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Gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch im Außendienst?
Auch für Mitarbeiter im Außendienst sind grundsätzlich die Arbeitszeiten zu erfassen. Allerdings gibt es dabei einige Besonderheiten.
Die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung betrifft auch Mitarbeiter im Außendienst. Gerade für Mitarbeiter, die von Kunde zu Kunde reisen müssen, ist es wichtig, auf die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeiten sowie der Pausen- und Ruhezeiten zu achten. Auf diese Weise werden außerdem mögliche Überstunden erfasst. All das dient dem Arbeitsschutz der Mitarbeiter.
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Welche Art der Arbeitszeiterfassung für Mitarbeiter im Außendienst am besten geeignet ist, hängt von verschiedenen Kriterien wie zum Beispiel von der Größe des Unternehmens ab. Klar ist, dass die Arbeitszeiten täglich und vollständig zu erfassen sind.
Worauf ist bei der Arbeitszeiterfassung im Außendienst zu achten?
Im Gegensatz zu Mitarbeitern, die vor Ort und immer am selben Arbeitsplatz tätig sind, erbringen Mitarbeiter im Außendienst ihre Arbeitsleistung an wechselnden Orten. Dazu kommt eine im Gegensatz zu stationär eingesetzten Mitarbeitern hohe Reisetätigkeit. Dabei ist zu beachten, dass auch die Fahrten zu den Kunden und zurück als Arbeitszeit zählen, sofern bestimmte Voraussetzungen gegeben sind.
Wann zählt die Fahrt zum Kunden für Außendienstmitarbeiter als Arbeitszeit?
Für Außendienstmitarbeiter zählen normalerweise die Fahrt von zu Hause zum ersten Kunden, von Kunde zu Kunde und vom letzten Kunden zurück nach Hause als Arbeitszeit. Das gilt aber nur dann, wenn der Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz in den Gebäuden des Unternehmens hat. Das geht zurück auf eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2015.
Auch die Fahrten von Kunde zu Kunde zählen normalerweise als Arbeitszeit, wenn der Außendienstmitarbeiter dabei den Weisungen seines Arbeitgebers folgen und zum Beispiel eine bestimmte Reihenfolge der Kunden einhalten muss.
Höchstarbeitszeit kann durch Reisetätigkeit schnell erreicht sein
Weil die Fahrt von zu Hause zum ersten Kunden sowie auch die Fahrten zwischen den besuchten Kunden und schließlich die Fahrt zurück nach Hause in der Regel als Arbeitszeit gelten, kann für Mitarbeiter im Außendienst die gesetzliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden pro Tag schnell erreicht sein. Zwar kann diese ausnahmsweise auf bis zu zehn Stunden erweitert werden, doch muss sichergestellt sein, dass die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit von acht Stunden innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen nicht überschritten wird.
Vor allem bei längeren Anfahrtswegen kann es im Außendienst also leicht zu Arbeitszeiten kommen, die den gesetzlichen Rahmen überschreiten. Auch diese Besonderheit verdeutlicht, warum Arbeitszeiterfassung insbesondere für Mitarbeiter im Außendienst besonders wichtig ist.
Welche Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung gibt es für Mitarbeiter im Außendienst?
Grundsätzlich stehen auch Mitarbeitern im Außendienst verschiedene Varianten der Arbeitszeiterfassung offen. Das Bundesarbeitsgericht hat in seiner Entscheidung vom September 2022, in welcher die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Unternehmen in Deutschland festgestellt wurde, keine Vorgaben zur Art der Arbeitszeiterfassung gemacht. Demnach wäre sowohl das Ausfüllen eines Stundenzettels per Stift als auch die Verwendung eines elektronischen Zeiterfassungssystems in Ordnung.
Allerdings ist davon auszugehen, dass mit der Reform des Arbeitszeitgesetzes, in dem die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung festgeschrieben werden soll, die elektronische Form der Zeiterfassung maßgeblich wird. Zumindest im ersten Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums ist dies so enthalten. Ausnahmen soll es nur für Kleinunternehmen bis zu zehn Mitarbeitern sowie für tarifgebundene Unternehmen geben.
Außendienstmitarbeiter solcher Unternehmen können also aller Wahrscheinlichkeit auch zukünftig ihre Arbeitszeiten mit Stift und Zettel erfassen. Die elektronische Arbeitszeiterfassung bietet demgegenüber jedoch einige Vorteile.
Vorteile elektronischer Arbeitszeiterfassung im Außendienst
Elektronische Zeiterfassung im Außendienst zeichnet sich insbesondere durch diese Vorteile aus:
- Einfache Handhabung
- Einfache Verwaltung der Arbeitszeiten
- Wahrung des Datenschutzes
Wer mobil arbeitet und von Kunde zu Kunde unterwegs ist, profitiert besonders von den Möglichkeiten elektronischer Arbeitszeiterfassung wie zum Beispiel per App auf dem Smartphone. Auf diese Weise können die Arbeitszeiten ortsunabhängig und einfach eingetragen werden. Das gilt sowohl für die Zeit, die beim Kunden verbracht wird, als auch für die Fahrten dorthin und zurück.
Weil die erfassten Arbeitszeiten bei elektronischen Zeiterfassungssystemen direkt verbucht werden, gehen diese nicht verloren. Die Verwaltung der Arbeitszeiten wird dadurch wesentlich einfacher, als wenn zum Beispiel die Daten erst von einem Stundenzettel übernommen werden müssten.
Und auch der Datenschutz spricht für die Verwendung eines elektronischen Zeiterfassungssystems. Anders als bei der Zeiterfassung per Stundenzettel kann damit sichergestellt werden, dass nur diejenigen die Daten zu sehen bekommen, die dazu auch berechtigt sind.
Fazit
Auch im Außendienst ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht. Das betrifft sowohl die Zeit beim Kunden als auch die Zeit für die Fahrten dorthin und zurück. Als besonders praktisch erweisen sich hier elektronische Zeiterfassungssysteme. Für sie sprechen eine flexible und einfache Handhabung sowie die Wahrung des Datenschutzes.
