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Arbeitszeiterfassung im Homeoffice
Das Thema Homeoffice spielt spätestens seit der Pandemie eine große Rolle in der Arbeitswelt. Genau wie bei der Arbeit vor Ort müssen auch im Homeoffice die Arbeitszeiten der Mitarbeiter sorgfältig und zuverlässig erfasst werden. Was bei der Arbeitszeiterfassung im Homeoffice beachtet werden muss, warum sie wichtig ist und wie eine erfolgreiche Umsetzung aussehen kann, erfahren Sie in unserem Beitrag.
Ist die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice Pflicht?
Es macht für die Pflicht zur Zeiterfassung keinen Unterschied, ob ein Mitarbeiter seine Tätigkeit im Büro vornimmt oder sich zur Bewältigung seiner Aufgaben in den eigenen vier Wänden befindet. Gibt ein Arbeitgeber vor, dass die Arbeitszeit vollständig erfasst werden muss, so gilt diese Weisung also auch für alle Beschäftigten, die sich im Homeoffice befinden. Da diese Regelung ab Ende 2022 für alle Unternehmen gilt, überträgt sich die Pflicht auf jeden Angestellten.
Für welche Arbeitnehmer gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung im Homeoffice?
Grundsätzlich haben alle Arbeitnehmer die Pflicht, ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Von der Pflicht ausgenommen sind westdeutsche Angestellte, die jährlich mehr als 76.200 € verdienen, beziehungsweise ostdeutsche Angestellte mit einem Jahreseinkommen von über 68.400 €. Wer einen „Dienst der höheren Art“ verrichtet, also zum Beispiel Arzt, Anwalt oder Politiker ist, ist von der Aufzeichnungspflicht ebenfalls ausgenommen.
Warum ist die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice wichtig?
Seit Beginn der Pandemie erledigen immer mehr Personen, die sich in einem Angestelltenverhältnis befinden, ihre Arbeit im Homeoffice. Natürlich ist es im Sinne des Unternehmens wichtig, dass die betreffenden Arbeitnehmer ihre Arbeit auch im Homeoffice genauso sorgfältig wie im Büro erledigen. Eine regulierte Arbeitszeiterfassung schafft den Rahmen, den es braucht, um die Zuverlässigkeit aller Mitarbeiter zu sichern.
Diesberzüglich hat auch der Europäische Gerichtshof entschieden, dass die gesamte Arbeitszeit sämtlicher Mitarbeiter erfasst werden soll. Die entgültige Verpflichtung folgt voraussichtlich im letzten Quartal 2022.
Darüber hinaus schafft die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice auch einen entscheidenden Mehrwert für Mitarbeiter. Denn durch eine sorgfältige Arbeitszeitdokumentation verschwimmt die Grenze zwischen Arbeitszeit und Freizeit nicht unmittelbar und die Work-Life-Balance wird nachhaltig unterstützt.
Wie kann man die Arbeitszeit im Homeoffice erfassen?
Die Zeiterfassung im Homeoffice bringt viele Herausforderungen mit sich. Das liegt insbesondere daran, dass sich die Mitarbeiter nicht vor Ort via Stempeluhr ein- und ausstempeln können und auch die Eintragung von Arbeitsbeginn und Arbeitsende im Büro nicht möglich ist. Folgende Arten der Arbeitszeiterfassung kommen bei der Arbeit im Homeoffice infrage:
Manuelle Arbeitszeiterfassung
Bei der Telearbeit wird gehäuft auf eine manuelle Arbeitszeiterfassung gesetzt. Die Arbeitszeiten werden hier in einer Excel-Tabelle oder mit Stift auf Papier auf den klassischen Stundenzettel festgehalten und anschließend an den Arbeitgeber oder die Personalabteilung weitergeleitet. Praktisch dabei sind passende Stundenzettel-Vorlagen für Word, Excel oder als PDF.
Eine wichtige Basis dieses Konzepts ist das Vertrauen, das dem Arbeitnehmer gegenüber gebracht wird. Das Risiko für Manipulation und Täuschung ist bei der manuellen Arbeitszeiterfassung im Homeoffice nämlich besonders hoch.
Chatbots
Die Arbeitszeit lässt sich zudem mit Chatbots erfassen. Angestellte können über einen automatisierten Bot ihre Arbeitsstunden weitergeben, Urlaubsanträge senden und vieles mehr. Im Gegenzug erhalten sie über den Bot Auskunft und Feedback zu den standardisierten Themen. Die Mitarbeiter bekommen beispielsweise eine Benachrichtigung, wenn ihr eingereichter Urlaubsantrag angenommen wurde. Der Chatbot wird in der Regel mit einer HR-Software zur digitalen Zeiterfassung verknüpft, so dass durch die Technologie vor allem den Personalabteilungen viel Arbeit abgenommen werden kann.
Mittlerweile lassen sich intelligente Chatbots einsetzen, die mit der Zeit immer mehr dazulernen und auf diese Weise auch immer benutzerfreundlicher und flexibler werden.
Digitale Zeiterfassung
Bei der Option der digitalen Zeiterfassung handelt es sich um eine Möglichkeit, die Daten aller Mitarbeiter in einem Tool gebündelt zu sammeln und zu dokumentieren. Die Arbeitnehmer können sich ortsunabhängig ein- und ausstempeln sowie ihre Urlaubspläne einreichen.
Gleichermaßen können alle Beteiligten jederzeit einsehen, inwiefern die Arbeitnehmer ihr Soll erfüllt haben und welche Minus-, beziehungsweise Überstunden sie jeweils aufweisen. Die Bedienung erfolgt je nach System per Zeiterfassung App auf dem Handy oder Tablet oder per Computer-Tool. Die automatisierten Prozesse vereinfachen die gesamte Arbeitszeiterfassung des Unternehmens und ermöglichen einen übersichtlichen und zeiteffektiven Ablauf.
Wie funktioniert die digitale Zeiterfassung im Homeoffice?
Die digitale Zeiterfassung im Homeoffice unterscheidet sich aufgrund der Transparenz und des flexiblem Zugangs nicht von der digitalen Zeiterfassung für Personen, die im Büro arbeiten. So können die Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten ganz unkompliziert per App oder im Browser in das System eingeben. Die Daten werden dann automatisch in das Zeiterfassungssystem des Unternehmens aufgenommen und sind jederzeit für alle Beteiligten abrufbar.
Vorteile einer Zeiterfassungs-Software
Digitale Zeiterfassungssysteme bringen gegenüber manuellen Methoden viele Vorteile mit sich. Die wichtigsten haben wir im Folgenden erläutert.
Übersichtlichkeit
Dank einer Zeiterfassungs-Software haben Arbeitgeber und Verwaltung stets den Überblick über alle Anwesenheiten und Abwesenheiten der Belegschaft. Das ermöglicht unter anderem, frühzeitig notwendige Maßnahmen zu Vertretungen und zum Überstundenabbau zu treffen. Auch die Arbeitnehmer selbst können durch ein entsprechendes Tool Echtzeit-Daten zu ihrem aktuellen Arbeitszeitkonto erfassen. Eine Software bietet die gewünschte Übersichtlichkeit für das optimale Abwesenheitsmanagement und setzt der ineffektiven und chaotischen Zettelwirtschaft ein Ende.
Zeitersparnis
Da mithilfe einer Software viele Aufgaben automatisch ablaufen, sparen die Betriebe jede Menge Zeit. Es entstehen weder versehentliche Fehler, die manuell ausgebügelt werden müssen, noch müssen Urlaubsanträge erst aufwändig mit dem Dienstplan abgeglichen werden. Weiterhin wird die Lohnabrechnung deutlich beschleunigt, da jederzeit eine einfache Arbeitszeitdokumentation möglich ist. Auf diesem Wege haben alle Verantwortlichen mehr Zeit für relevantere Aufgaben.
Einhaltung der Gesetze zur Zeiterfassung
Die Zeiterfassung ist in Deutschland an viele Regelungen des Arbeitsrechts gebunden, was gerade bei größeren Unternehmen eine echte Herausforderung bei der manuellen Planung bedeuten kann. Moderne Programme kennen alle aktuelle Gesetze und garantieren somit die Einhaltung. Natürlich sind auch alle geltenden Vorgaben zum Datenschutz im System integriert.
Schränkt die Arbeitszeiterfassung die Flexibilität der Arbeit im Home-Office ein?
Die Zeiterfassung im Home-Office bedeutet hinsichtlich der Flexibilität keinerlei Nachteile für die Arbeitnehmer. Ganz im Gegenteil, die Mitarbeiter können ihre Zeit gegebenenfalls sogar flexibler einteilen als sonst. So eignet sich unter anderem das Arbeitszeitmodell der Gleitzeit in hohem Maße für die Arbeit im Homeoffice.
Um die Produktivität hochzuhalten, empfiehlt es sich jedoch für Arbeitgeber, gewisse Zeiträume für den Beginn der Arbeitszeit festzulegen und beispielsweise feste Zeiten zur Erreichbarkeit zu bestimmen. Auf diese Weise gelingt es auch den Arbeitnehmern besser, Arbeits- und Privatleben voneinander zu trennen und in der Balance zu halten.
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Rechtlicher Rahmen der Arbeitszeiterfassung im Homeoffice
Im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof entschieden, dass Unternehmen dazu verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter vollständig und zuverlässig zu dokumentieren. Die festgelegten Regelungen gelten nicht nur für Mitarbeiter, die vor Ort arbeiten, sondern auch für alle Arbeitnehmer, die ihrer Arbeit im Homeoffice nachgehen. Umgesetzt wurde der Beschluss bisher noch nicht, allerdings gibt es Pläne, die Verpflichtung ab dem 4. Quartal 2022 durchzuführen.
Wie genau muss die Arbeitszeit erfasst werden?
Spätestens, wenn die Arbeitszeiterfassungspflicht im 4. Quartal 2022 eingeführt wird, kommt kein Unternehmen mehr um eine Umsetzung einer modernen Zeiterfassung herum. Diese Punkte müssen dann von jedem Mitarbeiter gründlich erfasst werden:
- Beginn des Arbeitstages
- Ende des Arbeitstages
- gesamte Dauer der Arbeitszeit am Tag
- Ruhezeiten
Wie ein Betrieb die gesetzliche Verpflichtung in die Tat umsetzt, ist ihm selbst überlassen. Gerade die Telearbeit kann die Dokumentation der Arbeitszeit erschweren, da sich eine digitale Kommunikation schwieriger gestalten kann als ein persönliche. Daher eignet sich für Unternehmen mit Homeoffice-Angestellten insbesondere eine übergreifende und transparente Lösung zur Arbeitszeiterfassung, die sich am ehesten mit einem digitalen Tool realisieren lässt.
Sind Überstunden im Homeoffice erlaubt?
Im Homeoffice gilt das gleiche Arbeitszeitgesetz wie bei der Arbeit in Büros. Insofern dürfen Arbeitnehmer maximal acht Stunden pro Tag arbeiten, Pausenzeiten nicht mit eingerechnet. Ist besonders viel zu tun, kann die Arbeitszeit auf zehn Stunden pro Arbeitstag verlängert werden. Diese Ausnahme setzt jedoch voraus, dass die geleisteten Überstunden innerhalb von sechs Monaten ausgeglichen werden.
Welche Regeln gelten für Pausen und Ruhezeiten?
Das Arbeitszeitgesetz gibt zum Zweck des Arbeitsschutzes für die Pausen und Ruhezeiten der Mitarbeiter genaue Regeln vor. Diese gelten sowohl für die Arbeit im Büro als auch für die Arbeit von zu Hause.
Übersteigt die Arbeitszeit eine Dauer von sechs Stunden, gilt eine minimale Pausenzeit von 30 Minuten. Ist der Arbeitstag länger als neun Stunden, erweitert sich die Pausenzeit auf 45 Minuten.
Die Regelungen für die gesetzlichen Ruhezeiten bestimmen, dass zwischen dem Arbeitsende und dem Arbeitsbeginn mindestens elf Stunden liegen müssen. Wird diese Zeitspanne an einem Tag unterschritten, muss die Ruhezeit an einem anderen Tag in den folgenden vier Wochen mindestens zwölf Stunden betragen.
Kann der Arbeitgeber Homeoffice im Ausland verbieten?
Gerade für Pendler, die an Grenzen leben, kann sich die Arbeit aus dem Homeoffice im Ausland als besonders komfortabel herausstellen. Die Corona Pandemie hat diesen Wunsch der betreffenden Arbeitnehmer noch intensiviert.
Die rechtliche Lage ist diesbezüglich jedoch etwas schwierig. Grundsätzlich besteht nämlich kein Anspruch auf die Arbeit im ausländischen Homeoffice. Ist der Arbeitgeber jedoch einverstanden, steht dem Tätigwerden aus dem EU-Ausland meist nichts im Wege. In jedem Fall muss der Arbeitgeber informiert werden.
Dauert das Homeoffice aus dem EU-Ausland länger als drei Monate, ist der Arbeitgeber zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen an den entsprechenden Staat verpflichtet. An diesem Punkt entscheidet sich der Beschäftigende dann oft gegen eine Genehmigung. Außerhalb der EU kommt es verstärkt auf das jeweilige Versicherungs- und Steuerrecht des Landes an, mit welchem Aufwand eine sogenannte Workation möglich gemacht werden kann.
