GPS-Zeiterfassung: ein umfassender Leitfaden für Unternehmer

GPS-Zeiterfassung hat sich als eine innovative Methode zur Arbeitszeiterfassung etabliert, die besonders für Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern im Außendienst viele Vorteile bietet. Auch dann, wenn ein Unternehmen über mehrere verteilte Standorte verfügt, bietet sich GPS-Zeiterfassung an.

Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Stempeluhr oder einem Stundenzettel ermöglicht GPS-Zeiterfassung eine präzise und manipulationssichere Dokumentation der Arbeitszeiten, indem zusätzlich zu den Zeitangaben auch die Positionsdaten des Arbeitnehmers erfasst werden.

Wir beschreiben Ihnen hier die Funktionsweise, die Vorteile, die Nachteile und die datenschutzrechtlichen Aspekte der GPS-Zeiterfassung und geben konkrete Tipps zur Anwendung aus Unternehmersicht.

Funktionsweise der GPS-Zeiterfassung

Die GPS-Zeiterfassung basiert auf der Nutzung von GPS-Empfängern, die in Smartphones, Tablets oder speziellen Zeiterfassungsgeräten integriert sind. GPS-Zeiterfassung erweitert also mobile Zeiterfassung um eine GPS-Komponente.

Die verwendeten Geräte nutzen Signale von Satelliten, um die Position des Mitarbeiters zu bestimmen. Die erfassten Positionsdaten werden dann zusammen mit den Zeitangaben an eine Software übertragen, welche die Arbeitszeiten automatisch berechnet und dokumentiert.

Es gibt verschiedene Arten der GPS-Zeiterfassung:

Manuelle Zeiterfassung mit GPS-Unterstützung: Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit über eine App auf ihrem Smartphone oder Tablet manuell erfassen und dabei ihren aktuellen Standort hinzufügen.

Automatische Zeiterfassung mit Geo-Fencing: Bei dieser Methode wird ein virtueller Zaun, der sogenannte Geo-Fence, um den Arbeitsbereich gelegt. Sobald der Mitarbeiter diesen Bereich betritt oder verlässt, wird die Zeiterfassung automatisch gestartet oder gestoppt.

Automatische Zeiterfassung mit GPS-Tracking erfasst die Positionsdaten des Mitarbeiters kontinuierlich, um die Arbeitszeiten und die zurückgelegte Strecke zu dokumentieren.

Vorteile der GPS-Zeiterfassung

GPS-Zeiterfassung bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. GPS-Daten liefern einen manipulationssicheren Nachweis über Arbeitszeiten und den Arbeitsort der Mitarbeiter. Das erleichtert die Abrechnung von Arbeitszeiten, Reisekosten und Spesen.

Die automatisierte Zeiterfassung reduziert den Verwaltungsaufwand und ermöglicht eine effizientere Planung von Arbeitszeiten und Routen wie zum Beispiel für Außendienstmitarbeiter. Durch die genaue Erfassung von Ankunfts- und Abfahrtszeiten bei Kundenbesuchen können Arbeitgeber die Servicequalität verbessern und die Kundenzufriedenheit steigern.

Die lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes und der Nachweispflicht gegenüber Behörden.

Die GPS-Ortung von Fahrzeugen kann außerdem dazu beitragen, Missbrauchsfälle aufzudecken und die Sicherheit der Mitarbeiter zu erhöhen.

Nachteile und mögliche Probleme der GPS-Zeiterfassung

Neben den zahlreichen Vorteilen sind beim Einsatz von GPS-Zeiterfassung auch einige Nachteile und Probleme zu beachten, die sich vor allem bei nicht sachgemäßer Verwendung ergeben können.

Da wären zunächst einmal Bedenken zum Datenschutz zu nennen. Die Erfassung von Standortdaten ist ein sensibles Thema, das datenschutzrechtliche Bedenken aufwirft. Es ist daher wichtig, alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen und die Mitarbeiter einzubeziehen. Siehe dazu die Ausführungen im nächsten Abschnitt.

Die Überwachung von Mitarbeitern kann zu Misstrauen und Widerstand führen, wenn die Einführung des Systems nicht transparent und mitarbeiterorientiert erfolgt.

Die Genauigkeit von GPS-Daten kann durch Faktoren wie schlechtes Wetter, abgeschirmte Gebäude oder das bewusste Abschalten des GPS-Signals beeinträchtigt werden.

Datenschutz bei der GPS-Zeiterfassung

Die Erfassung von Standortdaten ist datenschutzrechtlich sensibel. Deshalb ist es wichtig, einige Dinge zu beachten, um rechtliche Risiken zu minimieren.

Transparenz und Information: Die Mitarbeiter müssen umfassend über die GPS-Zeiterfassung informiert werden. Dazu gehören die Erläuterung des Systems, der Zweck der Datenerfassung, die Art der erfassten Daten, die Speicherdauer und die Rechte der Mitarbeiter.

Einwilligung der Mitarbeiter: In der Regel ist die Einwilligung der Mitarbeiter erforderlich, bevor ihre Standortdaten erfasst werden dürfen. Diese Einwilligung muss freiwillig und informiert erfolgen.

Zweckbindung: Die Standortdaten dürfen nur für den Zweck der Zeiterfassung und Abrechnung verwendet werden. Eine Nutzung für andere Zwecke, wie z. B. die Leistungskontrolle, ist unzulässig.

Datenminimierung: Es sollten nur solche Daten erfasst werden, die für die Zeiterfassung unbedingt erforderlich sind. Eine dauerhafte und lückenlose Ortung der Mitarbeiter ist nicht zulässig.

Datensicherheit: Die erfassten Daten müssen vor unbefugtem Zugriff und Missbrauch geschützt werden.

Rechte der Mitarbeiter: Die Mitarbeiter haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer Daten.

Betriebsvereinbarung: Der Einsatz von GPS-Zeiterfassung sollte in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden. In dieser Vereinbarung können die Details der Datenerfassung und -verarbeitung festgelegt werden.

GPS-Zeiterfassung bei Firmenfahrzeugen

GPS-Zeiterfassung kann auch mit einer Fahrzeugortung und einem digitalen Fahrtenbuch kombiniert werden. Bei der Nutzung von Firmenfahrzeugen, die auch privat genutzt werden dürfen, müssen allerdings die Privatsphäre-Einstellungen der GPS-Zeiterfassung entsprechend konfiguriert werden. Die Aufzeichnung von Fahrten im privaten Bereich muss unterbunden werden. GPS-Daten dürfen nicht zur Berechnung der Fahrgeschwindigkeit oder zur Überwachung des Fahrverhaltens der Mitarbeiter verwendet werden.

Tipps zur Anwendung aus Unternehmersicht

Um die Vorteile der GPS-Zeiterfassung optimal zu nutzen und die Herausforderungen zu meistern, sollten Unternehmen neben der Einhaltung der Regelungen zum Datenschutz und der transparenten Kommunikation mit den Beschäftigten einige weitere Punkte beachten.

In diesem Zusammenhang ist zunächst die Wahl des richtigen Zeiterfassungssystems zu nennen. Es gibt verschiedene GPS-Zeiterfassungssysteme auf dem Markt. Die Auswahl sollte sich an den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens orientieren und Faktoren wie die Anzahl der Mitarbeiter, die Art der Tätigkeit und die Integrationsmöglichkeiten mit anderen Systemen berücksichtigen.

Papershift Zeiterfassung bietet in Kombination mit dem halion Plugin präzise GPS- und Geofencing-Technologie. Diese Integration bietet Unternehmen eine leistungsstarke Lösung zur Optimierung ihrer Zeiterfassungsprozesse, insbesondere für Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern.

Mitarbeiter sollten im Umgang mit dem ausgewählten System geschult werden und über die Funktionen, die Vorteile und die datenschutzrechtlichen Aspekte informiert werden. Hier bieten sich einfach zu bedienende Systeme mit einer steilen Lernkurve und minimalem Einarbeitungsaufwand an.

Das verwendete Zeiterfassungssystem sollte regelmäßig überprüft und an veränderte Bedürfnisse angepasst werden. Dazu sind flexible und anpassbare Systeme wie Papershift optimal. 

Zeiterfassung mit GPS: eine für viele Unternehmen sinnvolle Kombination

GPS-Zeiterfassung bietet Unternehmen ein leistungsstarkes Werkzeug, um die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter präzise und effizient zu erfassen. Durch die transparente Kommunikation, die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen und die Auswahl des richtigen Systems können Unternehmen die Vorteile der GPS-Zeiterfassung optimal nutzen und die Herausforderungen meistern.