahl von Bewerbern oder die Beantwortung von Mitarbeiteranfragen. Personalisierte Lernpfade fördern die berufliche Entwicklung. Immer leistungsfähigere Analysefunktionen werden es HR-Profis ermöglichen, Daten in Echtzeit zu analysieren, Trends erkennen und fundierte Entscheidungen treffen.

Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung werden noch bedeutender: HRIS-Systeme werden Nachhaltigkeitsinitiativen unterstützen, z. B. durch die Reduzierung des Papierverbrauchs oder die Förderung von Diversity und Inklusion.