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Die Umsetzung der Vier-Tage-Woche: So kann sie gelingen
Die Umstellung auf eine Vier-Tage-Woche sollte behutsam und in mehreren Phasen durchgeführt werden. So lässt sich erkennen, ob das Modell für ein Unternehmen geeignet ist.
Die Vier-Tage-Woche ist ein Modell, das die Verteilung der Arbeitszeit auf vier statt wie gewohnt fünf Tage vorsieht. Die Wochenarbeitszeit, in der Regel 40 Stunden, ändert sich dabei nicht. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter pro Arbeitstag länger arbeiten müssen.
Einer der Vorteile einer Vier-Tage-Woche besteht in einer größeren Flexibilität der Mitarbeiter. Sie erhalten einen zusätzlichen Tag in der Woche, in der sie zum Beispiel Erledigungen tätigen oder sich einfach einmal ausruhen können. Umfragen zeigen, dass die Vier-Tage-Woche in vielen Ländern beliebt ist. So würden zum Beispiel 54 Prozent der Deutschen eine Vier-Tage-Woche einer Gehaltserhöhung vorziehen.
- Schichtpläne erstellen
- Schichtmodelle abbilden
- Mitarbeiter in die Planung integrieren
- Schichtplan automatisch befüllen
Inzwischen haben auch in Deutschland verschiedene Unternehmen auf eine Vier-Tage-Woche umgestellt und positive Erfahrungen damit gemacht. Damit eine solche Umstellung jedoch erfolgreich verläuft, sollte sie nicht auf einmal stattfinden, sondern in mehreren Phasen durchgeführt werden.
Erwartungs-Management: umfassend informieren
Die Umstellung auf eine Vier-Tage-Woche bedeutet für die betroffenen Mitarbeiter einen Einschnitt in ihre bisherige Arbeitsweise. Manchen ist nicht bewusst, dass sie an den verbleibenden vier Tagen genauso lange arbeiten müssen wie zuvor an fünf Tagen. Das kann bei manchen Mitarbeitern zu einer Mehrbelastung führen. Zudem müssen bisher gewohnte Abläufe neu organisiert werden, etwa, wenn es um Termine in der Freizeit geht. Die Mitarbeiter müssen genügend Zeit erhalten, sich auf diese Umstellung vorzubereiten.
Auch sollte das Unternehmen die Ziele, die mit der Vier-Tage-Woche verbunden sind, mit den Mitarbeitern teilen. Das schafft Verständnis bei den Beschäftigten für notwendige Umstellungen bestehender Strukturen.
In der Personaleinsatzplanung ergibt sich durch die Umstellung auf eine Vier-Tage-Woche die Herausforderung, wie an allen Werktagen der Woche der Betrieb aufrechterhalten und die Erreichbarkeit des Unternehmens gewährleistet werden kann. Hilfreich dabei kann der Einsatz passender Tools sein – zum Beispiel zum Erstellen von Dienstplänen. In manchen Fällen werden sich jedoch Neueinstellungen nicht vermeiden lassen. Dadurch lassen sich jedoch die Produktivität, die Zufriedenheit und die Flexibilität der Teams steigern.
Zur Vorbereitung gehört auch, dass sich die Führungskräfte und das Management klar zur Vier-Tage-Woche bekennen. Arbeiten Führungskräfte zum Beispiel weiterhin an fünf Tagen die Woche, kann dies bei ihren Mitarbeitern zu wahrgenommenen Druck führen sowie zu dem Gefühl, dass sie auch an ihrem zusätzlichen freien Tag erreichbar sein müssen.
Aus rechtlicher Sicht sollte sich das Unternehmen frühzeitig mit den Auswirkungen einer Umstellung auf Themen wie Urlaustage, maximale Arbeitszeiten pro Tag sowie dem Umgang mit Überstunden auseinandersetzen.
Testphase
Im Rahmen einer Testphase, die mehrere Monate umfassen sollte, können Erkenntnisse über mögliche Auswirkungen einer Umstellung auf eine Vier-Tage-Woche gewonnen werden. Im Rahmen dieser Testphase sollten die Rahmenbedingungen gelten, wie sich auch nach einer endgültigen Umstellung vorzufinden wären, um realistische Ergebnisse zu erzielen.
Dabei stellt sich die Herausforderung, dass die Testphase idealerweise das gesamte Unternehmen betreffen sollte. Wird die Umstellung nur für einzelne Teams oder Abteilungen durchgeführt, kann es aufgrund der unterschiedlichen Systeme zu Reibungsverlusten kommen.
Die Testphase sollte also solche klar an die Mitarbeiter kommuniziert werden, um keine falschen Erwartungen zu wecken. Auch darf es für die am Test Beteiligten zu keinen Einbußen bei der Bezahlung kommen. Das würde zu Widerstand gegen eine Umstellung führen.
Auch eine schrittweise Umstellung kann sinnvoll sein. So könnte das Unternehmen in einem ersten Schritt zwei zusätzliche freie Tage pro Monat einführen, bevor die komplette Umstellung erfolgt.
Auswertung der Ergebnisse und Entscheidung
In der dritten Phase werden die im Zuge des Tests gewonnenen Erkenntnisse ausgewertet. Es wird sichtbar, in welchen Bereichen die Umstellung funktioniert hat und wo es zu Problemen gekommen ist.
Am Ende dieser Auswertung kann die Entscheidung stehen, dauerhaft auf eine Vier-Tage-Woche umzustellen, die Umstellung zu verwerfen, oder alternative Ansätze zu testen wie beispielsweise eine Mischung aus langen und kurzen Wochen. Im Sinne eines agilen Ansatzes sollte die Entscheidung aber niemals endgültig sein. Es gilt, immer wieder Neues auszuprobieren und bei Erfolg anzuwenden.
Fazit
Die Umstellung auf eine Vier-Tage-Woche stellt sowohl für die Unternehmen als auch für deren Mitarbeiter eine Herausforderung dar. Ob die Umstellung gelingt, ist im Vorfeld nicht sicher. Daher bietet sich ein Ansatz in drei Phasen an, der mit einer Vorbereitung beginnt und nach einer Testphase die Entscheidung für ein Modell vorsieht.
