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Abwesenheitskalender im Betrieb digitalisieren
Urlaube, Krankheiten, Dienstreisen, Fortbildungen – es gibt viele Gründe für Abwesenheiten von Mitarbeitern, die in einem Abwesenheitskalender ihren Platz finden. Was beim Umgang mit abwesenden Kollegen nicht fehlen darf, ist eine übersichtliche und unkomplizierte Fehlzeitenverwaltung. Warum die Nutzung einer digitalen Software für die Abwesenheitsplanung ganz besonders nützlich ist und in welchen Punkten sie gegenüber der herkömmlichen, analogen Variante wesentliche Vorteile aufweist, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was ist ein Abwesenheitskalender?
Ein Abwesenheitskalender, auch Abwesenheitsplan genannt, dient der übersichtlichen Darstellung aller geplanten Fehlzeiten. Im Idealfall bildet dieses Instrument der Fehlzeitenverwaltung immer den aktuellen Stand von genehmigten Urlaubsanträgen, Fortbildungen etc. ab. Unternehmen können sowohl manuelle als auch digitale Kalender für ihr Abwesenheitsmanagement verwenden.
Warum manuelle Abwesenheits- und Urlaubspläne nicht mehr zeitgemäß sind
Vor dem Beginn des digitalen Zeitalters gab es Abwesenheitsübersichten ausschließlich in Form eines manuellen Kalenders. Und auch heute gibt es noch Unternehmen, die Informationen zu aktuell geplanten Urlauben und anderen Fehlzeiten auf manuellen Wandkalendern festhalten. Analoge Übersichten bringen jedoch einige Nachteile mit sich, die die Fehlzeitenverwaltung merklich verkomplizieren. Das liegt vor allem daran, dass die Funktionen eines analogen Kalenders stark auf die Darstellung der Fehlzeiten beschränkt sind.
Ein digitaler Abwesenheitskalender kann hingegen gleichzeitig für den Urlaubsantragsprozess, die Personalabrechnung und die Führung von Urlaubskonten genutzt werden. Auf diese Weise kann wertvolle Zeit, die für die Abwesenheitsverwaltung investiert werden müsste, in die Erledigung anderer Aufgaben gesteckt werden. Da heutzutage zudem viele Mitarbeiter im Home-Office arbeiten, ist eine digitale Lösung zudem wesentlich praktischer und zeitgemäßer als ein Kalender, der im Büro an der Wand hängt.
Herausforderungen von analogen Abwesenheitskalendern
In diesen Aspekten eignet sich ein digitaler Planer eher als ein analoger Kalender:
- Erhöhte Übersichtlichkeit und Aktualität des Kalenders
- Änderungen können zu jeder Zeit eingetragen werden
- Kalender ist mobil und kann von überall aus verändert und eingesehen werden
- Integrierter Antragsprozess auf Urlaub
- Resturlaub wird automatisch auf das Folgejahr übertragen
- Urlaubskonten werden direkt im Tool geführt und für die Personalplanung synchronisiert
- Fehlzeiten werden mit der Personalabrechnung synchronisiert, um einer Vermeidung von Personalengpässen entgegenzuwirken
- Kaum Papierverbrauch
- Alle Fehlzeiten sind auf einen Blick erfassbar
- Geringer Zeitaufwand für Planer, Vorgesetzte und Mitarbeiter
Der klassische Wandkalender: Unübersichtlich und niemals aktuell
Ein ausgedruckter Teamkalender verliert schnell an Übersichtlichkeit. Verschiedene Farben, unterschiedliche Handschriften, korrigierte Fehler, nachträgliche Änderungen und zusätzliche Anmerkungen führen gerade in größeren Unternehmen oder Abteilungen schnell zu Verwirrungen bei den Betrachtern. Vor allem mangelt es einem analogen Abwesenheitskalender stark an Aktualität. Ändert sich etwas bei der Urlaubsplanung, gibt es strukturelle Anpassungen das Personal betreffen oder wird spontan jemand krank, können diese Informationen nur schwer in einen analogen Kalender nachgetragen werden.
Mitarbeiter wünschen sich eine digitale Übersicht aller Abwesenheiten im Unternehmen
In einigen Unternehmen ist die analoge Abwesenheitsplanung nach wie vor an der Tagesordnung. Damit einher geht oft die Verwendung mehrerer Kalender: ein Urlaubsplaner, ein Planer für die Kollegen im Home-Office, ein Kalender für die Krankheitstage. Dieser Umstand wird dadurch bedingt, dass eine Eintragung aller Abwesenheiten in nur einen einzigen Kalender auf manuellem Wege kaum bis gar nicht realisierbar ist. Klar ist jedoch auch, dass die Nutzung verschiedene Kalender auch Unübersichtlichkeit und Chaos mit sich bringt. Dies schadet nicht nur der Personalplanung, sondern auch den Mitarbeitern selbst.
Eine Studie der Unternehmensberatung ROC mit dem Titel „Arbeitswelt der Zukunft“ hat gezeigt, dass sich ein Großteil aller Arbeitnehmer eine digitale Abwesenheitsplanung wünscht. 68 % der befragten Mitarbeiter möchten demnach ihre Urlaubsanträge, ihre Anmeldungen zu beruflichen Weiterbildungen sowie ihre Reisekostenabrechnungen selbst über ein digitales Tool in das System einpflegen.
- Urlaube und Abwesenheiten verwalten
- Urlaubsanträge genehmigen
- Überschneidungen im Blick behalten
- Urlaubssperren anlegen
Mit einer digitalen Lösung spart man Zeit und Nerven bei Routineaufgaben
Warum digitale Lösungen die Urlaubsplanung erheblich vereinfachen, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.
Ein Abwesenheitskalender für wirklich jede Abwesenheit
Ein großer Vorteil digitaler Abwesenheitskalender besteht darin, dass nicht nur geplante Urlaube und berufliche Fortbildungen, sondern auch nicht beantragte Abwesenheiten (bspw. aufgrund von Krankheiten) übersichtlich in das System integriert werden können. Unternehmen ohne digitale Lösungen für die Abwesenheitsverwaltung benötigen meist mehrere Kalender, um die Fehlzeiten aller Mitarbeiter aufzuführen. Die dadurch entstehende mangelhafte Übersichtlichkeit verursacht jedoch Chaos und Missverständnisse, was wiederum zu gestörten Arbeitsabläufen führen kann.
Mitarbeiter und Planer haben von überall und zu jeder Zeit den Überblick
Ein weiterer wichtiger Pluspunkt von digitalen Kalendern ist der flexible und ortsunabhängige Zugriff. So haben Personalabteilungen und Vorgesetzte zu jeder Uhrzeit und von jedem Ort aus die Möglichkeit, die aktuelle Abwesenheitsplanung einzusehen. Natürlich profitieren auch die Mitarbeiter gleichermaßen davon. Eine paar kleine Klicks reichen aus und sie sehen sofort, ob sich ein gerade nicht anwesender Kollege heute vielleicht krank gemeldet hat oder sich im Urlaub befindet. Da das Tool auch von außerhalb des Unternehmens genutzt werden kann, ist eine Abfrage auch aus dem Home-Office möglich.
Zeitersparnis und Flexibilität durch mobile Lösung
Dank der Mobilität eines digitalen Planers ist es ein Leichtes, Abwesenheiten innerhalb eines Unternehmens stets aktuell zu halten. Dass der Kalender von jedem Ort aus verwendet werden kann, kommt vor allem auch Mitarbeitern im Home Office zugute. Dasselbe gilt für Firmen, in denen viele Dienstreisen an der Tagesordnung stehen.
Digitale Abwesenheitskalender schaffen jedoch nicht nur mehr Aktualität und Flexibilität, sondern auch jede Menge Zeitersparnis. Mitarbeiter brauchen beispielsweise keine Urlaubsanträge mehr auszufüllen. Auf der anderen Seite gelingt auch der Genehmigungs-, beziehungsweise Ablehnungsprozess viel schneller. Bei der Personaleinsatzplanung braucht die Anzahl der anwesenden Mitarbeiter nicht erst berechnet zu werden und Personalabrechnung sowie die Führung von Urlaubskonten passieren durch das Tool so gut wie automatisch. Eine digitale Lösung bedeutet also für alle Beteiligten weniger Aufwand und verminderter Stress.
Papierchaos bei der Urlaubsplanung war gestern
Durch einen digitalen Urlaubsplaner wird der Antragsprozess von Urlauben erheblich vereinfacht. Die Tools zur Planung von Abwesenheiten sehen vor, dass Mitarbeiter ihren Urlaubsantrag direkt über den Abwesenheitskalender einreichen. Vorgesetzte können die Urlaubsanträge dann mit wenig Aufwand prüfen und anschließend ablehnen oder genehmigen. Nicht nur die Mitarbeiter sparen auf diese Weise Zeit, indem Sie keinen analogen Antrag mehr ausfüllen müssen. Auch den Vorgesetzten wird viel Arbeit abgenommen, da sie unter anderem den Papierkram nicht mehr sortieren und abheften müssen. Zudem schont der geringere Verbrauch von Papier die Umwelt.
Bonustipp: Digitale Verwaltung aller Abwesenheiten
Digitale Abwesenheitskalender erleichtern die Erstellung und die Bearbeitung von Urlaubsanträgen und ermöglichen eine übersichtliche Darstellung aller geplanten Urlaube von Mitarbeitern innerhalb eines Teams. Durch die Verwendung eines elektronischen Kalenders gelingt jedoch die gleichzeitige Erfassung aller Abwesenheiten. So können also auch Fehlzeiten durch Krankheit oder durch Mutterschutz oder Weiterbildungen in das System eingepflegt werden. Diese Möglichkeiten sind unbedingt zu nutzen, da sie dem Betrieb viele Vorteile bringen. Die Abwesenheitsplanung wird auf diese Weise nicht nur übersichtlicher. Auch die Erstellung von Rechnungen und die Auswertung von Arbeitszeiten können durch einen vielseitig genutzten Abwesenheitskalender automatisiert werden.
Engpässe werden durch eine vorausschauende Planung vermieden
Die Personaleinsatzplanung sieht in einem digitalen Tool zur Abwesenheitsplanung auf einen Blick, ob sich in einem bestimmten Zeitraum zu viele Urlaubsanträge häufen. Ein digitaler Kalender schafft den nötigen Überblick, um drohende Personalengpässe schnell zu erkennen und somit zu vermeiden.
Auch die zur Verfügung stehenden Urlaubstage eines Mitarbeiters werden in einer digitalen Software zur Urlaubsplanung automatisch gezählt. Es kann also nicht passieren, dass Mitarbeiter versehentlich mehr Urlaub genehmigt bekommen, als es ihre Urlaubskonten zulassen. Der Resturlaub wird ebenfalls automatisch in das Folgejahr übernommen.
Die digitale Verwaltung von Abwesenheiten und Fehlzeiten steigert die Mitarbeiterzufriedenheit
Wollen Mitarbeiter ihren Urlaub in einem manuellen System beantragen, müssen Sie zunächst einen Urlaubsantrag ausfüllen und ihn dann persönlich oder per E-Mail bei ihrem Vorgesetzten einreichen. Hinzu kommt das mühselige Ausfüllen einer Urlaubskarte. Ist hingegen ein Mitarbeiter krank, müssen sich seine Kollegen durch mehrere Kalender quälen oder verschiedene Personen fragen, um den genauen Grund und die Dauer der Abwesenheit des Mitarbeiters herauszubekommen.
Unübersichtliche Planer und Fehler bei der Berechnung der verfügbaren Urlaubstage stellen eine zusätzliche Herausforderung dar und rauben Zeit für die eigentliche Arbeit. Mit digitalen Abwesenheitskalendern lassen sich alle diese Probleme mit einem Schlag effektiv aus dem Weg schaffen.
Warum eine digitale Lösung für das Fehlzeitenmanagement so wichtig ist
Neben den Mitarbeitern profitiert auch das Fehlzeitenmanagement von digitalen Kalendern, die alle Abwesenheiten automatisch verwalten. Das liegt insbesondere daran, dass die Software viele der Aufgaben übernimmt, die sonst in das Gebiet der Vorgesetzten und HR-Verantwortlichen fallen würde. Bei der manuellen Berechnung von Arbeitszeiten und Fehlzeiten lassen sich Fehler jedoch nur schlecht vermeiden.
Das Risiko von Personalengpässen, von ungenauen Berechnungen von Lohn sowie von Missverständnissen durch unübersichtliche Abwesenheitsplaner kann durch eine digitale Software minimiert werden. Im Endeffekt steigert sich durch einen digitalen Planer als auch die Effizienz des gesamten Unternehmens.
Mehr Zeit für die Kernaufgaben im Arbeitsalltag
Der Umgang mit Urlaubsanträgen, Fehlzeitenberechnungen und der Arbeitszeiterfassung stellt für die dafür verantwortliche Abteilung oft eine zeitaufwändige und mühevolle Belastung dar. Durch ein digitales System und einen online abrufbaren Abwesenheitsplaner werden viele dieser Aufgaben automatisch und frei von Flüchtigkeitsfehlern übernommen. Es entfallen zudem sowohl Papierwirrwarr als auch unübersichtliche Excel Listen.
Die Mitarbeiter übernehmen auf der anderen Seite gerne die Aufgabe, ihre Fehlzeiten selbst in das System einzupflegen, da sie so selbstbestimmter ihren beruflichen Alltag bestreiten können. HR-Verantwortliche haben durch die Verwendung eines digitalen Kalenders die Möglichkeit, sich in ihrem Beruf wichtigeren Aufgaben zu widmen und sich vermehrt von den Routineaufgaben der Personaleinsatzplanung zu befreien.
