Arbeitszeiterfassung einfach mit der Browser-Stempeluhr
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Elektronische Zeiterfassung wird Pflicht: Mit diesen Tipps gelingt die Umstellung
Die von der Bundesregierung geplante Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung führt zu nötigen Umstellungen in manchen Unternehmen. Wir zeigen, wie die Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems einfach gelingt und wie sich dadurch Kosten und Aufwand senken lassen.
Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts im September 2022 arbeitet die Bundesregierung an einer Neuregelung des Arbeitszeitgesetzes, das die elektronische Zeiterfassung für die meisten Unternehmen verpflichtend macht. Dem vorausgegangen war ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Jahr 2019. Im sogenannten Stechuhr-Urteil wurden die europäischen Arbeitgeber verpflichtet, ein Zeiterfassungssystem einzuführen, das objektiv, zugänglich und verlässlich ist.
Was genau schreibt die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung vor?
Der aktuelle Referentenentwurf des Arbeitszeitgesetzes des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales sieht folgende Regelungen vor:
- Der Arbeitgeber muss den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzeichnen.
- Der Arbeitgeber muss die Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren.
- Die Aufzeichnung kann durch den Arbeitnehmer oder einen Dritten erfolgen. Allerdings ist der Arbeitgeber für die ordnungsgemäße Aufzeichnung verantwortlich.
- Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass ihm Verstöße gegen die gesetzlichen Vorgaben zur Höchstarbeitszeit sowie zu Pausen und Ruhezeiten bekannt werden. Das ist wichtig, um auch weiterhin Vertrauensarbeitszeit zu ermöglichen.
- Auf Verlangen des Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Kopie der aufgezeichneten Arbeitszeiten zur Verfügung stellen.
Gibt es Ausnahmen von der Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung?
Der Gesetzentwurf sieht einige Ausnahmen von der Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung für Unternehmen mit Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Dienstvereinbarung vor:
- Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit.
- Die Zeiterfassung muss zwingend elektronisch erfolgen.
- Die Erfassung der Arbeitszeit muss nicht am selben Tag erfolgen, sondern kann bis zu sieben Tage später erledigt werden.
Außerdem sind für kleine Unternehmen Sonderregelungen vorgesehen:
- Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern erhalten eine Übergangsfrist von zwei Jahren nach Inkrafttreten des Gesetzes.
- Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern erhalten eine Übergangsfrist von fünf Jahren nach Inkrafttreten des Gesetzes.
- Kleinbetriebe mit bis zu zehn Mitarbeitern können komplett auf die elektronische Form der Zeiterfassung verzichten.
Ab wann gilt die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung überhaupt?
Hier ist zu unterscheiden: Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts besteht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits jetzt. Weil aber die Änderung des Arbeitszeitgesetzes noch nicht beschlossen wurde, sind die Details zur Umsetzung noch offen. Es ist aber wahrscheinlich, dass die Zeiterfassung für die meisten Unternehmen in elektronischer Form verpflichtend sein wird.
Welche Eigenschaften sollte ein elektronisches Zeiterfassungssystem haben?
Auf dem Markt gibt es inzwischen zahlreiche Angebote für elektronische Zeiterfassungssysteme. Damit die Einführung der elektronischen Zeiterfassung einfach gelingt, sollte das genutzte System die folgenden Eigenschaften haben:
Flexible Anpassbarkeit an die Prozesse und die Arbeitssituation im Unternehmen
Dazu gehört, dass Mitarbeiter unabhängig von Ort und Zeit ihre Arbeitsstunden erfassen können. Beschäftigte im Büro, im Lager oder in der Werkhalle können zum Beispiel installierte Terminals oder digitale Stechuhren nutzen, während Mitarbeiter, die remote oder im Homeoffice arbeiten, ihre Arbeitszeiten online per Browser oder Zeiterfassungs-App erfassen können. Dadurch wird die tägliche Arbeit nicht beeinträchtigt. Auch sollte das Zeiterfassungssystem verschiedene Arbeitszeitmodelle abbilden können – sei es Schichtarbeit, Gleitzeit oder Vertrauensarbeitszeit.
Als weitere Anforderung kommt hinzu, dass sich die elektronische Zeiterfassung mit anderen Systemen im Unternehmen integrieren lassen muss – zum Beispiel mit der Urlaubsverwaltung und dem Abwesenheitsmanagement sowie mit der Dienstplanung.
Rechtssicher
Laut EuGH-Urteil aus dem Jahr 2019 muss ein Zeiterfassungstool objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Das bedeutet, dass die Arbeitszeiten gegen Manipulationen geschützt sein und den Anforderungen an den Datenschutz genügen müssen. Außerdem müssen die erfassten Daten jederzeit zur Verfügung gestellt werden können.
Leicht bedienbar
Damit sowohl die Mitarbeiter als auch Führungskräfte und HR die digitale Zeiterfassung einfach in ihre Arbeitsabläufe integrieren können, muss es intuitiv bedienbar sein und über eine übersichtliche Benutzeroberfläche verfügen. Das reduziert den Einarbeitungsaufwand und erleichtert die Nutzung im Arbeitsalltag.
Gibt es weitere Vorteile bei der elektronischen Zeiterfassung?
Neben dem Einhalten von gesetzlichen Regelungen liegt der größte Vorteil der elektronischen Zeiterfassung darin, dass sich damit bestehende Prozesse und Abläufe deutlich vereinfachen und damit Kosten sparen lassen. Im Vergleich zu herkömmlichen Methoden wie Stundenzettel oder Excel-Sheets und auch zu herkömmlichen Stechuhren bietet ein elektronisches Zeiterfassungssystem die Möglichkeit, Daten direkt mit anderen Systemen wie zum Beispiel der Dienstplanung, der Urlaubsverwaltung und dem Abwesenheitsmanagement auszutauschen. Damit lassen sich Mehrfacheingaben und Fehler vermeiden.
Und auch im Verhältnis zu den Arbeitnehmern bieten sich Vorteile: Sie können einfach und flexibel ihre Arbeitszeiten von überall erfassen und können sich darauf verlassen, dass ihre Daten korrekt sind. Das stärkt das Vertrauen.
Elektronische Zeiterfassung mit Papershift: flexibel an Ihr Unternehmen anpassbar
Papershift Zeiterfassung ist die Lösung für Unternehmen, die Wert auf größtmögliche Flexibilität legen und gleichzeitig Kosten sparen möchten. Papershift lässt sich an die Prozesse und Abläufe im Unternehmen anpassen und bietet verschiedene Möglichkeiten zur Zeiterfassung – im Betrieb, unterwegs, im Homeoffice oder beim Kunden. Mitarbeiter können entweder die Zeiterfassungs-App, den Browser oder auch ein stationäres Terminal zum Eintragen ihrer Arbeitszeiten verwenden. Die Zeiterfassung kann auch auf Grundlage eines Dienstplans erfolgen. Zudem bietet Papershift auch die Möglichkeit zur Projektzeiterfassung.
Durch die mögliche Integration mit Dienstplanung sowie Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement kann Papershift als All-in-One-Lösung genutzt werden. Optional ist die Anbindung der Lohnabrechnung möglich. Durch die Datenübernahme sind Mehrfacheingaben nicht mehr notwendig, und Fehler werden vermieden.
Es stehen verschiedene Berichtsoptionen in unterschiedlichen Formaten zur Verfügung. Damit können die gewünschten Daten jederzeit abgerufen werden. E-Mails zur Benachrichtigung über relevante Ereignisse wie zum Beispiel bei einem neuen Abwesenheitsantrag gehören ebenfalls dazu.
Haben Sie Interesse an einer persönlichen und individuellen Demonstration von Papershift? Dann sprechen Sie uns gerne an. Wir freuen uns auf Sie!
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