Digitales Onboarding gestalten

Egal, ob online oder offline – der Onboarding Prozess dient dazu, neue Mitarbeiter so schnell und effizient wie möglich ins Unternehmen zu integrieren und sie fachlich in den neuen Tätigkeitsbereich einzuführen. Das übergeordnete Ziel ist, schnellstmöglich von der vollen Arbeitskraft des Mitarbeiters profitieren zu können. Außerdem trägt ein gelungenes Onboarding entscheidend dazu bei, die teure Fluktuation neuer Mitarbeiter zu verringern. Inwieweit sich klassisches und digitales Onboarding unterscheiden und was bei der Implementation der digitalen Version zu beachten ist, erklärt der folgende Beitrag.

Was ist digitales Onboarding?

Wie beim klassischen Onboarding auch zielt das digitale Onboarding darauf ab, neue Mitarbeiter sozial ins Team und fachlich in ihre neue Tätigkeit einzuführen. Noch immer wissen viele Personaler nicht, dass dieser Prozess bereits vor dem ersten Arbeitstag beginnt und frühestens zum Ende der Probezeit endet. Beim digitalen Onboarding geht es zusätzlich darum, die digitale Integration der neuen Mitarbeiter sicherzustellen. Oberstes Ziel ist es immer, den Arbeitsalltag aufrechtzuerhalten und zu gewährleisten, dass die neuen Mitarbeiter den neuen Job ohne Reibungsverluste antreten können.

Was ist der Unterschied zum klassischen Onboarding?

Doch wie unterscheidet sich digitale Onboarding Prozesse vom Offline Onboarding neuer Mitarbeiter? Klassische Onboarding-Prozesse unterteilen sich in drei Phasen:

1. Preboarding,
2. Orientierung und
3. Integration.

Das Preboarding findet zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und dem ersten Arbeitstag statt und dient der allgemeinen Vorbereitung. Der Mitarbeiter hat die Chance, sich mit dem Unternehmen und seinen Strukturen vertraut zu machen. Dafür sollte man ihm rechtzeitig die Anforderungen der Stelle, den Einarbeitungsplan und Informationen zur Unternehmenskultur zukommen lassen.

Am ersten Arbeitstag beginnt die Orientierungsphase, die sich zeitlich ungefähr bis in den dritten Arbeitsmonat zieht. In den ersten Tagen und Wochen im Unternehmen wird der Mitarbeiter in seine Aufgaben und Rollen eingeführt, er lernt die Kollegen und Abläufe verstehen. Außerdem lernt er den Arbeitsplatz vor Ort kennen, wird mit der nötigen Hard- und Software und anderen Arbeitsmaterialien ausgestattet.

Ist der Mitarbeiter erst einmal mit den Unternehmensstrukturen und seinen Aufgaben vertraut, beginnt die Onboarding-Integration, also die soziale Eingliederung in den Betrieb. Diese Phase kann sich bis zu sechs Monate oder sogar ein Jahr lang hinziehen – ist also je nach Mitarbeiter und Unternehmen sehr unterschiedlich ausgeprägt.

Preboarding, Orientierung und Integration sind auch Teil des digitalen Onboardings. Der Unterschied zum klassischen Prozess vor Ort ist jedoch, dass digitale Onboarding Prozesse mithilfe von Softwares und Tools umgesetzt werden. Ein solches System ermöglicht es neuen Mitarbeitern, sich ganz ohne Offline-Elemente – beispielsweise die klassischen gedruckten Onboarding-Mappen – einzuarbeiten und zu integrieren. Auch der zusätzliche Personalaufwand für den Prozess ist minimal, denn ein gutes digitales Onboarding läuft möglichst automatisiert ab.

Warum ist ein gutes Onboarding wichtig?

Ein fest etablierter Prozess für das Onboarding von Mitarbeitern steigert die Wahrscheinlichkeit, dass neue Mitarbeiter nach einem Jahr noch im Unternehmen sind, um mehr als 90 Prozent. Das zeigt eine Studie zu strategischem Onboarding neuer Mitarbeiter des Marketing-Intelligence-Unternehmens Aberdeen. Auch eine Untersuchung der Medien- und Software-Agentur Haufe aus dem Jahr 2020 verdeutlicht, wie wichtig ein strukturiertes Onboarding ist: So sagen 92 Prozent der befragten Unternehmen aus, dass ein gutes Onboarding in einer schnelleren und damit wirtschaftlicheren Integration neuer Mitarbeiter resultiere. Über 60 Prozent sind überzeugt, dass ein strukturiertes Onboarding die häufig auftretende Anfangsfluktuation, auch Mitarbeiterfluktuation genannt, verhindere.

Ein gutes Onboarding neuer Mitarbeiter ist also wichtig, da es die Basis für eine gelingende, langfristige Zusammenarbeit legt. Schließlich fressen häufige Personalwechsel nicht nur viel Zeit, sondern verursachen auch hohe Kosten. Kleine wie auch große Unternehmen können durch einen gut durchdachten Onboarding Prozess also eine Menge Ressourcen einsparen.

Warum ist digitales Onboarding so relevant geworden?

Gerade für Unternehmen, die mit der Umsetzung digitaler Onboarding-Maßnahmen hadern, ist die Frage entscheidend, ob das digitale Onboarding neuer Mitarbeiter bleibt oder das Vor-Ort-Onboarding zurückkommt. Zurzeit spricht allerdings alles dafür, dass die Digitalisierung von HR Prozessen zukünftig die Regel sein wird.

So war digitales Onboarding in der Corona-Krise die einzige Möglichkeit, den Arbeitsalltag aufrechtzuerhalten. Dank dieser Form der Einarbeitung wurde Einstellungsstopps vermieden und neue Mitarbeiter konnten trotz der Umstände zum geplanten Zeitpunkt in ihre Tätigkeiten starten.

Auch der allgemeine Digitalisierungstrend spricht dafür, dass sich die digitale Einarbeitung weiter ausbreiten und in normale Unternehmensprozesse übernommen wird. Schließlich gehören längst auch Homeoffice, Videotelefonie und andere digitale Maßnahmen zum Alltag vieler deutscher Arbeitnehmer. Gerade für große Unternehmen ist es deshalb sinnvoll, den Einarbeitungsprozess zu digitalisieren.

Warum ein digitales Onboarding wichtig ist

Im Folgenden werden die Vorteile digitalen Onboardings aufgeführt:

• Effizienz und Wirtschaftlichkeit: Durch digitale Prozesse ist es möglich, den Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeiter bereits vor dem ersten Tag im Büro zu beginnen. Außerdem sind die digitalen Abläufe in der Regel weniger zeitaufwändig, da alle relevanten Informationen in wenigen Klicks zur Verfügung stehen, Papier gespart wird etc. Das spart Zeit und Geld.
• Überblick: Digitale Onboarding-Tools verfügen häufig über integrierte Checklisten, die der neue Mitarbeiter Schritt für Schritt abarbeiten kann.
• Genauigkeit: Indem sämtliche Informationen digital dokumentiert und präsentiert werden können, steigt die Genauigkeit. Materialien werden zentral verwaltet und lassen sich jederzeit ohne viel Aufwand aktualisieren. Egal, ob in kleinen oder großen Teams – sämtliche Informationen sind aktuell und für alle konsistent.
• Zugänglichkeit: Da man jederzeit und von überall auf die Onboarding-Software zugreifen kann, können Informationen nicht verloren oder vergessen gehen.
• Mitarbeiterbindung: Mitarbeiter, die von Anfang an ins Team und Unternehmen eingebunden wurden, sind häufiger loyal und bleiben langfristig im Unternehmen als andere.
• Employer Branding: Ein gutes Onboarding spricht sich herum und wirkt sich positiv auf die Arbeitgebermarke und die Attraktivität für junge Talente aus.

Schritt für Schritt: Checkliste Digitales Onboarding

Welche Schritte und Maßnahmen sind notwendig, damit digitales Onboarding erfolgreich ist?

1. Preboarding

Digitales Onboarding beginnt mit dem Unterzeichnen des Arbeitsvertrags. Der erste Kontakt, die Willkommens- und Unternehmenskultur sowie ein reibungsloser administrativer Ablauf sind hierbei entscheidend. Von diesen Faktoren hängt häufig die zukünftige Motivation des Mitarbeiters ab.

Ein guter Start sind beispielsweise ein Willkommensgruß per E-Mail samt digitaler Begrüßungsmappe mit allen relevanten Informationen zum Job und zum Unternehmen. Auch Einführungsvideos oder -präsentationen können hilfreich sein. Denkbar ist im Rahmen einer guten Nachfolgeplanung auch das Einbinden des direkten Vorgängers, der dem neuen Mitarbeiter alle Aufgaben und Abläufe genau erklären kann.

Zum Preboarding gehört auch das Kennenlernen des Büros beziehungsweise der Arbeitsumgebung. Online ist dies beispielsweise über digitale Office-Touren oder ganz klassisch durch das Zusenden von Fotos möglich. Wichtig ist zudem ein erstes Kennenlernen der zukünftigen Kollegen. So hilft zum Beispiel ein Video-Call mit dem Team das Eis zu brechen.

Die Zahlen zeigen, dass es sich lohnt, dem neuen Mitarbeiter den Einstieg so reibungslos wie möglich zu machen. So kündigen 30 Prozent aller neuen Mitarbeiter in der Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag.

2. Eigentliches Onboarding

Digitale Arbeitsmittel

Auf das Preboarding folgt das eigentliche Onboarding, das am ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters beginnt. So sollten Vorgesetzte beziehungsweise die HR-Abteilung dafür sorgen, dass dem Mitarbeiter alle nötigen Arbeitsmittel – zum Beispiel Laptop, Tastatur, Diensthandy – rechtzeitig zugestellt werden.

Auch die Zugänge zu Cloud-Servern und VPN, Kommunikations-, Personal- und Projektmanagement-Tools sollte er zu diesem Zeitpunkt erhalten haben. Loggt er sich in diese Hilfsmittel ein, sollten außerdem übersichtlich gestaltete Dokumente und Anleitungen für die ersten Schritte bereitstehen, die eine problemlose Einrichtung aus dem Home Office ermöglichen.

Aufgaben & Strukturen

Ebenso wichtig wie die Einarbeitung in die für die tägliche Arbeit wichtigen Programme und Tools ist das Onboarding auf fachlicher Ebene. Neue Mitarbeiter sollten deshalb eine Einführung zu den Produkten und Dienstleistungen sowie zu den internen Strukturen und Ansprechpersonen erhalten. Außerdem sollte ihnen klar sein, welche Rolle und Aufgaben sie selbst übernehmen. Dieses inhaltliche Onboarding kann beispielsweise über Telefonate, Video-Calls und Screen Sharing erfolgen.

Soziales Netzwerk

Digitales Onboarding muss ohne Büro-Umgebung auskommen – trotzdem sollten Onboardees sich im Unternehmen willkommen und sicher fühlen. Da es im Home Office nicht immer leicht fällt, persönliche Beziehungen aufzubauen, sollten Arbeitgeber diesen Punkt besonders ernst nehmen. Am ersten Arbeitstag sollte daher unbedingt ein digitales Willkommens-Meeting mit dem Team beziehungsweise der Abteilung stattfinden. In diesem Rahmen hat der neue Mitarbeiter die Möglichkeit, sich persönlich vorzustellen. Hilfreich, um eine Verbindung herzustellen und Kontakte zu knüpfen, sind auch Newbie-Meetings mit allen neuen Mitarbeitern.

Dem Arbeitgeber obliegt es zudem, die Kommunikation über verschiedene Kanäle anzuregen. Ziel ist es, dass die neuen Mitarbeiter mit unterschiedlichen Personen und Gruppen in Kontakt kommen und ins Team aufgenommen werden. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, sind zum Beispiel gemeinsame virtuelle Mittagspausen, Online-Kaffeepausen oder After-Work-Meetups. Einen Beitrag zur Sozialisierung leisten aber auch interne soziale Netzwerke wie Messaging-Dienste oder ein Intranet.

Regelmäßiges Feedback

Telefonate oder Online-Calls sowie eine regelmäßige Rückmeldung sind gerade für im Home Office arbeitende neue Mitarbeiter besonders wichtig. Tools, die eine kurzfristige interne Kommunikation zwischen Mentor und neuem Mitarbeiter ermöglichen, sind hier ungemein hilfreich.

Auch mit dem Vorgesetzten sollte es gerade am Anfang in regelmäßigen Abständen Feedback-Gespräche geben. Dass anfängliche Erfolge gelobt und gefeiert werden, ist besonders im Home Office wichtig, denn persönliche Reaktionen bleiben bei der Remote Arbeit leider oft verborgen.

3. Integration

Nach der Kennenlern- und Onboardingphase folgt die Integration und Weiterentwicklung des Mitarbeiters. Hier gilt es, die neuen Angestellten auf fachlicher Ebene zu unterstützen und ständig weiterzubilden. Zudem sollte es regelmäßige Gespräche geben, die dem Besprechen von Fortschritten sowie des Entwicklungspotenzials dienen.

Alle Mitarbeiter sollten darüber hinaus Schulungen zur Entwicklung ihrer digitalen Kompetenz erhalten. Eine Skill-Analyse der einzelnen Mitarbeiter zeigt, wo sie derzeit stehen, wo es Selbstbildungspotenziale gibt und an welcher Stelle ein Experte hinzugezogen werden sollte. Ideal ist es, wenn Mitarbeiter mit hohem digitalen Wissensstand Kollegen mit Nachholbedarf kurze Lerneinheiten anbieten.

4. Evaluation

Der Onboarding Prozess endet mit der Probezeit. Zu diesem Zeitpunkt zeigt sich, ob die Onboarding-Ziele erreicht wurden und der neue Mitarbeiter fachlich und sozial angekommen ist. Folgende Fragen helfen dabei, den Erfolg des digitalen Onboardings (Return on Hiring) zu beurteilen:

• Ist der Mitarbeiter ein Teil des Teams geworden?
• Erledigt er seine Aufgaben selbstständig?
• Identifiziert er sich mit der Unternehmenskultur und den Unternehmenszielen?
• Leistet er durch fachlichen Input einen Beitrag und bringt eigene Ideen ein?
• Beteiligt er sich aktiv an der Gestaltung seiner Karriere?

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Welchen Mehrwert bieten Onboarding Tools?

Eine gute Onboarding-Software bildet zahlreiche unterschiedliche Funktionen ab und glänzt zugleich mit Flexibilität und Einfachheit. Denn: Ein Prozess, der komplex und undurchsichtig gestaltet ist, wird von den Mitarbeitern weniger gerne genutzt. Der größte Vorteil eines Onboarding-Tools besteht daher darin, dass alle Bestandteile des Onboarding Prozesses möglichst einfach aufgebaut und zentral an einem Ort zugänglich sind.

5 Tipps für ein gelungenes digitales Onboarding

1. Entwicklung eines Onboarding-Plans

Das A und O digitaler Onboarding-Prozesse ist ein ausführlicher Plan, der alle wichtigen Informationen und Themen umfasst und zudem erklärt, wie Ziele und Fortschritte kommuniziert werden sollen. Nur indem der ideale Onboarding Prozess – beispielsweise in Form einer To-do-Liste – dokumentiert wird, kann er problemlos adaptiert und digital umgesetzt werden. Die Liste wird mit den neuen Mitarbeiter geteilt, sodass alle auf demselben Stand sind und die gleichen Erwartungen haben. In dem Dokument sollte außerdem Platz sein, um die Fortschritte der Mitarbeiter zu dokumentieren und damit ihre Motivation zu steigern.

Es ist sinnvoll, (unter anderem) folgende Punkte in diese Liste aufzunehmen:

• Stellenbeschreibung und -anforderungen
• Wichtige Dinge, die vor Arbeitsbeginn zu erledigen sind, zum Beispiel Steuer-, Lohn- und Versicherungsunterlagen oder Begrüßungsmail ans Team
• Informationen zum Unternehmen, Einführung in relevante Tools und Software, Sicherheitsinformationen, digitale Zugänge, Liste der Mitarbeiter und Ansprechpartner, Kontaktinformationen
• Aufklärung über wiederkehrende Aufgaben, zum Beispiel regelmäßige Meetings

2. Festlegen von Erwartungen und Zielen

Aufgrund des nicht vorhandenen persönlichen Umgangs im Homeoffice entstehen schnell Missverständnisse. Umso wichtiger ist es, schon anfangs klare Ziele und Erwartungen zu kommunizieren. Damit Probleme frühzeitig geklärt werden können, ist es wichtig, dass der oder die Neue einen direkten Ansprechpartner hat. Für die alltägliche Kommunikation bieten sich professionelle Messenger-Dienste wie Teams oder Slack an. Über diese kann man sich jederzeit mit den Kollegen verbinden, Ideen und Dateien austauschen oder Projekte planen.

3. Persönliche Gespräche über Video-Konferenz

Der neue Angestellte sollte die Chance haben, sich persönlich vorzustellen und seine Teammitglieder face-to-face kennenzulernen. In der Remote Work eignen sich hierfür Softwares für Videokonferenzen wie Teams, Zoom oder Google Meet, die es den Kollegen ermöglichen, Nähe und ein Gefühl des Zusammenhalts aufzubauen.

4. Mentoren

Viele Inhalte lassen sich durch Remote Onboarding selbstständig erarbeiten. Der unmittelbare, persönliche Kontakt zu den neuen Kollegen lässt sich aber nicht so einfach ersetzen. Der Kontakt zu einer festen Ansprechperson ist daher unerlässlicher Bestandteil des digitalen Onboardings. Idealerweise erhält der neue Mitarbeiter einen eigenen Mentor, dem er Fragen stellen und mit dem er Ziele festlegen kann.

Wie wichtig ein Mentor im digitalen Onboarding-Prozess ist, zeigt beispielsweise die Haufe-Studie von 2020: So bestätigen 64 Prozent der befragten Unternehmen, dass sie neuen Kollegen bei der digitalen Einarbeitung Mentoren zur Seite stellen. Die Mentoren helfen den Onboardees nicht nur bei offenen Fragen und Problemen, sondern auch bei der Vermittlung des Arbeitsalltags sowie bei der sozialen Integration. Mit Unterstützung des Mentors gelingt es neuen Angestellten beispielsweise besser, sich ein eigenes, firmeninternes Netzwerk aufzubauen. Dies wiederum steigert die Motivation sowie die Identifikation mit den Unternehmenszielen besonders nachhaltig.

Unternehmen, die ein digitales Mentorprogramm implementieren wollen, sollten darauf achten, die Rahmenbedingungen für die Kommunikation und die Weiterentwicklung des Mentees festzulegen. So kann man zum Beispiel einen wöchentlichen Jour Fixe festsetzen, der allein dazu dient, den regelmäßigen Austausch sicherzustellen.

5. Feedback und kontinuierliche Optimierung

Gerade digitales Onboarding ist darauf angewiesen, immer wieder überprüft, evaluiert und individuell angepasst zu werden. Zum einen dient dies dazu, neue Inhalte aufzunehmen, zum anderen dazu, kritische Rückmeldungen und das Feedback der neuen Mitarbeiter in den Prozess einzuarbeiten. Alle aktuellen und ehemaligen Onboardees sollten daher die Möglichkeit erhalten, den Onboarding Prozess zu bewerten. Auf diese Weise gehen Unternehmen sicher, dass ihr digitales Onboarding immer aktuell und möglichst reibungslos abläuft. Wer das Feedback seiner Mitarbeiter auf möglichst fruchtbare Weise nutzen und vergleichbar machen will, kann also strukturierte, digitale Fragebögen an die betreffenden Mitarbeiter versenden.