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Diskussion um Home Office: Sollte es Pflichttage im Büro geben?
Immer mehr Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, im Home Office zu arbeiten. Die Regeln zum Home Office unterscheiden sich aber je nach Unternehmen. Während mancherorts komplett von zu Hause aus gearbeitet werden kann, schreiben andere Unternehmen ihren Mitarbeitern feste Anwesenheitstage vor. In manchen Fällen wie zuletzt bei Apple und Google kann die Einführung von Pflichttagen im Büro zu Missstimmung bei den Mitarbeitern führen. Das löst Diskussionen aus und wirft die Frage auf: Sollte es Pflichttage im Büro geben? Und wie sollte dies organisiert werden?
Eine der in der Arbeitswelt am deutlichsten zu spürenden Auswirkungen von Corona ist der Wandel von zuvor etablierten Strukturen hin zu mehr Flexibilität. War es vor Corona völlig normal, an jedem Arbeitstag das Büro aufzusuchen, haben Lockdown, Pandemie und die daraus resultierende Remote Work Veränderungen in Gang gesetzt, die heute noch andauern.
Viele Arbeitnehmer möchten die gewonnenen Freiheiten des Arbeitens von zu Hause oder von unterwegs nicht mehr aufgeben. Sie halten daher wenig von den Plänen mancher Unternehmen, ihre Mitarbeiter wieder zur Anwesenheit im Büro zu verpflichten – wenn auch nur an bestimmten Tagen.
Für Unternehmen und Mitarbeiter bieten das Home Office, aber auch die Präsenz im Büro verschiedene Vorteile und Nachteile. Nachfolgend werden einige Aspekte dieser Thematik betrachtet.
Zeitgewinn für die Mitarbeiter an Tagen mit Home Office
Insbesondere für Mitarbeiter mit einem weiteren Anfahrtsweg, aber auch für solche, deren Büro sich in verkehrsreichen Ballungszentren befindet, bedeutet die Möglichkeit zum Home Office eine enorme Ersparnis an Fahrzeit, Fahrtkosten sowie deutlich weniger Stress. Die so gewonnene Zeit kann anstelle dessen produktiv für den Arbeitgeber genutzt werden. Gleichzeitig sind die Mitarbeiter entspannter und können daher sofort und konzentriert beginnen.
Pflichttage im Büro würden diesen Zeitgewinn zumindest teilweise aufheben. An den betreffenden Tagen kann daher die Produktivität der Mitarbeiter im Vergleich zu anderen Tagen, an denen sie zu Hause arbeiten, eingeschränkt sein.
Mehr Flexibilität für beide Seiten
Home Office kann mehr Flexibilität für Mitarbeiter und Unternehmen bedeuten. Weil die Mitarbeiter in der Lage sind, sich ihre Aufgaben frei einzuteilen, können sie ihre Arbeit auf die Zeiten legen, in denen sie am leistungsfähigsten sind. Neben der Arbeit für das Unternehmen können so auch andere Aufgaben erledigt werden. War es zum Beispiel in Zeiten fester Präsenz im Büro notwendig, für den Besuch eines Handwerkers einen Tag Urlaub zu nehmen oder zumindest kurzzeitig nach Hause zu fahren, kann dies im Home Office nebenbei erledigt werden. Auch das spart Zeit.
Feste Präsenztage im Büro stehen dieser Flexibilität im Grunde nicht entgegen. Selbst dann, wenn ein Mitarbeiter zwei oder drei Tage das Büro aufsuchen muss, bleiben mindestens zwei Tage, die er sich flexibel einteilen kann. Ein immer noch deutlicher Zugewinn gegenüber früheren Zeiten.
Konfliktmanagement und Kommunikation sind remote schwieriger
Viele werden das Problem kennen: Eine E-Mail oder eine Chat-Nachricht kann leicht missverstanden werden – insbesondere dann, wenn sensible Themen behandelt werden. Ein falsch verstandenes Wort kann bereits zu Verstimmungen führen.
Konflikte per E-Mail oder per Chat zu lösen ist daher keine gute Idee. Selbst der direkte Austausch per Videokonferenz kann den persönlichen Kontakt in Präsenz nicht ersetzen, denn zur Kommunikation gehören neben den gesprochenen Worten, der Intonation und der Mimik auch die Gestik. All dies in Gänze wahrzunehmen, erfordert, die Person, mit der man spricht, von Angesicht zu Angesicht zu sehen.
Aus diesem Grund ist ein vollständiger Verzicht auf Präsenz im Büro kaum praktikabel, ohne das Risiko ungelöster Konflikte einzugehen.
Das wiederum bedeutet aber nicht, dass es bestimmte Pflichttage für eine Präsenz im Büro geben muss. Auch eine Anwesenheit im Bedarfsfall und nach Absprache kann hier genügen.
Ersparnisse der Unternehmen durch Home Office auch bei Pflichttagen im Büro
Die Möglichkeit zum Arbeiten im Home Office eröffnet Unternehmen Einsparungspotentiale. Weil immer nur ein bestimmter Anteil der Belegschaft gerade im Büro anwesend ist, werden dementsprechend weniger Arbeitsplätze, Fläche sowie andere Ressourcen wie Heizung und Wasser benötigt.
Dieser Vorteil besteht grundsätzlich auch dann, wenn es bestimmte Pflichttage im Büro gibt – allerdings nicht, wenn diese Pflichttage für alle Mitarbeiter gleich sind. Denn dann müssen an den betreffenden Tagen die Ressourcen für alle Mitarbeiter vorgehalten werden.
Im Sinne möglicher Einsparungen ist es daher besser, eine Lösung zu finden, die auf individueller oder auf Teambasis greift.
- Dienstpläne erstellen
- Schichtmodelle abbilden
- Mitarbeiter in die Planung integrieren
- Dienstplan automatisch befüllen
Flexibilität des Mitarbeiters vs. Flexibilität der Teams
Mitarbeiter sind fast niemals Einzelkämpfer. Sie sind auf die Zuarbeit sowie auf die Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern und mit anderen Teams angewiesen.
Sinnvoll wäre es also, dies bei der Organisation von Büroanwesenheitszeiten zu berücksichtigen. Damit kann sichergestellt werden, dass immer diejenigen Kollegen zugleich vor Ort sind, die bestmöglich von einer Zusammenarbeit in Präsenz profitieren können.
Kompetenz der Führungskräfte gefragt
Statt einer strikten Vorgabe durch das Management oder die direkte Führungskraft kann es auch den Teams überlassen werden, die Anwesenheit im Büro zu organisieren. Die Teams wissen meist selbst am besten, wann welcher Mitarbeiter vor Ort benötigt wird. Wenn zum Beispiel im Rahmen eines Workshops ein neues Thema erschlossen werden soll, kann die Präsenz der Teilnehmer vor Ort förderlich sein. Auch Team-Retrospektiven eignen sich sehr gut als Anlass für ein gemeinsames Treffen vor Ort.
Durch die Selbstorganisation der Teams wird außerdem das Gefühl vermieden, zu etwas gezwungen zu werden. Das ist nicht zu unterschätzen, denn viele wollen nach der langen Zeit des Arbeitens im Home Office ihre gewonnene Freiheit nicht mehr aufgeben.
An die Führungskräfte sind an dieser Stelle verschiedene Anforderungen zu stellen: Sie müssen ihren Mitarbeitern vertrauen und sich darauf verlassen, dass sich ihre Teams selbst organisieren können. Dazu ist ein Loslassen erforderlich. Leider tendieren manche Führungskräfte bei Remote Work in die andere Richtung und verfallen in eine Form des Micromanagements.
Fazit
Es gibt gute Gründe für die Möglichkeit, im Home Office zu arbeiten. Es gibt auch gute Gründe, dass sich die Mitarbeiter zumindest an manchen Tagen persönlich im Büro treffen. Die Art und Weise, wie dies organisiert wird, dürfte einen erheblichen Einfluss auf die Akzeptanz der Mitarbeiter auf verpflichtende Bürotage nehmen. Können sich die Teams zum Beispiel selbst organisieren, so dürfte sich dadurch das Gefühl von Zwang vermeiden lassen.
