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Desk Sharing bringt Chancen für Unternehmen und Mitarbeiter
Desk Sharing oder das Teilen des Schreibtischs mit Kollegen ist eine Form der Arbeitsplatzgestaltung, die im Zusammenhang mit hybriden Arbeitsmodellen immer beliebter wird.
Zwischen dem Arbeiten von zu Hause aus, auch als Remote Work bezeichnet, und der ausschließlichen Präsenz im Büro bilden sich aktuell neue Formen der Arbeit aus, die auch gerne unter dem Begriff New Work zusammengefasst werden. In diesem Zusammenhang ist häufig auch vom hybriden Arbeiten die Rede. Im Grunde ist damit gemeint, dass die Mitarbeiter einen Teil ihrer Arbeitszeit zu Hause oder unterwegs verbringen können und nur noch an bestimmten Tagen das Büro aufsuchen.
Für Arbeitgeber bringt das den Vorteil, dass sie weniger Fläche benötigen. Denn wenn nur ein Teil der Mitarbeiter anwesend ist, dann werden entsprechend weniger Arbeitsplätze in Anspruch genommen.
Desk Sharing: kein fester Arbeitsplatz mehr
Mit dieser Entwicklung entfällt für die Arbeitgeber außerdem die Notwendigkeit, ihren Mitarbeitern einen festen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Stattdessen werden Modelle der Arbeitsplatzgestaltung wie das Desk Sharing bzw. das Teilen der Schreibtische angewandt. Statt eines persönlichen und immer gleichen Arbeitsplatzes suchen sich die Mitarbeiter an jedem Bürotag eine freie Sitzgelegenheit, die sich bei jedem Besuch im Büro ändern kann. Für die Auswahl des Arbeitsplatzes im Büro sind verschiedene Ansätze möglich: Ein First Come First Serve-Ansatz mit der besten Auswahl für die zuerst eintreffenden Kollegen oder eine Buchung per Tool wie zum Beispiel mithilfe einer App.
Interessen der Arbeitnehmer auch bei Desk Sharing beachten
Zwar gibt es keinen Anspruch der Mitarbeiter auf einen eigenen Arbeitsplatz, doch müssen deren Interessen auch beim Desk Sharing-Modell gewahrt bleiben. Hier ist zum Beispiel Paragraph 3 Abs. 1 Satz 1 der Arbeitsstättenverordnung zu beachten. Arbeitsstätten sind demnach so einzurichten, dass Gesundheitsgefährdungen nach Möglichkeit vermieden werden. Auch ist für eine ausreichende Hygiene zu sorgen, was insbesondere beim ständigen Wechsel der Mitarbeiter je Schreibtisch und vor dem Hintergrund von Corona von Bedeutung ist.
- Arbeitspläne erstellen
- Arbeitsschritte im Blick behalten
- Mitarbeiter in die Planung integrieren
- Arbeitsplan automatisch befüllen
Vorteile des Desk Sharings
Aus Sicht der Unternehmen und auch der Mitarbeiter kann das Desk Sharing-Modell verschiedene Vorteile erbringen. Hier ist zunächst die einzusparende Fläche zu nennen. Miete und Unterhalt der Bürofläche machen einen Anteil von etwa 20 Prozent an den Betriebskosten aus. Kann ein Unternehmen seine Bürofläche durch Desk Sharing um die Hälfte reduzieren, so ergibt sich daraus ein Einsparungspotential an Betriebskosten von 10 Prozent.
Aus Sicht der Mitarbeiter kann ein sich ständig wechselnder Arbeitsort zu mehr Kreativität führen. Die Mitarbeiter kommen stetig mit neuen Kollegen in Kontakt, was zur Bildung neuer Netzwerke beitragen kann. Auch kann ein starres Denken in Abteilungen und Hierarchien aufgelöst werden, wenn es regelmäßig zu neuen Kontakten kommt. Insgesamt kann ein solcher Ansatz zu einer gesteigerten Motivation der Mitarbeiter und zu einer größeren Produktivität führen. Davon profitiert auch das Unternehmen.
Und auch gesamtgesellschaftlich sind positive Effekte möglich. Weil weniger Energie für das Beheizen von Bürofläche benötigt wird und die Mitarbeiter seltener an ihren Arbeitsplatz pendeln müssen, sinken die Emissionen, was mehr Nachhaltigkeit ermöglicht.
Nachteile des Desk Sharings
Desk Sharing ist nicht für alle Mitarbeiter geeignet. So gibt es Rollen und Funktionen, für die ein konstanter Arbeitsplatz wichtig ist – etwa dann, wenn viele Dokumente an einem Ort zu verwahren sind oder Vertraulichkeit gewahrt bleiben muss.
Zudem fehlt den Mitarbeitern ein gewohntes Umfeld mit persönlichen Gegenständen wie zum Beispiel Familienfotos oder Pflanzen. Dies lässt sich nur mit einem festen Arbeitsplatz realisieren.
Nicht jeder Mitarbeiter ist zudem bereit oder empfindet es als Bereicherung, sich jedes Mal einen neuen Arbeitsplatz mit neuen Sitznachbarn suchen zu müssen. Für manche Kollegen ist ein stabiles Umfeld wichtig, damit sie ihre Leistung erbringen können.
Hinzu kommt der zeitliche Aufwand für das Suchen eines Schreibtischs und dessen Vorbereitung. Diese Zeit muss von der verfügbaren Arbeitszeit abgezogen werden.
Desk Sharing einführen
Weil sich die Situation je nach Unternehmen, Abteilung und der betroffenen Mitarbeiter im Hinblick auf das Desk Sharing mehr oder weniger eignen kann, ist bei der Einführung des Modells Behutsamkeit gefragt. Vor einem unternehmensweiten Einsatz des Modells sollten Versuche mit ausgewählten Abteilungen stattfinden, um aus den dort gesammelten Erfahrungen zu lernen.
Zudem sollten die Vorlieben und Abneigungen der Mitarbeiter einbezogen werden, um Widerstände und Unzufriedenheit zu vermeiden.
Auch die rechtlichen Rahmenbedingungen zum Beispiel im Hinblick auf Sicherheit und Hygiene am Arbeitsplatz müssen beachtet werden.
Zu klären ist außerdem, wie die Zuteilung von Arbeitsplätzen erfolgt, damit es zu Beginn nicht zu Streits zwischen den Mitarbeitern kommt. Hier bietet sich die Möglichkeit zur Buchung von Schreibtischen per App an.
Fazit
Desk Sharing kann für viele Unternehmen ein Gewinn sein. Geringere Betriebskosten, mehr Nachhaltigkeit und höhere Kreativität der Mitarbeiter, die zu mehr Produktivität führt, sind nur einige Beispiele möglicher Vorteile. Und auch die Mitarbeiter können davon profitieren, wenn sie durch den Wechsel der Arbeitsorte zusätzliche Impulse erhalten.
Allerdings ist Desk Sharing nicht für jedes Unternehmen und jeden Mitarbeiter geeignet. Daher muss die Einführung des Modells sorgfältig geplant werden.
