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Dienstplan Sicherheitsdienst und Lohnabrechnung mit Papershift
Der Arbeitsalltag bei der Dienstplanung für Sicherheitsdienste beinhaltet neben einer Vielzahl an Aufträgen sowie individueller Kundenanforderungen auch noch zahlreiche Einsatzgebiete, wobei Mitarbeiter mit unterschiedlichsten Qualifikationen verplant werden müssen. Trotz dieser Informationsflut müssen Dienstplaner den Überblick bei der Einsatzplanung behalten. Am Monatsende folgt dann noch die Lohnabrechnung im Unternehmen.
Personalverantwortliche von Wach- und Sicherheitsdiensten stehen dabei vor einer zweifachen Herausforderung: Neben der vorbereitenden Lohnabrechnung der eigenen Mitarbeiter, gilt es auch die Rechnungsstellung an die Kunden inklusive der Abrechnung nach Auftrag abzuwickeln.
Das kommt Dir bekannt vor? Dann erfahre in unserem Artikel wie Du die Dienstplanung sowie die Lohnabrechnung Deiner Angestellten mit Papershift übersichtlich und stressfrei über die Bühne bringst.
Der digitale Dienstplan: Die Grundlage für eine erfolgreiche Lohnabrechnung im Betrieb
Wo genau beginnt der Prozess einer erfolgreichen Lohnabrechnung? Bei der Dienstplanung! Denn schon bei der Planung von Aufträgen und Einsätzen werden die relevanten Daten für die vorbereitende Lohnabrechnung hinterlegt.
Neben den bekannten Einsatzbereichen wie z. B. der Bewachung von Parkplätzen oder Supermärkten zeichnet sich die Branche Sicherheit durch ein breites Feld an Tätigkeiten aus. Die häufigsten Einsatzbereiche haben wir im Folgenden zusammengefasst:
- Personenschutz (Schutz von Privatpersonen und Politikern aber auch Kontrolleure der Deutschen Bahn)
- Objektschutz (Firmengebäude/-gelände oder auch Baustellenbewachungen inklusive Wachtdienste und Notfallbereitschaft)
- Veranstaltungsschutz (Einlasskontrolle, Crowd Management, Ordner- und Absperrdienste, Backstage- und Bühnensicherung, Doorman in Bars und Clubs etc.)
- Unterstützung der Polizei (oftmals in Zusammenarbeit)
- Spezialaufträge (Sicherung von Luftfracht)
Jeder Einsatzbereich weist einen unterschiedlichen Risikowert auf, der sich am Monatsende in der Höhe der Vergütung widerspiegelt, jedoch auch schon bei der Planung eine essenzielle Rolle spielt. So ist der Einsatz eines Kaufhausdetektivs z. B. nicht so lukrativ wie ein Auftrag im Personenschutz und muss anders abgerechnet werden. Aber auch nicht jeder Mitarbeiter hat die entsprechende Ausbildung, um den Dienst auszuführen.
Im Austausch mit unseren Kunden haben sich beim Dienstplan erstellen zwei Vorgehensweisen bei der Abbildung eines Sicherheitsunternehmens mit Papershift bewährt.
Dienstplan Variante A: Arbeitsbereiche zur Darstellung von Qualifikationen
Die Qualifikationen der Mitarbeiter entscheiden darüber, ob man für einen Einsatz infrage kommt oder nicht. Besonders häufig ist die Sachkundeprüfung nach §34a GewO (Grundqualifikation bei Sicherheitsmitarbeitern) als Qualifikation bei Einsätzen notwendig. Abhängig vom Auftrag sind weitere Qualifikationen wie z. B. Brandschutzprüfungen, Pkw-Führerschein oder der Besitz von Schusswaffen gefragt.
Wir empfehlen Euch daher, mit verschiedenen Arbeitsbereichen bei den Schichten im Plan zu arbeiten. Man kann Arbeitsbereiche in Papershift als Tätigkeiten wie z. B. Personenschutz und Objektschutz verwenden. Die Bereiche werden dann bei den Mitarbeitern hinterlegt und bei der Planung berücksichtigt. So wird ein Mitarbeiter ohne Sachkundeprüfung automatisch nicht vorgeschlagen für Aufträge, bei denen diese Qualifikation erforderlich ist.
Der Name des Auftraggebers oder vom Objekt wird dann als „Tag“ in der Schicht hinterlegt. Mehr zur Verwendung von Tags und ihrer Funktionsweise in Papershift findest Du in unserem Artikel Wie und wann benutzt man Tags?
Dienstplan Variante B: Arbeitsbereich zur Darstellung von Kundenaufträgen
Im zweiten Fall werden die Arbeitsbereiche zur Unterscheidung der einzelnen Aufträge statt der Qualifikationen verwendet. Meist wird diese Variante gewählt, wenn die meisten Aufträge durch jeden Mitarbeiter übernommen werden können und eine Unterscheidung der Qualifikationen wie in Variante A daher nicht nötig ist. Alternativ kann man sich auch für diese Darstellungsweise entschieden, wenn Kunden Präferenzen äußern, welcher Angestellte bestimmte Kundenaufträge übernehmen soll.
Unser Tipp: Zur besseren Unterscheidung der Qualifikation wie Führerscheinbesitz kannst Du zusätzliche Kürzel oder auch Emoticons verwenden. Mehr Informationen zum Einsatz dieser findest Du in unserem Artikel Wie benennt man Mitarbeiter?
Warum die Mitarbeiterintegration bei der Personalplanung wichtig ist
Unabhängig davon, wie der Dienstplan für Sicherheitsdienste dargestellt wird, ist die Frage: „Wann können meine Mitarbeiter eigentlich arbeiten?“ Diese Frage stellen sich zahlreiche Dienstplaner bei der Personalplanung. Obendrein gehören spontane Aufträge in der Sicherheitsbranche zur Regel, was eine vorausschauende Planung der Einsätze erschwert. Hier sind Flexibilität und Schnelligkeit bei der Kommunikation gefragt. Daher kommen oftmals WhatsApp-Gruppen zum Einsatz, die wir jedoch nicht für die beste Option halten.
Warum die Personaleinsatzplanung mit WhatsApp-Gruppen Zeit kostet
Schauen wir uns ein konkretes Szenario zur Kommunikation und Planung via WhatsApp-Gruppen an: Ein Dienstplan wird verschickt. Nach dem Versand wird eine Korrektur vorgenommen. Im Anschluss daran wird erneut ein Dienstplan verschickt, diesmal der geänderte Dienstplan.
Je nachdem, wie viele Mitarbeiter zu ihrem Schichtdienst nicht erscheinen können, wird es noch weitere Änderungen geben. Das wiederum führt dazu, dass die Belegschaft eine hohe Anzahl an Dienstplänen für eine einzige Woche vorliegen hat. Es ist in diesem Fall nur eine Frage der Zeit, bis ein Mitarbeiter einen vermeintlich veralteten Plan anschaut. Daraus ergeben sich zwei mögliche Konsequenzen:
- Mitarbeiter erscheinen zu Schichten und Arbeitszeiten, die bereits veraltet sind.
- Mitarbeiter erscheinen nicht zur geplanten Arbeitszeit, da sie denken, dass ein Kollege die Schicht im Dienstplan übernimmt.
Warum die Personaleinsatzplanung mit Papershift Mitarbeiter aktiv integriert
Mit Papershift haben Deine Mitarbeiter die Möglichkeit, sich auf präferierte Schichten und Einsätze zu bewerben, sodass der Kommunikationsaufwand verringert wird. Deine Mitarbeiter werden aktiv integriert und Du sparst wertvolle Zeit. Erfahre mehr dazu in unserem Beitrag Moderne Dienstplangestaltung durch Mitarbeiterintegration.
Mit Papershift lässt sich die Personalorganisation bei Veranstaltungen und anderen Einsätzen einfach und flexibel abwickeln. Ein Traum für unsere Personalverantwortlichen.
Markus ItenGeschäftsführer, Sirius Security
Zeiterfassung für Sicherheitsdienste
Während die Dienstplanung die Verteilung der Aufträge abbildet, stellt die Zeiterfassung die reale Abbildung der Arbeitszeiten und damit am Ende die Grundlage für die Vergütung dar. Doch Auftrag ist nicht gleich Auftrag. Die sorgfältige Erfassung und Kontrolle der einzelnen Arbeitszeiten mit allen Details ist somit essenziell.
Beispiel: Sicherheitsmitarbeiter Frank hat an einem Arbeitstag drei Einsätze im Bereich Objektschutz bei drei unterschiedlichen Kunden. Da die einzelnen Aufträge einzeln abgerechnet werden müssen, gibt es auch drei Zeiterfassungen. Diese müssen daher klar nach Kunde gekennzeichnet sein, damit auch am Ende die Rechnungsstellung für den Auftraggeber stimmt. Wie auch im Dienstplan sind Tags hier eine super Lösung.
Frank stempelt sich demnach bei Kunde 1 ein und hinterlegt den Tag 1, dann fährt er zu Kunde 2 und startet die zweite Zeiterfassung mit dem Tag 2. Zu guter Letzt erfasst Frank noch die dritte Zeit. Am Ende des Tages laufen auf sein Stundenkonto drei Zeiten ein. Sein Stundenlohn gilt auf alle Gesamtstunden, die Zuschläge jedoch auf die einzelnen Zeiten oder Zeiträume.
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Sicherheitsmitarbeiter wie Frank sind immer von Dienst zu Dienst unterwegs und haben keinen stationären Arbeitsplatz. Besonders im Hinblick auf den nicht vorhandenen stationären Arbeitsplatz und auf die Abweichung zwischen geplanter Zeit und realer Zeit, die sich z. B. durch spontane Zwischenfälle vor Ort und Fahrtzeiten ergibt, sollte die Zeiterfassung mobil erfolgen. Unser Tipp: Zeiterfassung via Stempeluhr-AppMit der kostenlosen App zur Zeiterfassung für Mitarbeiter kann jedes Endgerät – mit iOS und Android – zu einer mobilen Stempeluhr werden. So geht die Erfassung der Arbeitszeit mit dem Smartphone einfach und überall. Für einen reibungslosen Ablauf im Arbeitsalltag empfehlen wir die Synchronisierung der Stempeluhr. Andernfalls werden die erfassten Zeiten nicht synchronisiert. |
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Lohnabrechnung für Sicherheitsdienste
Im Folgenden erläutern wir schrittweise, wie die Lohnabrechnung für Sicherheitsdienste mit Papershift erfolgreich realisiert wird.
Schritt 1: Lohnabrechnung der Mitarbeiter
Sicherheitsdienste beschäftigen in der Regel sowohl Gehaltskräfte als auch Lohnkräfte, die am Monatsende entweder ein Gehalt oder eben einen Lohn erhalten. Soweit so gut. Zur korrekten Erstellung der Lohnabrechnung sind jedoch sowohl die Auftragsarten, Arbeitszeiten (z. B. Nacht oder Wochenende) als auch die Qualifikationen der Mitarbeiter zu berücksichtigen, da diese einen maßgeblichen Einfluss auf die Höhe der Vergütung und des Bruttoeinkommens haben.
Zeitfresser: Manuelle Zuschlagsberechnung
Nachdem die Zeiten nun korrekt erfasst sind und der Monatsabschluss ansteht, geht es an die Berechnung der Gesamtarbeitszeit und auch der Zuschläge pro Einsatz. Diese Zuschläge (z. B. Nacht-, Wochenend-, Risiko- oder Sonderzuschlag) variieren. Bei einer manuellen Berechnung durch Excel und Taschenrechner verliert man dabei sehr schnell viel Zeit im Arbeitsalltag.
Beispiel: Ein Sicherheitsdienst hat 20 Mitarbeiter, die durchschnittlich mit 120 Aufträgen pro Woche im Einsatz sind. Bei damit über 500 Einsätzen pro Monat und entsprechend vielen Zeiterfassungen plus diversen Zuschlagsarten, gehen leicht einige Tage für die Lohnabrechnung pro Monat drauf.
Zeitersparnis durch automatische Zuschlagsberechnung
Durch eine automatisierte Abrechnung kannst Du bei der Lohnabrechnung am Monatsende viel Zeit sparen. Mit Papershift erfolgt eine automatische Analyse aller Zeiterfassungen Deiner Mitarbeiter, wobei zuschlagspflichtige Zeiträume vom System der Software erkannt und entsprechend vermerkt werden. Das stundenlange Prüfen von Einsatzzeiten einzelner Aufträge gehört somit der Vergangenheit an.
- Berechnung von Lohn & Gehalt
- Lohnabrechnung für KMU
- Integration & Drittanbieter Export
- Einhaltung der Dokumentationspflicht
Gut zu wissen: Was viele unter Zulage, Zuschlag, Aufschlag, Aufgeld, Mehrbetrag oder Sondervergütung kennen, heißt bei der Software von Papershift Lohnart. Die Lohnarten können individuell eingestellt werden wie es Dein Unternehmen benötigt.
Lohnarten können nicht nur zeitbezogene Zuschläge wie Nacht-, Sonntags-, Feiertags– oder Wochenendarbeit ausweisen, sondern auch den Lohn für unterschiedliche Aufträge errechnen, sofern die Stundenlöhne pro Auftraggeber variieren. Lohnarten sind auch dann die richtige Wahl, wenn es Bereitschaftspauschalen oder -zuschläge gibt. Auch die Kombination aus zeitbezogen in einem speziellen Gebiet sind damit abbildbar.
Automatische Lohnabrechnung und Datenübergabe ans Steuerbüro
Neben den Lohnarten ist auch die automatische Abrechnung wichtig. Sie sorgt dafür, dass zum Stichtag x auch genau die Daten für den Zeitraum vorliegen, die Du für Deinen Monatsschluss benötigst. Diese Abrechnungsregeln kannst Du individuell pro Mitarbeiter ausgestalten, sodass 450 € Kräfte auch nur maximal 450 € erhalten, Vollzeitkräfte immer ihr Gehalt plus Zuschläge erhalten und Stundenkräfte genau die Stunden, die sie gearbeitet haben. Das Stundenkonto wird dabei automatisch je nach Einstellung ausgeglichen.
Für die Abrechnung im Lohnsteuerbüro benötigst Du nur noch einen Knopfdruck, um dann alle Abrechnungen gesammelt herunterzuladen. Wir empfehlen an dieser Stelle den DATEV-Export, der alle Arbeitszeiten gesamt sowie die Zuschläge nach Art listet und sich direkt in DATEV importieren lässt. Es bieten sich aber auch andere Abrechnungsexporte an. Zum Beispiel einen PDF-Export, den der Mitarbeiter unterschreiben kann.
Schritt 2: Rechnungsstellung für Deine Kunden
Die Rechnungsstellung an Kunden ist dank unserer Schnittstellen wie z. B. mit sevdesk auch mit Papershift möglich. So werden die in Papershift erfassten Arbeitszeiten als Zeiterfassung zu sevdesk übertragen. Zeitzuschläge, die in Papershift verrechnet werden, sind dann ebenso beim Integrationspartner verrechnet. Die Rechnung kann schließlich im sevdesk Programm erzeugt werden.
Eine vollständige Übersicht unserer Integrationspartner findest Du im Papershift Marketplace.
Das Fazit: Dienstplan Sicherheitsdienst und Lohnabrechnung
Die Erfassung der Arbeitszeit im Sicherheitsgewerbe mit anschließender Zuschlagsberechnung stellt für Personalmitarbeiter durchaus eine Herausforderung dar. Für Personalplaner von Wach- und Sicherheitsdiensten lohnt sich daher die Investition in eine passende Software inklusive App, die den notwendigen Prozess von Einsatzplanung über Zeiterfassung bis hin zur vorbereitenden Lohnabrechnung schnell und einfach abbilden kann.
Du willst herausfinden, ob die Lohnabrechnung von Papershift Dich in Deinem Tagesgeschäft unterstützt? Unser Team steht Dir gerne begleitend zur Seite und geht auf Deinen individuellen Anwendungsfall im Sicherheitsgewerbe ein.
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