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Bewirtungsbelege: Das ändert sich 2023
Ab dem Jahr 2023 wird es für Bewirtungsbelege einige neue Anforderungen geben. Wer diese nicht beachtet, riskiert, dass die Ausgaben vom Finanzamt nicht anerkannt werden.
Fallen einem Unternehmen oder einem Gewerbetreibenden Ausgaben für geschäftliche Treffen in einem Lokal oder einem Café an, so können die dabei entstehenden Kosten in seiner Steuererklärung geltend gemacht werden. Das ist auch im Zusammenhang mit der Reisekostenabrechnung und in Verbindung mit Dienstreisen von Bedeutung.
Speisen, Getränke sowie andere Genussmittel sind absetzbar. Das gilt auch für das Trinkgeld, die Garderobengebühr sowie weitere direkt mit der Bewirtung zusammenhängende Kosten. 70 Prozent des Rechnungsbetrags inklusive der Umsatzsteuer können als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgesetzt werden.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Voraussetzung dafür ist jedoch ein Bewirtungsbeleg, der alle nötigen Angaben enthält und der in seiner Form den Anforderungen des Finanzamts genügt. Dabei gibt es je nach Höhe des anzusetzenden Betrags Unterschiede, was die Genauigkeit der Nachweispflicht angeht. Bis 250 Euro sind die Anforderungen ein wenig lockerer, was einem Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen zu entnehmen ist. Doch auch bei kleineren Beträgen gilt es, alle erforderlichen Angaben zu machen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass das Finanzamt die Kosten nicht anerkennt.
Folgende Angaben müssen auf einem Bewirtungsbeleg zu finden sein:
- Rechnungsbetrag inklusive Mehrwertsteuer, die Einzelbeträge der Speisen und Getränke sowie der Gesamtbetrag
- Veranstaltungsort
- Anzahl der Teilnehmer
- Zweck der Bewirtung. Hier kommt es darauf an, möglichst präzise zu sein und allgemeine Angaben wie „Informationsaustausch“ zu vermeiden
- Unterschrift des Steuerpflichtigen
- Datum
Der Bewirtungsbeleg muss maschinell durch eine Registrierkasse erstellt sein.
Bei Beträgen oberhalb von 250 Euro müssen die folgenden zusätzlichen Informationen geliefert werden:
- Name und Anschrift des Bewirteten
- Namen der Gäste des Bewirteten
- Rechnungsbetrag, der nach Steuersätzen und Mehrwertsteuerbeträgen aufgeschlüsselt ist
- Steuernummer oder Umsatzidentifikationsnummer der Gaststätte.
Änderungen für Bewirtungsbelege in 2023
Ab 2023 werden handschriftliche Quittungen als Bewirtungsbelege grundsätzlich nicht mehr anerkannt. Es gelten nur elektronisch erstellte Bewirtungsbelege.
Als weitere erforderliche Anforderung kommen Angaben zur verwendeten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) hinzu. Dabei handelt es sich um ein Sicherheitsmodul, das in elektronischen Kassensystemen zum Einsatz kommt. Es muss angegeben sein, welches elektronische Aufzeichnungssystem die Kasse verwendet. Zudem müssen auf der Rechnung die Transaktions- und die Seriennummer vorhanden sein. Auch die Zeitpunkte von Vorgangsbeginn und Vorgangsende sind auszuweisen. Es ist auch möglich, diese Angaben per QR-Code zur Verfügung zu stellen.
Sollte die technische Sicherheitseinrichtung des Kassensystems ausfallen, können die Belege dennoch vom Finanzamt akzeptiert werden. Das gilt zum Beispiel dann, wenn auf dem Bewirtungsbeleg die Transaktionsnummer fehlt.
Was passiert, wenn Angaben auf dem Bewirtungsbeleg fehlen?
Das Fehlen auch nur einer Angabe auf dem Bewirtungsbeleg führt zukünftig dazu, dass das Finanzamt diesen ablehnt. Wichtig ist es daher, unmittelbar nach der Bewirtung den Beleg anzufordern und ihn genauestens zu prüfen.
Zu einer Ablehnung kann es unter anderem aus den folgenden Gründen kommen:
- Fehlende oder unvollständige Angaben: Siehe die Liste der erforderlichen Angaben oben
- Ungenauer Bewirtungsgrund: dabei möglichst präzise den Anlass der Bewirtung nennen
- Überhöhte Kosten: Dabei darf nicht vergessen werden, dass das Finanzamt die angegebenen Kosten auf Plausibilität prüft. Daher immer darauf achten, dass die Kosten des Geschäftsessens im angemessenen Rahmen bleiben.
Bewirtungsbelege können übrigens seit dem 30. Juni 2021 in digitaler Form eingereicht werden. Die digitalen Belege müssen innerhalb eines Monats nach dem Geschäftsessen erstellt werden.
Es gibt verschiedene zulässige Verfahren zur Digitalisierung. So kann ein Beleg zum Beispiel mit dem Smartphone abfotografiert oder direkt digital erstellt werden. Notwendig dabei ist die Verwendung einer E-Signatur für die digitalen Belege.
Das Verwenden digitaler Bewirtungsbelege bietet verschiedene Vorteile wie zum Beispiel das Einsparen von Ressourcen wie Papier. Zudem ist die Verwaltung der Dokumente einfacher. Hinzukommt die Möglichkeit der automatisierten Verarbeitung digitaler Dokumente. So gibt es bei digitalen Belegen die Möglichkeit, digitale Schnittstellen wie zum Beispiel der Finanzbehörden zu verwenden.
Ausnahmen bestehen für Bewirtungsbelege im Ausland. Findet die Bewirtung in einem Land statt, in dem es keine Verpflichtung zur Herausgabe von elektronisch erzeugten Belegen gibt, akzeptiert das Finanzamt auch einen handschriftlichen Beleg.
Fazit
Die Prüfung von Bewirtungsbelegen durch die Finanzämter wird im Jahr 2023 strenger. Unternehmen und Gewerbetreibende, die Bewirtungskosten geltend machen möchten, sollten daher ihre Belege zukünftig besonders genau prüfen. Sie sollten kontrollieren, ob die notwendige Form gewahrt und alle Pflichtangaben vorhanden sind.
