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Die digitale Personalakte: Papershift ist Ihre Lösung
Die digitale Personalakte ist ein Schlüsselinstrument für Unternehmen, die ihre HR-Prozesse digitalisieren und optimieren wollen. Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) profitieren von dieser effizienten Möglichkeit, Mitarbeiterdaten zentral zu organisieren. Mit Papershift erhalten Sie eine innovative und flexible Komplettlösung, die über klassische Ansätze hinausgeht.
Was versteht man unter einer digitalen Personalakte?
Eine digitale Personalakte ersetzt die klassische Papierakte durch eine elektronische Variante, die alle wichtigen Informationen zentral und sicher speichert. Zu den typischen Inhalten gehören:
- Persönliche Informationen (z. B. Name, Adresse, Geburtsdatum)
- Arbeitsverträge
- Dokumentation von Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, etc.)
- Nachweise zu Weiterbildungen
- Lohnabrechnungen
Durch den digitalen Ansatz reduzieren Unternehmen ihren Platzbedarf für die Aufbewahrung der Akten und sparen Zeit für Verwaltungsaufgaben. Doch was macht Papershift in diesem Kontext besonders?
Warum Papershift für digitale Personalakten?
Papershift bietet mehr als nur eine Plattform zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Es integriert zentrale HR-Funktionen in eine benutzerfreundliche Software. Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:
- Alles in einem System
Mit Papershift erhalten Sie Zeiterfassung, Dienst- und Schichtplanung sowie Abwesenheitsmanagement gebündelt in einem Tool. In Verbindung mit Papershift Pulse wird die digitale Personalakte zu einer umfassenden HR-Lösung. - Einfache Bedienung
Dank einer intuitiven Benutzeroberfläche können auch Personen ohne technische Vorkenntnisse schnell und effektiv mit der Software arbeiten. - Flexibilität und Anpassbarkeit
Papershift lässt sich individuell an die Bedürfnisse von Unternehmen anpassen – das gilt sowohl für spezielle Funktionen als auch für die Integration in bestehende Systeme. - Sicherer und ortsunabhängiger Zugriff
Alle Daten werden sicher in der Cloud gespeichert und sind jederzeit von überall aus zugänglich. Dies ist ideal für Unternehmen mit hybriden oder remote Arbeitsmodellen.
Die Papershift-Module für optimierte HR-Prozesse
- Zeiterfassung: Papershift bietet eine unkomplizierte und rechtskonforme Lösung zur digitalen Erfassung von Arbeitszeiten. Mitarbeitende können ihre Zeiten über verschiedene Endgeräte wie Smartphones, Tablets oder PCs eintragen, und die Daten werden in Echtzeit synchronisiert. Die Software erstellt automatisch Überstunden- und Pausenübersichten. Durch detaillierte Berichte behalten Verantwortliche jederzeit den Überblick über Arbeitszeiten und Ressourcenplanung.
- Dienstplanung: Papershift bietet eine intelligente Lösung, um Dienst- und Schichtpläne effizient zu erstellen. Mit automatisierten Vorschlägen können Verantwortliche schnell und einfach sicherstellen, dass alle Schichten optimal besetzt sind. Die Software berücksichtigt dabei Verfügbarkeiten, gesetzliche Regelungen und individuelle Anforderungen der Mitarbeiter. Zusätzlich ermöglicht die Plattform eine transparente Kommunikation: Mitarbeitende können ihre Dienstpläne in Echtzeit einsehen und Verfügbarkeiten oder Tauschwünsche direkt übermitteln. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für reibungslose Abläufe
- Lohnabrechnung: Papershift verknüpft Arbeitszeitdaten direkt mit der Lohnbuchhaltung. Die Software ermöglicht es, Löhne automatisiert und auf Basis der dokumentierten Arbeitszeiten zu berechnen. Dies reduziert Fehler und spart Zeit, da manuelle Berechnungen entfallen. Zusätzlich können Abzüge oder Zuschläge flexibel integriert werden. Die Plattform unterstützt dabei verschiedene Lohnmodelle und bietet eine sichere Datenübertragung an externe Buchhaltungs- oder Steuerprogramme.
- Papershift Pulse ist Ihre digitale HR-Assistenz, die nicht nur Personalakten verwaltet, sondern auch die interne Kommunikation vereinfacht. Mit Pulse lassen sich Mitarbeitergespräche dokumentieren, Zielvereinbarungen tracken und Feedbackprozesse digitalisieren. Unternehmen profitieren von einer Übersicht über die Entwicklung ihrer Teams und können gezielte Maßnahmen ergreifen. Dank der Integration mit anderen Papershift-Modulen wird Pulse zur zentralen Anlaufstelle für Ihre HR-Bedürfnisse.
- Abwesenheitsmanagement: Papershift bietet die Möglichkeit, Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit und weitere einfach zu verwalten und zu organisieren. Abläufe zur Genehmigung können flexibel festgelegt werden. Die Integration von Abwesenheitsmanagement, Zeiterfassung und Dienstplanung macht Papershift besonders fehlersicher und einfach zu bedienen. Erstellen Sie einfach per Klick einen Urlaubsplan und erzeugen Sie Abwesenheitsauswertungen in verschiedenen Formaten.
Die folgende Infografik zeigt die verschiedenen Bestandteile der digitalen Personalakte mit Papershift:
Fazit: die beste Wahl für Ihre HR-Digitalisierung
Die digitale Personalakte erleichtert nicht nur die Organisation von Mitarbeiterdaten, sondern bildet auch den Einstieg in eine moderne und effiziente Personalverwaltung. Papershift bietet Ihnen jedoch weit mehr: eine integrierte Komplettlösung, die optimal auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt ist.
Für Zeiterfassung, Dienstplanung, Lohnabrechnung und HR-Prozesse wie Onboarding, Offboarding und Recruiting gilt: Papershift spart Zeit, vereinfacht Abläufe, senkt Ihre Kosten und lässt Ihnen mehr Raum, sich auf Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden zu konzentrieren.