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Dienstplangestaltung durch eine reibungslose Mitarbeiterintegration
Dienstpläne und ihre Gestaltung gehören in zahlreichen Branchen und Betrieben zu den Routineaufgaben. Für viele handelt es sich bei der Dienstplangestaltung um eine Aufgabe, die stets nach dem gleichen klassischen Schema abzulaufen hat: Der Verantwortliche ermittelt auf Wochen- oder Monatsbasis seinen Bedarf an Schichten und Arbeitskräften. Die vorhandenen Mitarbeiter werden dann auf diese definierten Schichten aufgeteilt. Dieser durchaus komplex klingende Prozess kann aber auch einfacher und flexibler sein. Wie? Durch die aktive Integration der Mitarbeiter in die Planungsprozesse.
In diesem Artikel zeigen wir 5 Möglichkeiten, wie Mitarbeiterintegration im Dienstplan funktionieren kann und wie genau dies in Papershift umsetzbar ist. Zuvor erklären wir jedoch, welche Faktoren bei der Dienstplangestaltung berücksichtigt werden müssen und warum jeder Mitarbeiter den Dienstplan heutzutage online einsehen sollte.
Kurz und knapp: Welche Faktoren sind bei der Dienstplangestaltung zu berücksichtigen?
Wer sich im Arbeitsalltag regelmäßig mit dem Thema Dienstplangestaltung auseinandersetzt, weiß, wie komplex sich der Prozess der Einsatzplanung unter Umständen gestalten kann. Bei der Schichteinteilung sind zahlreiche Aspekte zu berücksichtigen:
- Arbeitszeitmodell von Angestellten (Vollzeit, Teilzeit, Minijob u.a.)
- Vereinbarte Arbeitszeit laut Arbeitsvertrag
- Rechtliche Regelungen laut Arbeitszeitgesetz
- Abwesenheiten im Team (Urlaub, Krankheit, …)
- Verfügbarkeiten von Mitarbeitern
- Faire Aufteilung von Diensten unter Kollegen (Vermeidung einer ungerechten Dienstplangestaltung)
Dienstplan ausdrucken war gestern!
Auch wenn Unternehmen unterschiedliche Ansätze bei der Dienstplangestaltung sowie der Integration von Mitarbeitern in die Planungsprozesse haben, ist ihnen dennoch ein Punkt gemein. Am Ende vom Prozess sind die Dienstpläne eine Momentaufnahme der Einsatzplanung: Entweder landet der Einsatzplan ausgedruckt auf dem Schwarzen Brett im Pausenraum oder wird als PDF-Datei exportiert. Aber warum eigentlich?
Häufig wird man bei diesem Thema mit eingefahrenen Strukturen gemäß dem Motto: „So haben wir das schon immer gemacht“ konfrontiert. Veraltete Strukturen der Personaleinsatzplanung werden schlicht und einfach nicht aufgebrochen und Gewohnheiten werden beibehalten. Im Austausch mit unseren Kunden wird häufig auch der Wechsel von analogen zu digitalen Produkten bei der Einsatzplanung als Herausforderung genannt. Insbesondere im Kontext der Schichtarbeit mit gängigen Schichtmodellen wird darauf verwiesen, dass Schichtarbeiter keine Möglichkeit haben, den aktuellen Schichtplan online einzusehen.
Warum der Online Zugriff zu Dienstplänen so wichtig ist
Das altbekannte schwarze Brett sowie auch „modernere“ Varianten wie die Dienstplan Vorlage mit Excel haben ausgedient. Wir haben im Folgenden vier Gründe, warum es nicht sinnvoll ist den Dienstplan zu exportieren bzw. auszudrucken:
Grund 1: Persönliche Daten sind beim Dienstplan für alle Mitarbeiter einsehbar!
Der Dienstplan beinhaltet persönliche Daten der Mitarbeiter. Seit der Einführung der Datenschutzgrundverordnung (kurz: DSGVO) kann dies zu einer Herausforderung beim Dienstplan aushängen werden. Warum das so ist? Ganz einfach: Die Information zu den Schichten sowie Abwesenheiten aller Mitarbeiter sind für alle frei ersichtlich. Außerdem können auch mal Dritte am Dienstplanaushang vorbeilaufen.
In welchem Zusammenhang Dienstplan und Datenschutz stehen erläutern wir in unserem Beitrag Dienstplan aushängen erlaubt?
Grund 2: Kurzfristige Änderungen bei der Einsatzplanung führen zu hohem Mehraufwand
Der Dienstplanexport ist immer eine Momentaufnahme der aktuellen Schichtplanung. Sobald es zu einem unvorhergesehenen Arbeitsausfall oder Schichttausch kommt, ist der Schichtplan nicht mehr auf dem aktuellen Stand. Dadurch kommen wiederum verschiedene Versionen des Dienstplans in Umlauf, wodurch der ein oder andere Mitarbeiter schlicht den Überblick verliert.
Durch einen online Zugriff zum Dienstplan wird dies verhindert, da dieser immer dem aktuellen Stand entspricht und man auch von überall schauen kann, nicht nur am „Schwarzen Brett“. Außerdem ersparen sich Dienstplaner den aktuellen Einsatzplan immer wieder via E-Mail zu versenden
Grund 3: Verzögerte Informationsweitergabe
Wird zur Informationsweitergabe der Dienstplanexport mit anschließendem Aushang des Dienstplans verwendet, hat man es stets mit einer zeitlichen Verzögerung zu tun. Durch die Cloud Software von Papershift haben Angestellte stets den aktuellen Schichtplan in Echtzeit im Blick.
Grund 4: Ohne Online Zugriff keine Mitarbeiterintegration
Erst wenn die eigenen Mitarbeiter den online Zugriff zum Dienstplan haben, können diese überhaupt erst aktiv in die Einsatzplanung mit einbezogen werden. Der digitale Zugriff zum Dienstplan stellt hierbei die niedrigste Stufe der Mitarbeiterintegration bei der Dienstplangestaltung dar. Ist man diesen Schritt gegangen, geht es folglich auch noch einen Schritt weiter.
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Dienstplangestaltung vereinfachen durch Mitarbeiterintegration
Durch den Einsatz von Papershift bei der Dienstplangestaltung kann der Arbeitgeber selbst entscheiden wie stark er die Mitarbeiter in die Erstellung von Dienstplänen miteinbeziehen möchte. Somit bestimmt der Admin die Stufe der Flexibilität und vermeidet eine ungerechte Gestaltung innerhalb der Belegschaft. Kurzfristige Zurufe der Verfügbarkeiten und Urlaubswünsche sind nicht mehr nötig, da alle Informationen im Cloud System von Papershift erfasst werden.
1. Verfügbarkeiten hinterlegen
Für eine flexible und faire Dienstplangestaltung macht es Sinn die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter bei der Schichtplanung zu berücksichtigen. Mit dem digitalen Schichtplaner von Papershift können Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten hintelegen und signalisieren dem Dienstplaner somit, welche Arbeitstage und Arbeitszeiten präferiert werden. Nichtsdestotrotz erfolgt die Schichteinteilung durch den Admin unter Berücksichtigung des internen Personalbedarfs. Somit können angegebene Verfügbarkeiten nicht immer berücksichtigt werden.
Der große Vorteil: Die hinterlegten Zeiten kommen vom Personal selbst und sind daher verbindlich. Damit können Belegungen, die für den Mitarbeiter nicht realisierbar sind auch überhaupt erst nicht zustande kommen. In Papershift kann jeder Mitarbeiter in seinem persönlichen Mitarbeiterprofil Verfügbarkeiten hinterlegen.
2. Mitarbeiter bewerben sich auf Schichten
Ein weiterer Weg der Mitarbeiterintegration sind Bewerbungen auf Schichten. Das Ganze lässt sich anhand eines Beispiels erklären: Der Verantwortliche für die Dienstpläne legt beispielsweise eine Frühschicht, Spätschicht und Nachtschicht an. Daraufhin kann sich ein Mitarbeiter auf die Schicht bewerben, die er möchte.
Innerhalb von Papershift gibt es verschiedene Optionen zur Einstellung von Bewerbungen. Beispielsweise kann gewählt werden, ob sich Mitarbeiter auch auf volle Schichten bewerben können oder ob Mitarbeiter die Bewerbungen ihrer Kollegen sehen dürfen.
Es handelt sich hierbei um eine zusätzliche Möglichkeit, wie Mitarbeiter der Dienstplanverwaltung signalisieren, welche Dienste passen – ergänzend zu den Verfügbarkeiten.
Unser Tipp: Belegungen von Mitarbeitern bestätigen lassen
Nicht jede Schicht auf die sich ein Mitarbeiter bewirbt, wird letzten Endes dann auch besagtem Angestellten zugeteilt. Daher hat der Mitarbeiter nach der Erstellung des Dienstplans die Möglichkeit seine geplanten Schichten zu bestätigen. Das hat einen speziellen Vorteil: Der Dienstplaner hat eine sichere Rückmeldung ob der Mitarbeiter diese Schicht wahrnimmt.
Wichtiger Hinweis: Diese Einstellung muss von Support bei Papershift freigegeben werden.
3. Dienstplangestaltung durch Schichttausch
Es ist mühsam, alles selbst zu verwalten. Mitarbeiter können auch selbstständig untereinander Schichten tauschen – dies fördert die Eigenständigkeit sowie Mitarbeiterzufriedenheit. Viel wichtiger ist jedoch die Flexibilität, die dies mit sich bringt. Hat beispielsweise ein Mitarbeiter einen Arzttermin, gibt er seine Schicht zum Tausch frei. Andere Mitarbeiter können sich dann auf diese Schicht bewerben. Nur wenn jemand die besagte Schicht annimmt, ist der Schichttausch erfolgreich. Andernfalls bleibt der Dienst bei der erstmals eingetragenen Person.
Damit steigt die Handlungsfähigkeit der Teammitglieder enorm. Schnelle und kurzfristige Änderungen brauchen keine lange Vorlaufzeit und sorgen dafür, dass es zu keiner ungerechten Dienstplangestaltung kommt.
4. Selbsteinteiler: Freiere Form der Mitarbeiterintegration
Eine besonders mitarbeiterfreundliche Art der Dienstplanung ermöglicht das Recht, sich selbst in Schichten einteilen zu dürfen. Wichtig dabei: Der Mitarbeiter kann sich mit diesem Recht nur in Schichten einteilen, die bereits in Papershift angelegt sind. Natürlich beruht dieses System des Selbsteinteilens auf Vertrauen. Der Vorteil dabei ist jedoch, dass sich der Dienstplan ohne weiteren Einsatz des Planers füllt. Diese Vorgehensweise ist insbesondere bei Redaktionen beliebt.
Gut zu wissen: Die Dienstplangestaltung durch Selbsteinteilung eignet sich für alle Branchen und Betrieben, in denen sich das Personal selbst um die Organisation und Erstellung von Dienstplänen kümmert.
5. Eigene Arbeitszeiten im Dienstplan erstellen
Das Prinzip der Selbsteinteilung kann noch weiter ausgedehnt werden: Das Recht, eigene Arbeitszeiten zu erstellen, bietet dem Mitarbeiter die größte Freiheit bei der Planung von Schichten im System. Mitarbeiter können hier eigene Schichten erstellen, in denen sie arbeiten und tragen sich nicht einfach in bestehende ein. Bei flexiblen Arbeitskräften, die eventuell keine festen Arbeitszeiten haben oder nur in bestimmten Fällen ausrücken, hilft diese Einstellung enorm.
Hinweis: Wir warnen jedoch davor, dieses Recht leichtfertig zu vergeben. Die Mitarbeiter mit diesen Rechten sollten den Umgang mit Papershift beherrschen. Außerdem muss es klare Regeln geben wie beispielsweise: Die Frühschicht in Krankenhäusern muss in der Zeit von 6.00 Uhr bis 14.00 Uhr immer von ausreichend Pflegekräften belegt sein.
Moderne Dienstplangestaltung mit Papershift
Die Integration der Mitarbeiter in die Planungsprozesse steigert die Mitarbeitermotivation und die Mitarbeiterbindung, da einer ungerechten Dienstplangestaltung aktiv entgegengewirkt wird. Obendrein spart man als Planungsverantwortlicher während der Arbeit wertvolle Zeit, um sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.
Darüber hinaus wird deutlich, dass es zahlreiche Wege gibt die Mitarbeiterintegration bei der Dienstplanung mit Papershift zu stärken. Welche Form der Mitarbeiterintegration letzten Endes die Richtige ist, hängt individuell vom Anwendungsfall ab. So bietet Papershift sowohl die richtige Lösung für die Personaleinsatzplanung in der Gastronomie als auch bei der Einteilung der Pflegekräfte in einen Dienstplan. Unsere Cloud Software ist passend für jede Branche. Erfahren Sie mehr dazu in unserer Branchenübersicht.
Gerne unterstützen wir Sie dabei die richtigen Maßnahmen zur Stärkung der Mitarbeiterintegration in ihrem Account vorzunehmen und geben ihnen passende Tipps zu ihren Anforderungen.
Sie möchten noch mehr darüber erfahren, wie Sie den Prozess der Personaleinsatzplanung im Kontext von New Work vereinfachen und eine ungerechte Dienstplangestaltung vermeiden? Dann empfehlen wir den Vortrag von Michael Emaschow zum Thema „New Work in der Praxis – Erfolgreiche Mitarbeiterintegration in der Praxis“
