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Dienstplan für Kita und Kindergarten erstellen – so funktioniert es reibungslos

Damit der Arbeitsablauf in einer Kita oder einer Krippe möglichst reibungslos funktioniert und die Kinder bestmöglich betreut sind, bedarf es durchdachter Dienstpläne für das Personal. Für die Mitarbeiter ergibt sich dadurch außerdem Planungssicherheit.

Die Organisation einer Kita ist eine Herausforderung. Es gilt, die Interessen der Kinder und deren Eltern sowie der Betreuungskräfte zu berücksichtigen und dabei möglichst reibungslose Arbeitsabläufe sicherzustellen.

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Eine wichtige Rolle kommt dabei dem Dienstplan in der Kita zu. Dieser regelt die Verteilung der Arbeitszeiten. So lässt sich beispielsweise vorgeben, welche Mitarbeiter welche Gruppen in der Kita betreuen und wer für einzelne Tätigkeiten wie zum Beispiel für die Vorbereitung des Mittagessens verantwortlich ist.

Wie sieht ein Dienstplan für die Kita aus?

Ein Dienstplan für die Kita verfügt über die gleichen Merkmale wie Dienstpläne für andere Branchen auch. Er liefert eine Übersicht, welche Mitarbeiter zu welchen Zeiten eingesetzt werden. Es gibt verschiedene Darstellungsformen für Dienstpläne in der Kita. Häufig einzutreffen sind Dienstpläne in Tabellenform, zum Beispiel als Excel-Dokument. Einfacher, komfortabler und übersichtlicher lassen sich Dienstpläne aber mithilfe geeigneter Software erstellen und anzeigen.

Das Besondere an Dienstplänen für die Kita sind die verschiedenen Einflussfaktoren, die zu berücksichtigen sind.

Was beeinflusst die Dienstplangestaltung in der Kita?

Beim Erstellen von Dienstplänen für Kitas sind eine Reihe von Kriterien und Einflussfaktoren zu beachten, welche die Rahmenbedingungen für die Dienstplanung setzen.

• Rechtliche Aspekte: Bei der Dienstplanerstellung für Kitas sind die Vorgaben aus dem Arbeitszeitgesetz zu beachten. Die tägliche Höchstarbeitszeit liegt bei acht Stunden, kann aber in Ausnahmefällen auf bis zu zehn Stunden erhöht werden. Dabei ist aber auf einen entsprechenden Ausgleich in der Folgezeit zu achten. Auch die gesetzlichen Pausen- und Ruhezeiten müssen bei der Dienstplanung beachtet werden. Zwischen zwei Arbeitseinsätzen müssen mindestens elf Stunden vergehen. Übersteigt die Arbeitszeit sechs Stunden, müssen mindestens 30 Minuten Pause gemacht werden. Bei mehr als neun Stunden Arbeitszeit sind mindestens 45 Minuten Pause vorgeschrieben.
• Kinderanzahl und Gruppenaufteilung: Die Anzahl der Kinder in der Kita an den einzelnen zu planenden Tagen und die Aufteilung der Kinder auf die verschiedenen Gruppen der Kita sind ebenfalls bei der Dienstplanung zu berücksichtigen. Ein weiterer Faktor kann die Anzahl der Kinder in den einzelnen Altersklassen sein, denn die Kinder unterschiedlichen Alters stellen unterschiedliche Anforderungen an die Betreuungskräfte.
• Anwesenheiten der Kinder: Nicht alle in einer Kita angemeldeten Kinder sind jeden Tag auch dort. Kinder werden aus unterschiedlichen Gründen vorübergehend abgemeldet, sei es zum Beispiel aus Urlaubs- oder Krankheitsgründen. Das wirkt sich auf die gesamte Kinderanzahl und die Gruppenaufteilung und damit auch auf die Dienstplanung aus.
• Die Öffnungszeiten der Kita: Diese bestimmen, in welchen Zeitraum die Kinder betreut werden müssen und welche Zeiten für Vorbereitung sowie Nacharbeiten wie Aufräumen oder saubermachen zur Verfügung stehen.
• Personalstärke: Ein weiteres entscheidendes Kriterium für die Dienstplanerstellung in Kitas ist die Anzahl verfügbarer Mitarbeiter im zu planenden Zeitraum. Krankheiten, Urlaube und andere Abwesenheiten sind entsprechend zu berücksichtigen.
• Personalschlüssel: Damit ist die Anzahl von Kindern gemeint, die eine Fachkraft in einer Krippe oder einer Kita betreut. Laut Zahlen der  Bertelsmann-Stiftung liegt der Betreuungsschlüssel pro Fachkraft bei drei Kindern in der Krippe und bei 7,5 Kinder im Kindergarten. Allerdings werden in der Realität oftmals wesentlich mehr Kinder von einer Betreuungsraft betreut.
• Qualifikationen des Personals: Nicht jeder Mitarbeiter ist für alle Aufgaben in einer Kita qualifiziert. Wenn zum Beispiel ungelernte Hilfskräfte zum Einsatz kommen, dürfen diese nicht zur alleinigen Betreuung einer Kita-Gruppe eingeplant werden. Dies gilt es, bei der Dienstplanung zu berücksichtigen.
• Pädagogische Konzepte und Aktivitäten: Unterschiedliche pädagogische Konzepte wie zum Beispiel das Montessori-Konzept oder der Waldkindergarten stellen jeweils andere Anforderungen an die zu erbringenden Tätigkeiten und deren Reihenfolge im Dienstplan. Dabei können spezielle Aktivitäten wie zum Beispiel Ausflüge anfallen, die zu berücksichtigen sind.
• Vertretungsregelungen: Die Festlegung von Vertretungsplänen ist wichtig, um sicherzustellen, dass bei Krankheit oder Urlaub eines Mitarbeiters eine angemessene Betreuung gewährleistet ist. Das kann insbesondere bei kleineren Kitas mit weniger Personal eine Herausforderung sein. Durch eine rechtzeitig im Voraus erfolgte Planung lassen sich Ausfallrisiken reduzieren.
• Teamzusammensetzung: Wie in jedem Unternehmen spielt die Teamzusammensetzung eine wichtige Rolle, wenn es um die Zusammenarbeit geht. Dabei sollte auf eine ausgewogene Teamzusammensetzung und die Stärken der Mitarbeiter geachtet werden, um die pädagogische Arbeit zu unterstützen. In der Dienstplanung kann das dadurch berücksichtigt werden, dass die passenden Mitarbeiter miteinander eingeteilt werden.
• Fortbildungen und Weiterbildungen: Die Planung von Fortbildungen und Weiterbildungen für die Mitarbeiter, um ihre pädagogischen Fähigkeiten und Kenntnisse zu erweitern, wirkt sich ebenfalls auf die Dienstplanung aus. Mitarbeiter, die sich auf einer Weiterbildung befinden, können beispielsweise nicht für die Betreuung von Gruppen in der Kita eingeplant werden.
• Arbeitszeitwünsche der Mitarbeiter: Ein guter und ausgewogener Dienstplan berücksichtigt die individuellen Arbeitszeitwünsche der Mitarbeiter, soweit es mit den Anforderungen des Betriebs vereinbar ist. Das fördert die von den Mitarbeitern empfundene Wertschätzung und steigert ihre Motivation. Außerdem wird der daraus resultierende Dienstplan dadurch verlässlicher.
• Kommunikation mit Eltern: Auch die Bedürfnisse der Eltern müssen in der Dienstplanung für Kitas berücksichtigt werden. Wichtig ist dabei auch die Sicherstellung einer klaren Kommunikation mit den Eltern über geänderte Betreuungszeiten oder besondere Aktivitäten.
• Ausgewogene Arbeitsbelastung: Mitarbeiter müssen in der Dienstplanung so eingeteilt werden, dass Überbelastung oder zu wenige Arbeitsstunden für die Mitarbeiter möglichst vermieden werden und dass eine weitgehende Gleichbehandlung der Mitarbeiter gewährleistet ist. Das ist wichtig, um ein gesundes Arbeitsumfeld zu gewährleisten.
• Feiertage und Ferienzeiten: Feiertage und Ferienzeiten sind bei der Dienstplanung in Kitas wie in anderen Unternehmen auch zu berücksichtigen. Viele Kitas schließen während der Schulferien, so dass deren Mitarbeiter entweder nicht arbeiten oder für Tätigkeiten jenseits der Kinderbetreuung eingeplant werden können.

Welche Tätigkeiten müssen bei der Dienstplanung für Kitas berücksichtigt werden?

Die Arbeit in eine Kita ist sehr abwechslungsreich, wobei verschiedene Arten von Tätigkeiten anfallen. Neben der Betreuung der Kinder sind dies vor allem Verwaltungsaufgaben, die Pflege der Räumlichkeiten und die Abstimmung mit Eltern und Kollegen.

Die folgenden Tätigkeiten sind normalerweise bei der Dienstplanung für Kitas zu berücksichtigen:

• Elternsprechstunden inklusive Vor- und Nachbereitung
• Essen richten
• Betreuung der Kinder: spielen, Streit schlichten, Hygiene wie waschen, Gang zur Toilette etc.
• Schlaf- und Ruhezeiten der Kinder
• Ausflüge
• Je nach Personalausstattung: Reinigung der Räume, abspülen
• Teamgespräche
• Kernzeiten in der Kita: In den Kernzeiten einer Kita sind alle oder zumindest die meisten Kinder anwesend. Entsprechend hoch ist in diesen Zeiten der Personalbedarf. In den sogenannten Randzeiten sind dagegen weniger Kinder in der Kita. Randzeiten werden auch als Bring- und Holzeiten bezeichnet.

Wann sollte ein Dienstplan für Kitas veröffentlicht werden?

Wie für Dienstpläne allgemein gilt auch für Dienstpläne in Kitas, dass sie möglichst frühzeitig veröffentlicht werden sollten, damit sich die Mitarbeiter darauf einstellen können. Als Faustregel sollte die Vorlaufzeit, also die Zeit, die zwischen der Veröffentlichung und dem Inkrafttreten eines Dienstplans vergeht, halb so lange sein wie der Gültigkeitszeitraum eines Dienstplans. Wird beispielsweise ein Dienstplan erstellt, der eine Laufzeit von vier Wochen hat, dann sollte er spätestens zwei Wochen vor Inkrafttreten veröffentlicht werden.

Das sind lediglich Empfehlungen, denn eine gesetzliche Mindestvorlaufzeit für die Veröffentlichung von Dienstplänen gibt es nicht.

Welche Unterschiede bei der Dienstplanung gibt es zwischen großen und kleinen Kitas?

Die Dienstplanung für große und kleine Kitas unterscheidet sich naturgemäß. Das hat vor allem die folgenden Ursachen:

• Die Dienstplanung in großen Kitas ist aufgrund der größeren Anzahl von einzelnen Faktoren komplexer. Es gibt mehr Kinder, mehr Gruppen und auch mehr Personal als in kleinen Kitas.
• Die Herausforderung bei kleinen Kitas besteht vor allem darin, dass weniger Personal zur Verfügung steht, aber dennoch ein reibungsloser Betrieb gewährleistet werden muss. Dabei haben kleine Kitas oftmals ähnliche Öffnungszeiten wie die großen Einrichtungen, so dass von der Dienstplanung ähnliche Zeiträume abzudecken sind.

Wichtige Aspekte für den Dienstplan einer großen Kita

Gerade in großen Kitas kann sich die Dienstplanung als recht komplex erweisen. Viele zu betreuende Kinder, viele Mitarbeiter und ein breites Aufgabenspektrum machen die Dienstplanung in großen Kitas zu einer anspruchsvollen Aufgabe, die jedoch mit den richtigen Werkzeugen bewältigt werden kann.

Dabei sollte man sich die folgenden Fragen stellen:

• Ist der Dienstplan auch gegen kurzfristige Ausfälle abgesichert, die sich zum Beispiel durch Krankheit ergeben können?
• Wie flexibel ist der Dienstplan, wenn Eltern für ihre Kinder kurzfristig geänderte Betreuungszeiten benötigen?
• Wie groß ist der Anteil der Mitarbeiter, die flexibel für unterschiedliche Aufgaben eingesetzt werden können?
• Welche Mitarbeiter sind zeitlich flexibel einsetzbar?
• Wie sind die Anteile von Vollzeit- und Teilzeitkräften am Kollegium?
• Welche Öffnungszeiten gibt es, welche Kernzeiten sind vorgesehen?
• Welche maximale Gruppengröße ist möglich?

Dienstplan für kleine Kitas mit einer oder zwei Gruppen

Bei kleinen Kitas mit nur einer oder zwei Gruppen und einer entsprechend kleinen Anzahl an Mitarbeitern kann der Ausfall einer Betreuungskraft schnell zu Beeinträchtigungen des gesamten Betriebs führen.

Aus diesem Grund ist es wichtig, Risikomanagement zu betreiben und mögliche Ausfälle bei der Dienstplanung zu berücksichtigen. Das kann zum Beispiel dadurch geschehen, dass es für bestimmte Szenarien Notfallpläne gibt. Diese können beispielsweise die kurzfristige Übernahme von zusätzlichen Aufgaben durch verfügbare Mitarbeiter vorsehen oder auch die Inanspruchnahme von flexibel einsetzbaren Springerkräften.

Auch eine kurzfristige und vorübergehende Schließung der Kita kann in bestimmten Fällen eine Option sein.

How to: Wie man einen Dienstplan für eine Kita erstellt

Zum Erstellen eines Dienstplans sind die folgenden einfachen Schritte notwendig:

1. Festlegen der Schichten bzw. der Arbeitszeiten. Dabei Berücksichtigung der Bedürfnisse von Mitarbeitern, Eltern und Kindern
2. Definition der einzelnen Tätigkeiten
3. Zuordnung der Mitarbeiter zu den Schichten und zu den Tätigkeiten
4. Absichern des Dienstplans gegen Eventualitäten wie zum Beispiel gegen Ausfälle durch Krankheit
5. Ggf. Abstimmung des Dienstplans im Team
6. Veröffentlichung des Dienstplans

Vorlagen zur Dienstplangestaltung für Kitas

Recht einfache Dienstpläne lassen sich mithilfe von Vorlagen erstellen. Diese gibt es beispielsweise als Excel-Datei. Dort sind dann einfach die entsprechenden Daten einzutragen. Anschließend kann der Dienstplan an die beteiligten Personen versandt werden.

Dieses Vorgehen eignet sich allerdings nur für weniger komplexe Dienstpläne und ist weniger flexibel. Änderungen bereits erstellter Dienstpläne sind mit dieser Methode nicht so einfach, wie es bei Anwendung eines passenden Tools zur Dienstplanerstellung der Fall ist.

Dienstplan für Kitas per Software erstellen

Mithilfe einer Dienstplan-Software wie zum Beispiel Papershift können Dienstpläne für Kitas einfach und schnell erstellt und danach veröffentlicht werden. Dazu sind im Tool einfach die entsprechenden Schichten anzulegen und die einzelnen Mitarbeiter zuzuordnen. Das Tool informiert außerdem darüber, welche Mitarbeiter verfügbar sind und welche Mitarbeiter beispielsweise aufgrund von Urlaub nicht für eine bestimmte Schicht eingeplant werden können.

Durch eine Kombination mit der Arbeitszeiterfassung ist außerdem ersichtlich, welche Mitarbeiter in einer Woche oder einem Monat noch genügend verfügbare Stunden aufweisen, um sie für eine Schicht einplanen zu können.

Beispiel eines Dienstplanes für die Kita

Wie einfach das Erstellen eines Dienstplans für eine Kita per Dienstplan-Software ist, zeigt ein Video, das auf dieser Seite zu finden ist. Mit nur wenigen Klicks und in wenigen Minuten ist der Dienstplan fertig. Die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter sind dabei schon berücksichtigt.