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Aktuelles Urteil: Arbeitszeiterfassung ist schon ohne gesetzliche Änderung Pflicht
Ein aktuelles Urteil des Hamburger Verwaltungsgerichts bestätigt, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits heute gilt. Unternehmen sollten also nicht erst auf eine gesetzliche Änderung warten.
Noch immer besteht bei vielen Unternehmen in Deutschland Unsicherheit darüber, ob es bereits heute die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gibt. Zwar hatte das Bundesarbeitsgericht schon im Jahr 2022 festgestellt, dass eine solche Verpflichtung besteht, doch hat es die amtierende Bundesregierung bis heute nicht geschafft, die gesetzlichen Regelungen zu überarbeiten und konkrete Anforderungen zu definieren. Alles, was es bisher dazu gibt, ist ein Referentenentwurf aus dem Jahr 2023. Die Bundesregierung räumte zuletzt ein, keinen konkreten Zeitplan für die Umsetzung der gesetzlichen Änderungen zu haben.
So verwundert es nicht, dass die Erfassung der Arbeitszeiten je nach Unternehmen noch immer unterschiedlich gehandhabt wird. Allerdings zeigt ein aktuelles Urteil des Verwaltungsgerichts Hamburg (AZ 15 K 964/24), dass Arbeitszeiterfassung auch ohne eine gesetzliche Neuregelung verpflichtend ist. Geklagt hatte ein Hamburger Unternehmen für Outdoor-Artikel. Nach einer anonymen Beschwerde nahm die Behörde für Justiz und Verbraucherschutz in Hamburg eine nicht angekündigte Betriebsbesichtigung am Hamburger Standort des Unternehmens vor. In der Beschwerde wurde angeführt, dass in der Verwaltung des Unternehmens im Bereich “Einkauf” regelmäßig an Sonntagen gearbeitet werde und dass es zu Verstößen bei der täglichen Arbeitszeit komme.
Im Zuge der Betriebsbesichtigung gab rund ein Drittel der befragten Personen an, in Vertrauensarbeitszeit tätig zu sein und dabei ihre Arbeitszeit nicht zu erfassen. Nach Angaben des Unternehmens seien die Beschäftigten bis zur Teamleiterebene in verschiedenen Arbeitszeitmodellen tätig und arbeiten maximal 40 Stunden pro Woche. Diese Obergrenze gelte auch für Teamleiter und Abteilungsleiter. Dabei würden die Mitarbeiter bis zur Ebene der Teamleiter ihre Arbeitszeiten täglich erfassen. Einen Dienstplan gebe es nicht.
Die zuständige Aufsichtsbehörde verlangte vom Unternehmen die Bereitstellung der Arbeitszeitaufzeichnungen für den Zeitraum März bis September 2023 sowie die Zusicherung, dass die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten der Beschäftigten nachvollziehbar aufgezeichnet werden. Dabei müssten mindestens der tägliche Arbeitsbeginn, das Arbeitsende sowie die Dauer der täglichen Arbeitszeit erkennbar sein. In diesem Zusammenhang verwies die Behörde auf die genannte Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022.
Gegen diesen Bescheid reichte das Unternehmen Klage beim Verwaltungsgericht Hamburg ein. Diese Klage wurde in weiten Teilen abgewiesen. Das Unternehmen hatte eingeräumt, für den fraglichen Zeitraum über keine Arbeitszeitaufzeichnungen zu verfügen. Insofern war eine Bereitstellung der von der Behörde geforderten Aufzeichnungen nicht möglich.
Zuständige Behörde darf dokumentierte Arbeitszeiten einfordern
Das Gericht bekräftigte dagegen in seiner Entscheidung, dass die Aufforderung zur Bereitstellung der Arbeitszeitaufzeichnungen gemäß § 17 Abs. 4 Arbeitszeitgesetz rechtmäßig sei. Diese Vorschrift ermöglicht es der zuständigen Aufsichtsbehörde, entsprechende Auskünfte zu verlangen. Dabei sei laut Gericht die entsprechende Vorschrift nicht auf bestimmte Branchen beschränkt.
Wichtig ist die Feststellung durch das Gericht, dass die Forderung der Behörde nach zukünftiger Arbeitszeiterfassung durch das Unternehmen ebenfalls berechtigt ist. Grundlage ist hier aber nicht das Arbeitszeitgesetz, sondern § 22 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes. Sie ermöglicht es der zuständigen Behörde im Einzelfall, bestimmte Maßnahmen durch Arbeitgeber und verantwortliche Personen oder Beschäftigte anzuordnen, die sich aus dem Arbeitsschutzgesetz und den darauf basierenden Rechtsverordnungen ergeben.
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz – dafür sind keine Gesetzesänderungen nötig
Das Gericht beschied dem Unternehmen, gegen seine Dokumentationspflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes verstoßen zu haben. Demnach sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit zu erfassen. Zudem sind auch die Überstunden zu erfassen.
Das Gericht betont ausdrücklich, dass die sich aus dem Arbeitsschutzgesetz ergebende Dokumentationspflicht keiner weiteren gesetzlichen Umsetzung durch den Gesetzgeber bedürfe. Eine Konkretisierung sei nicht notwendig. Es komme auch nicht darauf an, wie die rechtlichen Beziehungen zwischen dem Unternehmen und seinen Beschäftigten – etwa durch bestehende oder noch zu treffende Betriebsvereinbarungen – im Einzelnen ausgestaltet seien.
Die von der Behörde angeordnete Erfassung der Arbeitszeiten diene dazu, die Einhaltung der gesetzlichen Höchstarbeitszeiten sicherzustellen und damit den Gesundheitsschutz der Beschäftigten zu gewährleisten. Dabei bleibe dem Unternehmen allerdings ein gewisser Gestaltungsspielraum bei der Erfassung der Arbeitszeiten.
Unternehmen sollten mit der Arbeitszeiterfassung nicht warten
Die Entscheidung des Hamburger Verwaltungsgerichts zeigt erneut, dass Unternehmen in Deutschland bereits heute zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet sind und nicht auf eine gesetzliche Konkretisierung warten sollten. Ob sie dabei auf manuelle Methoden wie zum Beispiel Stundenzettel oder Excel-Sheets setzen oder moderne, digitale Zeiterfassungssysteme nutzen möchten, können die Unternehmen selbst entscheiden.
Für elektronische Zeiterfassung sprechen mehrere Argumente: Erstens ist davon auszugehen, dass bei einer gesetzlichen Konkretisierung zumindest für einen großen Teil der Unternehmen diese Variante vorgeschrieben wird. Zweitens entsprechen solche Systeme den Vorgaben, die der Europäische Gerichtshof (EuGH) in seinem Urteil von 2019 an Zeiterfassungssysteme getroffen hat: Diese müssen objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Und drittens bieten moderne Zeiterfassungssysteme wie Papershift ein großes Potential zur Kostensenkung, weil sich mit ihnen verschiedene Aufgaben wie Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement verbinden lassen.
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