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Arbeitszeiterfassung in der Pflege
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung betrifft auch Jobs in der Pflege. Kann die Arbeitszeiterfassung eine Antwort auf bestehende Probleme wie eine hohe Arbeitsbelastung, Überstunden und Fachkräftemangel sein?
Von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist auch die Pflegebranche betroffen. Hier treffen die gesetzlichen Anforderungen auf ein heterogenes Tätigkeitsfeld, denn die Arbeitsbedingungen in der Pflege können sehr vielfältig sein. Es gibt jedoch flexible Lösungen, die diesen Herausforderungen gerecht werden.
- Arbeitszeiten erfassen
- Dokumentationspflicht einhalten
- Arbeitszeitkonten digital verwalten
- Zeiten auswerten und exportieren
Wie muss die Arbeitszeiterfassung in der Pflege erfolgen?
Im derzeitigen Gesetzentwurf für die Anpassung des Arbeitszeitgesetzes ist vorgesehen, dass die Arbeitszeiterfassung täglich und in elektronischer Form erfolgen muss. Das bedeutet zum Beispiel, dass per Hand ausgefüllt Stundenzettel nicht mehr zulässig sind. Ausnahmen sind lediglich für tarifgebundene Unternehmen sowie Kleinunternehmen bis zu zehn Mitarbeiter vorgesehen.
Zu erfassen sind jeweils der Anfang, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die erfassten Arbeitszeiten müssen über einen Zeitraum von zwei Jahren aufbewahrt werden.
Den Stein ins Rollen gebracht hatte ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022. Darin wurde festgelegt, dass Unternehmen in Deutschland grundsätzlich zur Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter verpflichtet sind. Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs, das den Ausschlag zur Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts gegeben hatte, muss die Arbeitszeiterfassung außerdem objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Das bedeutet, die Arbeitszeiten müssen so erfasst werden, dass sie frei von Zweifel und gegen Manipulationen geschützt sind. Mitarbeiter müssen außerdem Zugriff auf ihre erfassten Arbeitszeiten erhalten.
Ab wann gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in der Pflege?
Auch wenn die entsprechende Gesetzesänderung noch auf sich warten lässt: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits heute. Das hat das Bundesarbeitsgericht in seiner Entscheidung deutlich gemacht. Die Pflicht gilt mit wenigen Ausnahmen für alle Branchen und Unternehmen und damit auch für die Pflege.
Herausforderungen in der Pflege
In der Pflegebranche sieht man sich aktuell mit einer Vielzahl von Herausforderungen konfrontiert. Eines der größten Probleme derzeit ist der Fachkräftemangel. Laut Zahlen der Bundesagentur für Arbeit (Stand Mai 2023) waren in der Pflege im Jahresdurchschnitt 2022 rund 37.000 Stellen für Arbeitskräfte gemeldet. Die Zahl lag um fünf Prozent bzw. um 2.000 höher als im Jahr 2021.
Warum es oftmals schwierig ist, offene Stellen in der Pflege zu besetzen, zeigen die mancherorts geltenden Arbeitsbedingungen: Eine hohe Arbeitsbelastung, Nachtschichten und viele, manchmal auch unbezahlte Überstunden schrecken manche Bewerber ab. Alleine in der Altenpflege fielen im Jahr 2019 etwa 5,8 Millionen unbezahlte Überstunden an.
Wie kann die Arbeitszeit für Pflegekräfte erfasst werden?
Bei der Arbeitszeiterfassung in der Pflege ist grundsätzlich zwischen zwei Szenarien zu unterscheiden: Während ambulante Pflegedienste mobil und dezentral tätig sind, arbeiten stationäre Pflegeteams meist am selben Ort. Das wirkt sich auf die Möglichkeiten und Optionen zur Arbeitszeiterfassung aus.
Ambulante Pflegedienste
Mitarbeiter in ambulanten Pflegediensten betreuen die Menschen vor Ort, oftmals in deren Wohnungen. Damit die Arbeitszeiterfassung mobil möglich ist, werden passende Tools benötigt. Sehr gut geeignet zu diesem Zweck sind mobile Apps zur Zeiterfassung wie zum Beispiel die mobile Stempeluhr-App von Papershift. Der große Vorteil: Weil sich die App auf einem Smartphone oder Tablet nutzen lässt, ist keine zusätzliche Hardware erforderlich. Zur sicheren Identifikation können Mitarbeiter einfach ihre PIN oder ihre Unterschrift nutzen.
Stationäre Pflegeteams
Auch für die Arbeitszeiterfassung zentral arbeitender Pflegeteams gibt es die passenden Lösungen. Häufig kommen dazu zentrale Zeiterfassungsterminals zum Einsatz.
Wesentlich flexibler sind digitale Stempeluhren, die vor Ort bereitgestellt werden. Auch diese Variante der Zeiterfassung basiert auf einer App, die beispielsweise auf einem Tablet installiert ist. Dieses Tablet können die Mitarbeiter des stationären Pflegeteams zur Erfassung ihrer Arbeitszeiten nutzen. Auch diese Form der elektronischen Arbeitszeiterfassung bietet den Vorteil, dass keine Spezial-Hardware in Form von elektronischen Stechuhren angeschafft werden muss. Das senkt die Kosten und ist darüber hinaus wesentlich flexibler, weil sich die App auf dem Tablet bei Bedarf einfach aktualisieren lässt.
Verbindung von Dienstplanung und Arbeitszeiterfassung in der Pflege
Nicht nur die Arbeitszeiterfassung ist ein wichtiges Thema in der Pflege. Vor allem das Erstellen von Dienstplänen stellt Unternehmen in der Pflegebranche immer wieder vor Herausforderungen.
Daher bieten sich Werkzeuge an, mit denen sich das Erstellen von Dienstplänen und die Arbeitszeiterfassung verbinden lassen. Zu diesen Werkzeugen gehört auch der Papershift Schichtplaner. Dieser befüllt die einzelnen Schichten je nach Verfügbarkeit der Mitarbeiter und zeigt die Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter in Echtzeit an. Auf diese Weise ist zum Beispiel auf einen Blick zu erkennen, ob einzelne Mitarbeiter ihre Sollstunden überschreiten oder ob für bestimmte Schichten Mitarbeiter mit den benötigten Qualifikationen fehlen.
Wie sich Arbeitszeiterfassung und das Erstellen von Dienstplänen miteinander kombinieren, zeigt das folgende Video:
Ist Arbeitszeiterfassung die Lösung für die Probleme in der Pflege?
Mit der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung könnte sich eine Besserung in den Arbeitsbedingungen für Pflegekräfte ergeben. Das wiederum könnte Jobs in der Pflege attraktiver machen, so dass offene Stellen besser besetzt werden. Zusätzliche Mitarbeiter würden dann für Entlastung des vorhandenen Personals sorgen.
Wenn Arbeitszeiten täglich und nachvollziehbar erfasst werden, wird die hohe Arbeitsbelastung sichtbar. Überstunden werden ebenfalls dokumentiert, so dass Mitarbeiter ihre Ansprüche nach Vergütung geltend machen können.
Letztendlich würden von der Arbeitszeiterfassung in der Pflege sowohl die Unternehmen als auch die Mitarbeiter profitieren.
