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Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU): ab 2023 für Arbeitgeber verpflichtend

Ab dem 1.Januar 2023 wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für Arbeitgeber verpflichtend. Das spart Zeit und Aufwand. Allerdings gibt es bei der Umstellung auf die eAU einiges zu beachten.

Bisher war der sogenannte Gelbe Schein immer ein unverzichtbares Dokument, wenn ein Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung benötigte. Für Angestellte, die in einer gesetzlichen Krankenkasse versichert sind und die keinen Minijob im Privathaushalt ausüben, galt: Der behandelnde Arzt stellte das Dokument in Papierform in drei Versionen aus: eine für den Arbeitnehmer, eine für den Arbeitgeber und eine für die Krankenkasse.

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Es lag dabei in der Verantwortung des Arbeitnehmers, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung rechtzeitig an seinen Arbeitgeber zu senden. Dies muss laut § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EZFG) spätestens ab dem vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit erfolgen. Der Arbeitnehmer kann sogar bereits ab dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit ein Attest fordern.

Mit dem bisherigen Prozess war viel Bürokratie verbunden. Arbeitnehmer mussten zum Beispiel das Formular mit der Post an den Arbeitgeber schicken, was gerade im Falle einer Krankheit eine zusätzliche Belastung darstellte.

Ab dem 1.1.2023 ist die eAU verpflichtend

Das ändert sich ab dem 1. Januar 2023. Ab diesem Zeitpunkt ist der Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für Arbeitgeber verpflichtend. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber zukünftig keine AU mehr vorlegen müssen. Das gilt zumindest für Kassenpatienten. Sie erhalten jedoch auch weiterhin eine Papierbescheinigung für ihre eigenen Unterlagen. Sie sind auch weiterhin verpflichtet, ihren Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit zu informieren und diese vom Arzt bestätigen zu lassen.

Pilotphase der eAU läuft bereits

Bereits seit Oktober 2021 gilt die erste Stufe der eAU. Seither versenden vertragsärztliche Praxen und Krankenhäuser Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen direkt und online an die Krankenkassen. Allerdings gibt es nach wie vor einige Arztpraxen, bei denen das neue System aufgrund fehlender technischer Voraussetzungen noch nicht zur Anwendung kommt.

Seit Januar 2022 läuft die Pilotphase des Projekts. Arbeitgeber können schon seit diesem Tag die eAU digital bei den Krankenkassen abrufen. Damit sollen sich die Arztpraxen auf das ab 2023 verpflichtende eAU-Verfahren vorbereiten können.

Die einzelnen Schritte bei der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

1. Der Arbeitnehmer meldet seinem Arbeitgeber unverzüglich seine Arbeitsunfähigkeit.
2. Beim Arztbesuch erhält der Arbeitnehmer eine gedruckte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für seine Unterlagen.
3. Die Arztpraxis stellt die eAU bis spätestens 24.00 Uhr am Tag der Vorstellung durch den Arbeitnehmer der Krankenkasse zur Verfügung.
4. Der Arbeitgeber sendet eine elektronische Anfrage nach der eAU an die Krankenkasse.
5. Die Krankenkasse stellt die eAU nach der Anfrage auf ihrem Server zum Abruf bereit. Der Arbeitgeber wird über die Bereitstellung informiert.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: worauf Arbeitgeber achten müssen

Die Einführung der eAU ist für Arbeitgeber mit einigen Umstellungen und Unwägbarkeiten verbunden. Dabei ist es wichtig, besonders auf die folgenden Dinge zu achten:

• Zum Erkennen der Daten ist darauf zu achten, dass die Abfrage der elektronischen Krankmeldung anhand des ersten Tages der Arbeitsunfähigkeit erfolgt. Zum Abruf einer Folgebescheinigung ist dagegen das Datum des ersten Tages nach Ende der bisherigen Krankschreibung anzugeben.
• Gerade kurz nach Beginn der Umstellung kann es noch zu Unwägbarkeiten und Verzögerungen kommen. Arbeitgeber sollten damit rechnen, dass eine eAU nicht am ersten Tag der Krankschreibung verfügbar ist, sondern eventuell erst einen Tag später.
• Arbeitgeber müssen beachten, dass ein pauschaler oder regelmäßiger Abruf von eAU-Daten nicht zulässig ist. Die Erst- und Folgebescheinigungen können nur individuell angefordert werden, also für den jeweils betreffenden Arbeitnehmer.
• Arbeitgeber sollten ihre Mitarbeiter im Vorfeld über die anstehenden Änderungen informieren, damit sie vorbereitet sind und sich im Krankheitsfall richtig verhalten können.
• Bestehende Prozesse in der HR und in der Buchhaltung sowie bei allen anderen Abteilungen sowie genutzte Softwaresysteme sollten rechtzeitig daraufhin geprüft werden, ob sie für den neuen Prozess geeignet sind.
• Das neue Verfahren kommt bei Kassenärzten sowie Krankenhäusern im Inland zur Anwendung. Noch nicht beteiligt sind Privatärzte, Ärzte im Ausland sowie Rehabilitationseinrichtungen, Physio- und Psychotherapeuten.