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Automatische Zeiterfassung: welche Möglichkeiten es gibt

Automatisierung in der Zeiterfassung hilft dabei, Fehler zu vermeiden und wertvolle Arbeitszeit zu sparen. Unternehmen profitieren außerdem von aktuellen Daten und einer zuverlässigen Grundlage für die Aufgabenplanung.

Warum ist automatische Zeiterfassung wichtig?

Beim Einsatz der gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeiterfassung in Unternehmen sind verschiedene Kriterien zu beachten:

• Die Zeiterfassung muss schnell geschehen, damit sie effizient ist.
• Fehler müssen vermieden werden.
• Der Abgleich der erfassten Zeiten mit anderen Systemen muss sicher und zuverlässig funktionieren.
• Regeln und Rahmenbedingungen müssen überprüfbar eingehalten werden.

All das lässt sich mittels Automatisierung in der Zeiterfassung erreichen. Durch die Bereitstellung passender Tools lässt sich die Erfassung der Arbeitszeiten problemlos in die Abläufe der Mitarbeiter und der HR integrieren, während der Datenaustausch mit anderen Systemen wie zum Beispiel mit der Dienstplanung und dem Abwesenheitsmanagement für stets aktuelle Daten sorgt.

Eine automatische Zeiterfassung lässt sich auf verschiedenen Ebenen realisieren. Die Implementierungen reichen von der Interaktion mit dem Mitarbeiter über das Anwenden automatischer Regeln bis hin zur Auswertung der Daten.

Zeiterfassung per Dienstplan

Unternehmen, die ihre Arbeit auf Grundlage von Dienstplänen organisieren, können diese mit der Zeiterfassung koppeln und auf diese Weise die Arbeitszeiten automatisch registrieren. Wenn die Dienstpläne die bestehenden Verfügbarkeiten der Mitarbeiter sowie Urlaube und andere Arbeitszeiten berücksichtigen, ergibt sich daraus ein zuverlässiges und fehlersicheres System. Umgekehrt können die erfassten Arbeitszeiten beim Erstellen neuer Dienstpläne berücksichtigt werden. So lässt sich gewährleisten, dass die Mitarbeiter ihre zulässigen Höchstarbeitszeiten einhalten.

Systeme wie Papershift bieten die Kombination aus Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Dienstplan und schaffen für Unternehmen damit enorme Effizienzpotentiale.

GPS-Zeiterfassung

Ein weiteres Anwendungsgebiet für die automatische Zeiterfassung sind Geo-Fencing und GPS-Tracking. Beim Geo-Fencing wird ein zulässiger Arbeitsbereich festgelegt, innerhalb dessen die Arbeit zu erledigen ist. Nur bei einem Aufenthalt in diesem Bereich kann Arbeitsleistung erbracht und Arbeitszeit erfasst werden. Das ist zum Beispiel für Mitarbeiter auf einer Baustelle oder in einem bestimmten Bereich eines Unternehmensgeländes anwendbar.

Bei der automatischen Zeiterfassung mit GPS-Tracking wird der Aufenthaltsort des Mitarbeiters zusammen mit der Arbeitszeit erfasst und dokumentiert.

Automatische Zeiterfassung am PC oder am Smartphone

Wer kennt das nicht? Man sitzt vor dem Rechner und erledigt verschiedene kleinere Aufgaben kurz hintereinander. Da kann es schon mal schwer fallen, alle Tätigkeiten und die dafür benötigten Zeiten zu dokumentieren. Sogenannte Tracker erkennen, mit welchen Programmen man über den Tag hinweg gearbeitet hat und erstellen am Ende des Tages eine Auswertung, die man als Grundlage für die Arbeitszeiterfassung verwenden kann.

Regeln für die Zeiterfassung automatisch anwenden

Mithilfe automatischer Zeiterfassung lassen sich Arbeitszeitregeln anwenden und kontrollieren. Dazu gehört zum Beispiel das automatische Ausstempeln eines Mitarbeiters, wenn dieser vergessen hat, das Ende seiner Arbeitszeit zu dokumentieren. Auch das Überschreiten von Höchstarbeitszeiten oder das Einhalten von Pausen- und Ruhezeiten können auf diese Weise erreicht werden. Unternehmen können damit sicherstellen, dass sie den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes entsprechen.

Zeiterfassung per KI

Über die reine Automatisierung hinaus geht der Einsatz von KI in der Zeiterfassung. Hier geht es vor allem um die Auswertung und die Analyse. Unternehmen können zum Beispiel Muster in der Verteilung der Arbeitszeiten erkennen und daraus ableiten, in welchen Zeiten besonders produktiv gearbeitet wurde. Diese Erkenntnisse können dann genutzt werden, um die Verteilung der Aufgaben auf die Mitarbeiter zu steuern und zu optimieren.

Dabei sind allerdings die Regeln des Datenschutzes zu beachten. So dürfen bestimmte personenbezogene Daten wie zum Beispiel zu krankheitsbedingten Abwesenheiten von Mitarbeitern nicht oder nur unter bestimmten Voraussetzungen verwendet werden.

Bewertung

Die automatische Arbeitszeiterfassung bietet Unternehmen ein enormes Potential für mehr Effizienz und erleichtert gleichzeitig den Mitarbeitern den Arbeitsalltag. Die Vermeidung von Fehlern und von mehrfacher Dateneingabe sowie die ständige Verfügbarkeit aktueller Daten helfen dabei, bestehende Prozesse zu optimieren und einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten, bei dem gleichzeitig die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit eingehalten werden.