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Abwesenheitsnotiz schreiben
Zu einem gelungenen Abwesenheitsmanagment gehört auch das Verfassen und Einstellen der Abwesenheitsnotiz in einem Unternehmen. In diesem Blogbeitrag erhalten Sie alle wichtigen Tipps und Hinweise zum Erstellen der perfekten Abwesenheitsbenachrichtigung. Außerdem erfahren Sie in diesem Ratgeber, warum und in welchen Situationen Sie Abwesenheitsnotiz schreiben sollten.
Was ist eine Abwesenheitsnotiz?
Bei einer Abwesenheitsnotiz handelt es sich um eine kurze Nachricht, die bei Eingang von E-Mails automatisch an den Adressaten zurückgeschickt wird. Diese Funktion wird meist dafür verwendet, interne und externe Mitarbeiter, Geschäftspartner sowie Kunden von einer temporären Abwesenheit aufgrund von Krankheit oder Urlaub zu unterrichten. Der Empfänger erhält auf diese Weise Informationen zum zeitlichen Rahmen der Abwesenheit. Zusätzlich ist es üblich, in einer Abwesenheitsnotiz zu kommunizieren, an wen sich während der Abwesenheit stattdessen gewendet werden soll.
Wann ist eine Abwesenheitsnotiz notwendig?
Wie ein Unternehmen mit Abwesenheiten umgeht, entscheidet der Arbeitgeber oder der Betriebsrat. In vielen Firmen ist die Verwendung von Abwesenheitsnotizen bei längeren Fehltagen jedoch verpflichtend. Aus diesem Grund ist das E-Mail-Programm der Firma oft mit einem entsprechenden Abwesenheitsassistenten ausgestattet, der die Funktion der automatischen Antwort ermöglicht.
Erhöhte Relevanz für eine Abwesenheitsnotiz
Besonders wichtig ist eine Abwesenheitsnotiz in Jobs, in denen vermehrt externe Kommunikation stattfindet. Kommuniziert ein Mitarbeiter in seinem Arbeitsalltag häufig mit Kunden oder Geschäftspartnern per Mail, müssen diese selbstverständlich von der Abwesenheit in Kenntnis gesetzt werden. Tauscht sich ein Mitarbeiter allerdings hauptsächlich mit den Kollegen aus der eigenen Abteilung per E-Mail aus und bekommt Newsletter zugestellt, ist die Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz unter Umständen nicht sinnvoll.
Abwesenheitsnotizen kommen bei sämtlichen Gründen, die zu einer Abwesenheit führen können, infrage. Also sowohl bei Krankheit und Erholungsurlaub, als auch unter anderem bei Dienstreisen, betrieblichen Weiterbildungen, Elternzeit oder Mutterschutz.
Warum ist die Abwesenheitsnotiz so wichtig?
Abwesenheitsnotizen erfüllen mehrere Aufgaben und gehören daher für die meisten Unternehmen zum Standard.
Die Inhalte einer Abwesenheitsnachricht geben den Kunden oder Geschäftspartnern die Möglichkeit, den Grund für die fehlender Reaktion auf die versendete Mail zu erfahren. Wird ein Vertreter oder eine Vertreterin für den abwesenden Kollegen oder die abwesende Kollegin eingesetzt, kann im Zuge der Abwesenheitsnotiz diese Information zusammen mit den benötigten Kontaktdaten zudem direkt übermittelt werden.
Abwesenheitsassistenten sind daher ein äußerst praktisches Feature, das von Unternehmen zur Optimierung der Arbeitsabläufe und zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit unbedingt genutzt werden sollte. Eine fehlende oder schlecht verfasste Abwesenheitsnotiz vermittelt hingegen den Eindruck von Desinteresse, Nachlässigkeit und fehlender Professionalität.
Des Weiteren gehören Abwesenheitsnotizen auch allgemein zum guten Ton und stärken den zuverlässigen Charakter, den professionellen Eindruck und das Standing eines Unternehmens.
Was sollte in einer Abwesenheitsnotiz stehen?
Es gibt keine genauen Vorgaben darüber, was in eine Abwesenheitsnachricht gehört und wie sie formuliert werden sollte. Folgende Informationen dürfen in keiner guten Abwesenheitsnachricht fehlen:
Ein aussagekräftiger Betreff
Bereits der Betreff sollte dem Empfänger mitteilen, dass es sich bei der E-Mail um eine Abwesenheitsnotiz handelt. Möglich ist zum Beispiel ein Titel wie „Abwesenheitsnachricht“ oder in Englisch „Out of office message“.
Die passende Anrede
Wie die Anrede idealerweise formuliert werden sollte, richtet sich danach, an wen sich die E-Mail-Antwort richtet. Erhalten interne Mitarbeiter die Notiz, funktionieren lockere Anreden wie „Hallo“ oder „Liebe Kolleginnen und Kollegen“ meist gut. Für Externe sollten hingegen eher recht förmliche und neutrale Anreden verwenden werden. „Sehr geehrte Damen und Herren“ ist die wohl unverfänglichste und beste Variante in diesem Fall.
Der angemessene Dank
Eine Danksagung gehört in jede klassische Abwesenheitsnachricht und folgt meist direkt auf die Anrede. „Vielen Dank für Ihre Nachricht“ oder eine ähnliche Formulierung ist höflich und vermittelt dem Adressaten Wertschätzung.
Genauer Zeitraum der Abwesenheit
Dem Empfänger einer Abwesenheitsnotiz interessiert am meisten, wie lang die Abwesenheit andauert und wann der Mitarbeiter wieder zu erreichen ist. Eine präzise Angabe ist hier sehr wichtig, damit es zu keinen Missverständnissen kommt. Gründe für die Abwesenheiten müssen nicht genannt werden und sollten schon für den Datenschutz ausgelassen werden.
Der Hinweis zur Weiterleitung
Falls eine Weiterleitung an einen Kollegen eingerichtet ist, sollte der Empfänger der E-Mail in der Abwesenheitsnotiz davon erfahren. Falls nicht, sollte dies auch mit „Ihre Mail wird nicht weitergeleitet“ oder einem ähnlichen Satz kommuniziert werden. Ohne Weiterleitungsfunktion ist dem Absender jedoch ebenfalls eine alternative Handlungsoption aufzuzeigen. So kann die E-Mail beispielsweise den Hinweise enthalten, sich bei dringenden Fällen an die Zentrale zu wenden.
Schlussformel und Signatur
In jede E-Mail gehört eine geeignete Schlussformel. Auch Name und/oder Signatur des abwesenden Mitarbeiters sollten am Ende der Mail vorkommen.
Die richtige Sprache sprechen: Der internationale Aspekt
Besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass sich auch internationale Kunden oder Kollegen per E-Mail melden, dürfen mehrere Sprachvarianten der Abwesenheitsnotiz nicht vergessen werden. Zumindest sollte in diesem Fall eine englische Version der Notiz eingespeist werden.
- Urlaube und Abwesenheiten verwalten
- Urlaubsanträge genehmigen
- Überschneidungen im Blick behalten
- Urlaubssperren anlegen
Wie schreibt man eine Abwesenheitsnotiz?
Die letzte Zeit vor einer Abwesenheit kann viel Stress bedeuten. Das Schreiben und Einbinden einer Abwesenheitsnotiz darf trotzdem nicht vergessen oder übergangen werden. Idealerweise wird die Notiz bereits einige Tage oder Wochen vor der geplanten Abwesenheit formuliert und später nur noch aktiviert, um stressbedingte Flüchtigkeitsfehler in der E-Mail zu vermeiden. In den folgenden Abschnitten finden Sie Vorlagen für gelungene Abwesenheitsnotizen sowie eine Aufzählung typischer Fehler, die Sie beim Erstellen möglichst unterlassen sollten.
Beispiele für eine gelungene E-Mail-Antwort
Um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie eine gute Abwesenheitsnotiz aussehen kann, haben wir Beispielformulierungen mit Platzhaltern für Sie vorbereitet:
Abwesenheitsnotiz mit Weiterleitung:
Betreff: Abwesenheitsnachricht
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ich bin erst wieder ab dem TT.MM.JJJJ im Büro und kann Ihre Nachricht bis dahin nicht beantworten. Ihre E-Mail wird an KOLLEGE/KOLLEGIN weitergeleitet, der/die sich zeitnah bei Ihnen melden wird. Für Notfälle haben Sie die Möglichkeit, sich unter TELEFONNUMMER an die Zentrale zu wenden.
Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
NAME/SIGNATUR
Abwesenheitsnotiz ohne Weiterleitung:
Betreff: Abwesenheitsnachricht
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Mein Büro ist erst am TT.MM.JJJJ wieder besetzt. Bis dahin kann ich Ihre Nachricht leider nicht lesen und auf Ihr Anliegen reagieren.
Melden Sie sich in dringenden Fällen bei meinem Kollegen, KOLLEGE/KOLLEGIN. Sie erreichen ihn/sie telefonisch unter TELEFONNUMMER oder per Mail unter „E-MAIL-ADRESSE“. Aus Datenschutzgründen wird Ihre Mail nicht automatisch weitergeleitet.
Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
NAME/SIGNATUR
Englische Variante:
Betreff: Out of office message
Dear Madam or Sir,
thank you for your email.
I am out of office until including TT.MM.JJJJ. In urgent cases please contact KOLLEGE/KOLLEGIN (TELEFONNUMMER, E-MAIL-ADRESSE). Otherwise, I will respond to your email as soon as possible after my return.
Thank you very much for your understanding.
Best regards
NAME/SIGNATUR
Welche Fehler schleichen sich bei der Erstellung einer Abwesenheitsnotiz ein?
Eine Abwesenheitsnotiz besteht nur aus wenigen Zeilen. Bestimmte Formulierungen und Informationen können den Empfänger jedoch verwirren oder ihn unbeabsichtigt sogar provozieren. Diese typischen Fehler gilt es beim Verfassen einer Abwesenheitsnotiz daher zu vermeiden:
- Rechtschreibfehler: Rechtschreib- oder auch Grammatikfehler vermitteln den Eindruck, dass sich der Verfasser keine Mühe bei der Erstellung gegeben hat. Der Empfänger könnte zudem ein schlechtes Bild vom gesamten Unternehmen bekommen.
- Wichtige Informationen fehlen: Abwesenheitsnotizen sollten vor allem alle relevanten Informationen zur zeitlichen Absteckung der Abwesenheit enthalten. „Ich bin für 3 Wochen im Urlaub“ ist zu ungenau, vor allem da kein Erstellungsdatum angezeigt wird. Erwähnt werden sollte explizit der Tag, an dem wieder Zugriff auf das E-Mail-Programm besteht.
- Kein Interesse zeigen: Die Formulierungen in Abwesenheitsnotizen sollten möglichst freundlich herüberkommen. Wenn sich der Empfänger abgewimmelt oder nicht ernst genommen fühlt, verliert er vielleicht das Interesse an dem Kontakt.
- Unprofessionelle Inhalte: Zu persönliche Texte mit unnötigen oder unpassend lustigen Details wirken auf den Empfänger womöglich irritierend und zunehmend unprofessionell. Es geht grundsätzlich niemanden etwas an, aus welchen Gründen der Verfasser nicht im Büro ist.
- Absender fehlt: Eine Abwesenheitsnotiz sollte stets den Namen oder die Signatur des Absenders beinhalten. Fehlt diese Information, könnte das den Empfänger der Nachricht verunsichern.
Welche Risiken gibt es bei der Erstellung einer Abwesenheitsnotiz?
Das Erstellen von Abwesenheitsnotizen ist im Zuge des Abwesenheitsmanagments eine unerlässliche Maßnahme. Dennoch ergeben sich in direkten Zusammenhang mit den automatischen E-Mails auch gefährliche Risiken, die nicht unterschätzt werden dürfen. So ergibt sich gerade für Spam-Versender und andere Cyber-Kriminelle eine ideale Möglichkeit, den Mitarbeiter während seiner Abwesenheit auszurauben, da sie die genauen Zeiträume erfahren, an dem der Mitarbeiter nicht Zuhause ist.
Daher ist es zu empfehlen, die genauen Gründe für die Abwesenheit in der E-Mail nicht zu verraten. Einige E-Mail-Programme bieten außerdem die Möglichkeit an, Abwesenheitsnotizen nur an Kontakte aus dem eigenen Adressbuch zu verschicken.
Bonus: Abwesenheitsnotiz für jede Lage
Der Inhalt einer Abwesenheitsnotiz kann sich je nach Grund für die Abwesenheit unterscheiden. Am häufigsten wird eine automatische E-Mail-Antwort bei Urlauben verwendet. Aber auch andere Umstände erfordern die Einbindung dieser Funktion.
Welche Abwesenheitsnotiz ergibt bei Krankheit Sinn?
Abwesenheiten bei Krankheit können nicht geplant werden. Allerdings gibt es die Möglichkeit, einen Kollegen oder eine Kollegin zu bitten, eine hinterlegte Abwesenheitsnotiz stellvertretend zu aktivieren. Es bieten sich hier an, eine Formulierung zu wählen, bei der das Datum für die Rückkehr in Büro offenbleibt. Es ist nicht nötig, in der Mail zu erwähnen, dass eine Krankheit für die Abwesenheit ursächlich ist, um keinen schlechten Eindruck zu vermitteln.
Was sollte eine Anwesenheitsnotiz bei Elternzeit oder Mutterschutz beinhalten?
Auch im Falle bei durch Mutterschutz oder Elternzeit bedingter Abwesenheit ist das Schreiben einer Abwesenheitsnotiz sinnvoll. Die Mail sollte insbesondere den genauen Zeitraum der Abwesenheit beinhalten. Da es sich um eine Zeit von meist mehreren Monate handelt, die der Mitarbeiter nicht im Büro ist, sind zudem noch Informationen zur eingerichteten Weiterleitung und gegebenenfalls zur Vertretung in die Mail zu integrieren. Alle relevanten Kontaktdaten (vollständiger Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) der Vertretung sind unbedingt mitzuteilen.
Benötigt man eine Abwesenheitsnotiz, wenn man das Unternehmen verlässt?
Auch bei einer Entlassung können Abwesenheitsnotizen eingerichtet werden. Sie teilen allen Empfängern der Mail das Ausscheiden aus dem Unternehmen mit und geben ihnen die Möglichkeit, sich einen anderen Kontakt der Firma für ihr Anliegen zu suchen. Eine entsprechende alternative E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer sollten also in der Notiz erwähnt werden. Emotionale Formulierungen sind zum Zwecke eines professionellen Verhaltens zu vermeiden.
Was ist bei der Vorbereitung der Abwesenheit wichtig?
Eine Abwesenheit sollte nie erst in der letzten Sekunde formuliert werden, sondern benötigt einige Vorbereitung.
So ist es unter anderem wichtig, dass bereits einige Tage vor Urlaubsantritt mit den Kollegen und Kolleginnen geklärt wird, an wen eingehende E-Mails gegebenenfalls weitergeleitet werden sollen. In vielen Fällen sollte zur weiteren Planung eine Übergabe mit dem Kollegen stattfinden, so dass dieser sinnvoll auf die E-Mails reagieren kann. Diese Vorgehensweise ist fester Bestandteil einer gelungenen Urlaubsvertretung.
Weiterhin gibt es neben der Erstellung einer Abwesenheitsnotiz noch viele andere Dinge, die es zu erledigen gilt, bevor der Urlaub beginnen kann. Häufig sind Projektabschlüsse oder weitere wichtige Tätigkeiten oben auf der To-Do-Liste, die den letzten Tag besonders stressig gestalten können. Die Abwesenheitsnotiz sollte daher bereits einige Zeit vor der geplanten Abwesenheit fertig formuliert und abgespeichert vorliegen. Ist einmal eine Version geschrieben, lässt sich diese in der Zukunft leicht abwandeln und beliebig oft wiederverwenden.
Zusätzlich zur digitalen Abwesenheitsnachricht per Mail kann auch eine manuelle Notiz in Papierform sinnvoll sein, die direkt am Arbeitsplatz (zum Beispiel auf der Tastatur oder am Monitor) positioniert wird. Die Kollegen der eigenen Firma sehen so auf den ersten Blick, dass eine Person für den angegebenen Zeitraum nicht im Büro ist und wissen so auch darüber Bescheid, ohne erst eine Mail versenden zu müssen.
Wird die Abwesenheitsnotiz erst in der letzten Sekunde eingeschaltet, in der der Arbeitsplatz verlassen wird, führt das unter Umständen zu einigen Problemen und zu Zeitnot. So können bis zu diesem Zeitpunkt E-Mails eingehen, die alle noch beantwortet werden müssen. Es empfiehlt sich daher, die Notiz schon ein paar Stunden vor dem Verlassen des Büros zu aktivieren. Zudem besteht dadurch genug Zeit, die Funktionalität des Abwesenheitsassistenten zu überprüfen. Ob die Abwesenheitsnotiz auch wirklich versendet wird, kann beispielsweise durch das Verschicken einer Testmail von einer privaten E-Mail-Adresse getestet werden.
Was gibt es für die Rückkehr am Arbeitsplatz zu beachten?
Bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz empfiehlt es sich, die Notiz noch für eine Weile eingeschaltet zu lassen. Auf diese Weise ist es möglich, sich wieder in Ruhe einzuarbeiten und die in der Abwesenheit eingegangenen E-Mails sorgsam durchzugehen. Es wird in der Regel von Niemandem erwartet, dass bereits am ersten Tag der Rückkehr auf eine E-Mail geantwortet wird.
Beim Lesen der Mails ist es meist eine gute Herangehensweise, chronologisch von vorne nach hinten vorzugehen. So kann vermieden werden, dass durch Folgemails logische Lücken entstehen.
Das Durcharbeiten aller verpassten Mails kann zeitlich einigermaßen viel Aufwand bedeuten. Es ist daher in Ordnung, sich für einige Stunden terminlich für dieses Vorhaben zu blocken. Ansonsten könnte es schwierig werden, alle fällig werdenden Aufgaben und Verpflichtungen nach der Rückkehr aus dem Urlaub unter einen Hut zu bekommen.
Spätestens am Anfang des zweiten Bürotages nach dem Urlaub sollte die Abwesenheitsnotiz allerdings wieder deaktiviert werden, um Verwirrung aufgrund des genannten Datums der Rückkehr zu verursachen.
Wie können Mitarbeiter das Abwesenheitsmanagement sinnvoll organisieren?
Ein entscheidender Teil des Abwesenheitsmanagements ist es, alle Abwesenheiten im Überblick zu haben und sie zu koordinieren. Hierbei hilft die Einrichtung eines Kalenders, der zumindest alle geplanten Urlaube, Weiterbildungen, Dienstreisen u. ä. enthält. Krankheitsbedingte Ausfälle können dann nachgetragen werden, wenn sie auftreten. Besonders gut eignen sich digitale Urlaubsplaner. Sie sind flexibel anpassbar, so dass auf spontane Änderungen reagiert werden kann. Ein Urlaubsplaner-Tool ist zudem sehr übersichtlich und schafft die Möglichkeit, den Unternehmensalltag präzise zu planen. Auch die Abwesenheitsraten pro Arbeitsbereich in einem bestimmten Zeitraum lassen sich berechnen und anschaulich dokumentieren.
Weiterhin hilft ein digitaler Urlaubsplaner bei der generellen Urlaubsverwaltung und erleichtert die Genehmigungsprozesse für einzelne Urlaubsanträge. Öffentliche Wandkalender bzw. Teamkalender oder einfache Exceldateien lassen sich ebenso für die Urlaubsplanung verwenden. Gerade für größere Abteilungen wird ein analoger Abwesenheitsplan aber leider schnell unübersichtlich. Zudem laufen sie Gefahr, verloren oder kaputt gehen und bieten dem Unternehmen daher nicht die gewünschte Zuverlässigkeit.
