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Die häufigsten Fehler bei der Lohnabrechnung
Der Arbeitgeber trägt die Verantwortung für das Erstellen einer formal und inhaltlich korrekten Lohnabrechnung. Aber trotz großer Sorgfalt können sich Fehler bei der Erstellung der Lohnabrechnung einschleichen. Wer häufig auftretende Fehler in der Lohnabrechnung kennt, kann diese besser vermeiden.
Arbeitgeber sind auf Grundlage des § 108 Gewerbeordnung (GewO) zum Ausstellen einer schriftlichen Lohnabrechnung verpflichtet. Diese dient dem Nachweis über den ausbezahlten Lohn, die erfolgten Abzüge und die erbrachten Sozialabgaben durch den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer.
- Berechnung von Lohn & Gehalt
- Lohnabrechnung für KMU
- Integration & Drittanbieter Export
- Einhaltung der Dokumentationspflicht
Bei der Erstellung von Lohnabrechnungen spielen verschiedene Faktoren eine Rolle, die sich häufig ändern können, wie zum Beispiel:
- Die Höhe der anzusetzenden Steuersätze
- Die Höhe der Sozialabgaben wie zum Beispiel der Beitragssatz zur gesetzlichen Kranken- und Rentenversicherung
- Individuelle Faktoren des Arbeitnehmers wie zum Beispiel die Höhe des Bruttogehalts, empfangene Sachleistungen oder die Steuerklasse
- Einmalige Sondereffekte wie zum Beispiel die Inflationsausgleichsprämie
All das macht das Erstellen der Lohnabrechnung zu einem recht komplexen Vorgang, so dass sich Fehler einschleichen können. Dabei kann eine fehlerhafte Lohnabrechnung sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber unangenehme Folgen haben, etwa dann, wenn das Finanzamt Steuernachzahlungen verlangt. Das ist mit zusätzlichem Aufwand und unnötigen Kosten verbunden.
Um einwandfreie Lohnabrechnungen zu erstellen, ist es für Arbeitgeber hilfreich, die häufigsten Fehler zu erkennen, die sich in Lohnabrechnungen einschleichen können. Diese sind im Folgenden aufgeführt.
Formale Fehler
Ein grundsätzliches Problem, das oftmals nicht nur eine einzelne Lohnabrechnung betrifft, sind formale Fehler. Dazu gehören zum Beispiel fehlende Angaben. Die Gewerbeordnung sieht eine Reihe von Bestandteilen vor, die eine Lohnabrechnung enthalten muss. Dazu gehören neben dem Namen und der Anschrift des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers auch die Versicherungsnummer des Arbeitnehmers, Steuerklassen, Kinderfreibeträge, Steueridentifikationsnummer und einige mehr. Fehlen die vorgeschriebenen Angaben, ist die Lohnabrechnung nicht korrekt. Das gilt auch dann, wenn eine oder mehrere dieser Angaben zwar vorhanden, aber fehlerhaft sind.
Falsche Berechnung
Ein weiterer häufiger Fehler sind falsche Berechnungen. Sie können zum Beispiel dann passieren, wenn die zugrundeliegenden Daten nicht korrekt sind. Wird zum Beispiel eine falsche Steuerklasse für den Arbeitnehmer angesetzt, oder entsprechen die verwendeten Steuersätze nicht dem aktuellen Stand, stimmt in der Folge der gesamte Steuerabzug und damit auch das Nettogehalt nicht.
Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, zu wenig abgeführte Lohnsteuer oder fehlende Sozialbeiträge nachzureichen. Dabei ist aber zu beachten, dass dies bei fehlenden Sozialversicherungsbeiträgen nur bei den nächsten drei Entgeltabrechnungen möglich ist.
In diesem Zusammenhang ist es wichtig zu erwähnen, dass der Arbeitnehmer zwar nicht zur Überprüfung der erhaltenen Lohnabrechnung verpflichtet ist, den Arbeitgeber jedoch im Falle zu viel erhaltener Leistung informieren und ihm die Möglichkeit zur Korrektur geben muss.
Falscher Beitragsgruppenschlüssel
Der Beitragsgruppenschlüssel, der auch als Sozialversicherungsschlüssel bezeichnet wird, liefert Angaben zu den Sozialversicherungsbeiträgen, die für einen Arbeitnehmer abgeführt werden. Der Beitragsgruppenschlüssel besteht aus vier Ziffern. Jede Ziffer steht für eine bestimmte Sozialversicherung:
- Ziffer: Krankenversicherung
- Ziffer: Rentenversicherung
- Ziffer: Arbeitslosenversicherung
- Ziffer: Pflegeversicherung
Jede Ziffer zeigt die Höhe der zu entrichtenden Beiträge an. Daraus lässt sich ablesen, ob zum Beispiel der volle oder ein ermäßigter Beitrag zur Krankenversicherung abzuführen ist.
Weil sich die Ausprägungen der Ziffern je nach Art der Sozialversicherung unterscheiden, kann es bei der Erstellung des Beitragsgruppenschlüssels leicht zu Fehlern kommen.
Nicht ausgewiesene Zuschläge
Wenn ein Arbeitnehmer an Sonn- oder Feiertagen oder in der Nacht gearbeitet hat und dafür Zuschläge erhalten hat, müssen diese in der Lohnabrechnung ausgewiesen sein. Arbeitnehmer, die solche Zuschüsse erhalten, sollten überprüfen, ob diese korrekt in der Lohnabrechnung ausgewiesen sind. Das gilt auch für ihnen zustehende Bonus- und Sonderzahlungen. Auch hier haftet der Arbeitgeber für die korrekte Angabe der entsprechenden Leistungen.
Wie lassen sich Fehler in der Lohnabrechnung vermeiden?
Eine Möglichkeit, Fehler in der Lohnabrechnung zu vermeiden, sind entsprechende Prozesse im Unternehmen, die eine Prüfung der Dokumente vor dem Versand vorsehen. Das kann bei manueller Durchsicht der Lohnabrechnungen aber ein sehr aufwändiger Vorgang sein.
Gerade bei Unternehmen mit einer größeren Anzahl von Mitarbeitern ist aber der Einsatz passender Software zur Erstellung von Lohnabrechnungen unverzichtbar. Damit wird sichergestellt, dass immer die aktuellen Daten verwendet werden und dass die erstellten Lohnabrechnungen auch den formalen Anforderungen genügen.
Besonders praktisch sind Anwendungen, die Arbeitszeiten und Lohnabrechnung miteinander kombinieren. Das vermeidet Medienbrüche und minimiert das Fehlerrisiko.
