Dienstplan automatisch erstellen – wie KI dabei helfen kann

Automatisierung und KI können das Erstellen erheblich vereinfachen und dazu beitragen, Fehler zu vermeiden.

Die Erstellung von Dienstplänen ist für viele Unternehmen eine wiederkehrende und oft zeitaufwendige Aufgabe. Insbesondere in Branchen mit stark fluktuierendem Personalbedarf oder komplexen Arbeitszeitmodellen kann die manuelle Planung schnell unübersichtlich und fehleranfällig werden.

Die technologische Entwicklung bietet hier innovative Lösungen: Werkzeuge zur Automatisierung und Künstliche Intelligenz (KI) halten Einzug in die Personaleinsatzplanung und versprechen, diesen Prozess grundlegend zu verändern.

Vorteile der automatischen Dienstplanerstellung

Die Automatisierung der Dienstplanerstellung birgt für Unternehmen verschiedene Vorteile. Ein wichtiger Aspekt in Zeiten knappen Personals: eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis. Routineaufgaben wie die Berechnung von Schichtzeiten und die Erfassung von Anwesenheiten werden von der Software übernommen, wodurch Personalverantwortliche sich wichtigeren strategischen Aufgaben widmen können.

Ein Beispiel für Automatisierungsmöglichkeiten in der Dienstplanerstellung ist die Zusammenführung mit Daten aus der Zeiterfassung und dem Abwesenheitsmanagement. Damit lassen sich aktuelle und verlässliche Dienstpläne erzeugen, in denen Echtzeitdaten berücksichtigt sind.

Es werden Fehler minimiert, die bei der manuellen Planung leicht entstehen können. Durch die präzise Verarbeitung von Mitarbeiterdaten und die Berücksichtigung von betrieblichen Anforderungen gewährleistet die automatische Dienstplanerstellung die optimale Schichtzuordnung und trägt somit zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei.

Die zentrale Verwaltung der Dienstpläne verbessert außerdem die Kommunikation zwischen Management und Mitarbeitern, weil Schichtpläne, Tauschwünsche und Abwesenheitsanträge effizient und transparent abgewickelt werden können. So kann zum Beispiel die automatische Planung in einem Restaurant sicherstellen, dass zu Stoßzeiten genügend Personal vorhanden ist und gleichzeitig die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden fair verteilt werden.

Wie KI bei der Dienstplanung helfen kann

Künstliche Intelligenz geht über die reine Automatisierung hinaus und bietet fortgeschrittene Funktionen zur Optimierung der Dienstplanung. KI-Systeme sind in der Lage, umfangreiche Daten zu analysieren und bei der Dienstplanung zu berücksichtigen. Dazu gehören historische Personalbedarfsdaten, Umsatzprognosen, Mitarbeiterverfügbarkeiten, Qualifikationen und auch externe Faktoren wie Wettervorhersagen oder lokale Veranstaltungen.

Auf Basis dieser Analyse kann die KI zukünftige Personalbedarfe präzise vorhersagen. Das ermöglicht es Unternehmen, vorausschauend zu planen und weder unter- noch überbesetzt zu sein. KI-Algorithmen optimieren die Dienstpläne automatisch, indem sie die passenden Mitarbeiter basierend auf ihren Fähigkeiten und Verfügbarkeiten den benötigten Schichten zuordnen.

Zudem können KI-gestützte Systeme in Echtzeit auf Veränderungen reagieren. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter kurzfristig ausfällt, schlägt das System automatisch alternative Besetzungsmöglichkeiten vor. In einem Krankenhaus kann KI beispielsweise die komplexen Dienstpläne von Pflegekräften mit unterschiedlichen Spezialisierungen und Verfügbarkeiten effizient verwalten und dabei gleichzeitig die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen zur Arbeitszeit sicherstellen.

Vorteile der Dienstplanung per KI

Die intelligente Dienstplanung per KI schafft zahlreiche Vorteile, die weit über die reine Effizienzsteigerung hinausgehen. Ein wesentlicher Vorteil ist die erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit durch mehr Flexibilität und personalisierte Dienstpläne. Mitarbeiter können beispielsweise ihre bevorzugten Arbeitszeiten und Abwesenheitswünsche hinterlegen, die bei der automatischen Planung nach Möglichkeit berücksichtigt werden.

Die KI-gestützte Planung trägt zudem zu einer Steigerung der Produktivität und Effizienz bei. Durch die optimale Personaleinsatzplanung sind die passenden Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort, was Leerlaufzeiten reduziert und die Leistungsfähigkeit des Teams maximiert. Darüber hinaus ermöglicht KI die Optimierung der Personalkosten, weil Über- oder Unterbesetzungen vermieden werden.

Und nicht zuletzt unterstützt KI Unternehmen dabei, gesetzliche Vorgaben und Compliance-Richtlinien einzuhalten. Das System berücksichtigt automatisch Ruhezeiten, maximale Arbeitszeiten und andere relevante Bestimmungen. In einem Hotel beispielsweise kann KI sicherstellen, dass Mitarbeiter nach langen oder unregelmäßigen Schichten die erforderlichen Ruhezeiten erhalten.

Technische Herausforderungen

Die Einführung von KI in die Dienstplanung ist mit einigen technischen Herausforderungen verbunden. Eine grundlegende Voraussetzung für eine erfolgreiche KI-gestützte Planung ist die Verfügbarkeit von präzisen und zuverlässigen Daten. Falsche oder unvollständige Daten können zu fehlerhaften Dienstplänen führen.

Die nahtlose Integration der KI-gestützten Planungssoftware in bestehende IT-Systeme stellt eine anspruchsvolle Aufgabe dar. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die neue Software problemlos mit anderen Anwendungen wie Zeiterfassungssystemen oder Lohnbuchhaltungsprogrammen zusammenarbeitet.

Eine weitere Herausforderung ist die Vermeidung von sogenanntem algorithmischem Bias. Die KI lernt aus historischen Daten, und wenn diese Daten bereits bestehende Ungleichheiten enthalten, kann die KI diese ungewollt fortführen oder sogar verstärken. Es ist daher wichtig, dass die Trainingsdaten sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft werden, um faire und objektive Entscheidungen zu gewährleisten.

Ethische Aspekte

Neben den technischen Herausforderungen sind auch ethische Aspekte bei der Nutzung von KI in der Dienstplanung zu berücksichtigen. Ein zentraler Punkt ist der Datenschutz und die Datensicherheit. KI-Systeme verarbeiten sensible Mitarbeiterdaten, deren Schutz vor unbefugtem Zugriff oberste Priorität haben muss. Es bedarf klarer Richtlinien für die Erfassung, Verarbeitung und Speicherung dieser Daten.

Zudem sind Transparenz und Nachvollziehbarkeit der KI-Entscheidungen wichtig. Mitarbeiter sollten verstehen können, wie der Dienstplan zustande kommt und welche Kriterien dabei eine Rolle spielen. Intransparente Algorithmen können Misstrauen und Ablehnung hervorrufen. Es gilt, unbeabsichtigte negative Konsequenzen oder unfaire Behandlungen durch die KI zu vermeiden. Obwohl KI darauf ausgelegt ist, effiziente Pläne zu erstellen, darf sie nicht die individuellen Bedürfnisse und Umstände der Mitarbeitenden außer Acht lassen.

Menschliche Kontrolle

Trotz der Leistungsfähigkeit von KI in der Dienstplanung bleibt die menschliche Kontrolle unerlässlich. KI ist ein Werkzeug und kein Ersatz für menschliches Urteilsvermögen und Empathie. Personalverantwortliche müssen die Möglichkeit haben, Richtlinien und Parameter für die KI-Planung festzulegen und sicherzustellen, dass diese mit den Unternehmenswerten und gesetzlichen Bestimmungen übereinstimmen.

Es ist wichtig, die Leistung der KI-Systeme zu überwachen und mögliche Fehler oder Verzerrungen zu erkennen und zu korrigieren. Es gibt außerdem immer wieder Ausnahmefälle und besondere Umstände, die eine individuelle Beurteilung und Anpassung des Dienstplans erfordern, weil sie über die Fähigkeiten einer rein algorithmischen Planung hinausgehen.

Menschliche Intuition und die Berücksichtigung von Teamdynamiken oder individuellen Belastungen sind Aspekte, die eine KI allein nicht vollständig erfassen kann. Die beste Dienstplanung entsteht aus dem Zusammenspiel von passenden Werkzeugen zur Automatisierung und der Erfahrung und dem Fingerspitzengefühl von Personalexperten.

Fazit

Die automatische Dienstplanerstellung mit Unterstützung von KI birgt ein enormes Potenzial, die Personaleinsatzplanung in Unternehmen grundlegend zu transformieren. Von erheblichen Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen über eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit bis hin zur verbesserten Compliance bietet der Einsatz intelligenter Technologien vielfältige Vorteile. Es ist dabei entscheidend, die technischen Herausforderungen und ethischen Aspekte sorgfältig zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass die KI als unterstützendes Werkzeug dient, das die menschliche Expertise ergänzt und nicht ersetzt. Nur durch einen verantwortungsvollen und transparenten Einsatz von KI können Unternehmen eine zukunftsfähige und mitarbeiterorientierte Dienstplanung realisieren.