© Kittiphan / Adobe Stock
Inhalt
Sie wollen, dass Ihre Mitarbeiter ihren Urlaub schnell und einfach beantragen können? Dann nutzen Sie die kostenlose Vorlage für den Urlaubsantrag von Papershift. Das wahlweise als Word- oder PDF-Dokument zur Verfügung stehende Formular vereinfacht die Beantragung und Verwaltung von Urlaubstagen in Unternehmen. Inwiefern eine Urlaubsantrag Vorlage die Urlaubsverwaltung erleichtert, erläutert der folgende Beitrag.
Was ist ein Urlaubsantrag?
Laut Bundesurlaubsgesetz (BurlG) haben Arbeitnehmer in Deutschland Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Wie viel Urlaubsanspruch sie tatsächlich haben, hängt von der Branche, dem Betrieb und der Arbeitszeit (z.B. Fünf Tage Woche oder Sechs Tage Woche) ab.
Um ihren Urlaub antreten zu können, sind Arbeitnehmer verpflichtet, einen Urlaubsantrag bei ihrem Vorgesetzten zu stellen und genehmigen zu lassen. Dabei kann die Beantragung sowohl mündlich als auch schriftlich erfolgen. Viele Arbeitgeber stellen ihren Angestellten spezielle Formulare für die Urlaubsbeantragung zur Verfügung.
Kostenloser Download: Urlaubsantrag Vorlage
Nutzen Sie unsere kostenlose Urlaubsantrag Vorlage für Word, um bei der Personalverwaltung eine übersichtliche Lösung für die Urlaubsanträge ihrer Mitarbeiter parat zu haben. Die kostenlose Vorlage zum Urlaubsantrag stellen steht per Klick auf den Button zum kostenlosen Download bereit. Passend dazu bieten wir auch eine Urlaubsplan Vorlage sowie weitere nützliche HR Vorlagen für das Abwesenheitsmanagement in Unternehmen an.
Download: Urlaubsantrag Vorlage Word
Wie füllt man das Musterformular aus?
Mit der Vorlage können Sie und Ihre Mitarbeiter schnell und unkompliziert Urlaubsanträge stellen und bearbeiten. Im oberen Abschnitt des Papershift Antragsformulars müssen Ihre Mitarbeiter dafür ihre persönlichen Daten – also Vor- und Nachnamen sowie gegebenenfalls die Personalnummer und Abteilung – nennen. Im zweiten Abschnitt tragen sie die Anzahl der beantragten Urlaubstage und den genauen Zeitraum des Urlaubs ein. Darunter folgt die Unterschrift.
Der untere Abschnitt dient Ihnen als Arbeitgeber beziehungsweise den jeweiligen Vorgesetzten dazu, den beantragten Urlaub entweder zu genehmigen oder abzulehnen. Dafür setzen Sie entweder ein X bei „Genehmigt“ oder bei „Abgelehnt“ und unterzeichnen den Antrag.
Bonus: Urlaubsantrag Vorlage PDF zum kostenlosen Download
Alternativ können Ihre Mitarbeiter den Urlaubsantrag auch als PDF-Datei herunterladen und per Hand ausfüllen. Die kostenlose PDF Vorlage steht per Klick auf den Button für Sie zum Download bereit.
Download: Urlaubsantrag Vorlage PDF
Welche Vorteile hat eine Vorlage für den Urlaubsantrag?
Die Einreichung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen läuft in kleinen und großen Betrieben schnell unstrukturiert ab. Eine einheitliche Vorlage für den Antrag auf Urlaub, die von allen Mitarbeitern genutzt wird, hilft Ihnen, den Überblick zu behalten.
Dafür stellen wir unser kostenloses Urlaubsantrag Musterformular zum Download zur Verfügung. Mit dieser können Ihre Mitarbeiter ihren Wunschurlaub selbst eintragen und das Dokument dann an ihre Führungskraft senden.
FAQ: Urlaubsantrag Vorlage
Wie verwende ich die Urlaubsantrag Vorlage?
Mit dem Papershift Muster für den Urlaubsantrag können Arbeitnehmer ihre Urlaubsanträge schnell und einfach erstellen. Für Sie als Arbeitgeber ergibt sich der große Vorteil, dass sie die Daten des Mitarbeiters, die Urlaubszeit und die Zahl der Urlaubstage nur noch überprüfen müssen und anschließend entweder die Genehmigung erteilen oder den Urlaubsantrag ablehnen. Nach Unterzeichnung des Antrags ist dieser fertig und kann wieder an den Mitarbeiter gehen.
Worauf muss ich beim Ausfüllen der Urlaubsantrag Vorlage achten?
Beim Ausfüllen sollten Ihre Mitarbeiter darauf achten, die korrekte Zahl der gewünschten Urlaubstage einzugeben. Will man nur einen halben Urlaubstag nehmen, lässt sich dies bei der Zahl der beantragten Tage durch die Angabe „0,5“ Tage deutlich machen.
Ist die Urlaubsantrag Vorlage kostenlos?
Die Papershift Urlaubsantrag Vorlage kann kostenlos genutzt und bearbeitet werden. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können das PDF mit jedem gängigen Internetbrowser, der PDF unterstützt, öffnen.
Urlaubsantrag und Urlaubsgenehmigung: Rechte und Pflichten von Arbeitgebern
Dürfen Arbeitgeber eine Urlaubsplanung verlangen?
Als Arbeitgeber haben Sie das Recht, von Ihren Angestellten eine Urlaubsplanung für das kommende Jahr zu verlangen, um deren gesetzlichen Urlaubsanspruch frühzeitig organisieren zu können. Zudem können Sie vorgeben, bis wann die Beschäftigten diese Urlaubsplanung einzureichen haben. Diese Regelung stellt sicher, dass Unternehmen die Personalplanung und Kapazitätsplanung für das nächste Jahr frühzeitig angehen können.
Wer genehmigt Urlaubsanträge im Unternehmen?
Allein der Arbeitgeber beziehungsweise der direkte Vorgesetzte oder die Personalverwaltung können den Urlaubsantrag unterschreiben und damit genehmigen. Zwar werden in einigen Firmen Urlaubsregelungen immer noch mündlich vereinbart. Angeraten ist es in diesem Fall aber, dass sich beide Seiten der mündlichen Vereinbarung durch eine schriftliche Bestätigung rückversichern.
In welchem Zeitraum muss ein Urlaubsantrag genehmigt werden?
Urlaubsanträge fallen laut BGB unter die Vorschriften zu Angebot und Annahme von Willenserklärungen und sind daher sofort zu beantworten. Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das, dass Sie dem Angestellten einen Zeitraum nennen müssen, innerhalb dessen Sie Ihre Entscheidung mitteilen werden. Während die Entscheidung bei mündlichen Anträgen meist binnen einer Woche erfolgt, sind es bei schriftlichen Anfragen etwa zehn Tage.
Darf der Arbeitgeber den beantragten Urlaub verweigern?
Im Rahmen des gesetzlichen Urlaubsanspruchs Ihrer Mitarbeiter sind Sie verpflichtet, deren Wünsche hinsichtlich der Urlaubsplanung zu berücksichtigen. Ein Urlaubsantrag darf nur abgelehnt werden, wenn die folgenden Umstände zutreffen:
- Dringende betriebliche Gründe, z.B. weil zurzeit viele Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfallen oder in der Hochsaison im Rahmen der Saisonarbeit alle Arbeitskräfte gebraucht werden
- Vorrangbehandlung anderer Mitarbeiter aus sozialen Gründen, z.B. Eltern (Schulferien) und ältere Arbeitnehmer
Welche Fristen gelten für die Genehmigung des Antrags?
Hinsichtlich der Fristen gibt es einen Unterschied zwischen mündlich und schriftlich gestellten Anträgen. So müssen Sie einen mündlichen Urlaubsantrag – gerade wenn es nur um wenige Tage geht – sofort annehmen oder ablehnen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, ein Datum zu nennen, bis wann Sie über den Urlaub entschieden werden. Außerdem können Sie den Mitarbeiter bitten, einen schriftlichen Antrag einzureichen.
Bei einem schriftlichen Antrag existiert keine feste Frist für die Genehmigung oder Ablehnung. Üblicherweise beträgt diese aber zwischen sieben und zehn Tagen. Liegen berechtigte Gründe vor – beispielsweise wenn gerade viele Anträge auf einmal bearbeitet werden müssen – dürfen Sie sich aber auch mehr Zeit lassen.
Dürfen Arbeitgeber genehmigten Urlaub zurückziehen?
Grundsätzlich gilt, dass Sie einen einmal genehmigten Urlaub nicht wieder zurückziehen dürfen. Dies ist auch dann der Fall, wenn es viele Krankheitsfälle gibt oder ein zusätzlicher Auftrag ansteht.
Das Zurückziehen genehmigten Urlaubs ist nur in absoluten Ausnahmefällen und bei dringenden betrieblichen Gründen möglich. Ein solcher Grund kann zum Beispiel sein, dass eine komplette Abteilung wegen Krankheit und damit bestehender Krankmeldung ausfällt und die Betriebsabläufe dadurch unterbrochen würden.
- Urlaube und Abwesenheiten verwalten
- Urlaubsanträge genehmigen
- Überschneidungen im Blick behalten
- Urlaubssperren anlegen
Digitaler Urlaubsantrag: Wann ist er sinnvoll, wann nicht?
Routineaufgaben wie die Beantragung und Genehmigung des Erholungsurlaubs lassen sich heutzutage durch digitale Tools vereinfachen. Mit einem digitalen Urlaubsplaner haben Sie die Chance, ihre Urlaubsverwaltung und somit ihren Abwesenheitsplan effizienter zu gestalten.
Davon profitieren nicht nur große, sondern auch kleine und mittelständische Unternehmen. Gerade letztere nutzen oftmals noch analoge Antragverfahren. Bis zu einer gewissen Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl kann dies durchaus Sinn machen und der Antrag mit Excel oder auf Papier reicht völlig aus. Testen Sie unsere kostenlose Urlaubsplanung Vorlage für Arbeitgeber, um die Urlaubsanträge ihrer Mitarbeiter im blick zu behalten.
Sie haben eine größere Belegschaft? In diesem Fall verliert man aufgrund der Vielzahl an Anträgen und Urlaubswünschen, die es zu koordinieren gilt, schnell den Überblick. Anträge gehen verloren oder müssen bei Änderungen neu ausgedruckt und ausgefüllt werden. Hier bietet Ihnen ein digitaler Urlaubsplaner wertvolle Unterstützung und einen zentralen Ort für die Verwaltung von Urlaubsplänen, Krankheitstagen, Weiterbildung und allen anderen Abwesenheiten.
Urlaubsantrag stellen: Fragen von Mitarbeitern
Was steht im Urlaubsantrag?
Es existieren keine Vorgaben für das Stellen eines Urlaubsantrags. Das heißt, der Antrag kann mittels Musterformular, aber auch formlos schriftlich erfolgen, etwa in einer E-Mail. Jeder Antrag auf Urlaub sollte aber folgende Daten umfassen:
- Name des Mitarbeiters
- Personalnummer und Abteilung (bei größeren Unternehmen)
- Start- und Enddatum des gewünschten Urlaubs und Zahl der Urlaubstage
- Datum und Unterschrift des Mitarbeiters
Wie genau stelle ich einen Urlaubsantrag?
Die meisten Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern fertige Vorlagen zum Ausfüllen oder spezielle Personalmanagement-Tools an, mit denen der Urlaub beantragt werden kann. Neu eingestellte Mitarbeiter sollten frühzeitig von den jeweiligen Abläufen erfahren. Wer seinen Urlaubsantrag selbst schreiben muss, kann dafür unser Urlaubsantrag Muster verwenden.
Wie viele Tage im Voraus muss ich den Urlaubsantrag stellen?
Das Arbeitsrecht trifft keine Aussage dazu, wie lange im Voraus Urlaubsanträge gestellt werden müssen. Prinzipiell können Arbeitnehmer auch spontan nach Urlaub fragen. Zum Teil gibt es im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung spezielle Regelungen. Einige Unternehmen haben stattdessen Dienstanweisungen, die beiden Seiten einen verlässlichen Rahmen geben.
Häufig orientiert sich die Vorlaufzeit für die Antragsstellung an den Gegebenheiten im Unternehmen beziehungsweise den Abteilungen. Für Arbeitnehmer ist es daher sinnvoll, sich vor der Urlaubsplanung mit den Kollegen abzusprechen. Schließlich sind diese am unmittelbarsten von dem Urlaub und der Abwesenheit betroffen und müssen unter Umständen für eine Vertretung sorgen beziehungsweise die damit verbundene Mehrarbeit organisieren.
Grundsätzlich gilt, dass Arbeitnehmer gerade mehrwöchige Urlaubswünsche so früh wie möglich bekannt machen sollten. Schließlich benötigt der Arbeitgeber Zeit für eine entsprechende Reaktion und die Planung des Personaleinsatzes. Gerade in größeren Abteilungen gilt es, die An- und Abwesenheiten vieler Mitarbeiter zu koordinieren. Je länger die Vorlaufzeit, desto besser die Personaleinsatzplanung.
Unternehmen haben durchaus das Recht, ihren Beschäftigten Vorgaben zu machen, was den Zeitpunkt der Beantragung betrifft. So geben viele Arbeitgeber vor, dass ihre Mitarbeiter den größten Teil ihres Urlaubs für das kommende Jahr schon im Dezember einreichen müssen. In anderen Unternehmen dagegen sind die Angestellten sehr flexibel, können sich untereinander abstimmen und sogar kurzfristig Urlaub nehmen.
Wie schnell muss ein Urlaubsantrag genehmigt werden?
Arbeitnehmer haben ein Recht darauf, dass ihre Urlaubsanträge sofort beantwortet werden. Das heißt jedoch nicht, dass sofort eine Entscheidung getroffen werden muss. Stattdessen kann die Führungskraft auch eine Frist nennen, bis wann sie ihre Entscheidung mitteilen wird. Egal, ob mündlicher oder schriftlicher Antrag – üblich sind Entscheidungen, die bis zu zehn Werktage auf sich warten lassen.
Kann ich nachträglich Urlaub beantragen?
Nein. Das würde bedeuten, dass der Mitarbeiter den Urlaub eigenmächtig antreten würde, was laut deutschem Urlaubsgesetz nicht erlaubt ist. In diesem Fall kann der Arbeitgeber sogar eine Abmahnung aussprechen.
Darf ich einen Urlaubsantrag zurückziehen?
Damit beide Parteien planen können, ist einmal genehmigter Urlaub bindend. Urlaubsanträge können dementsprechend nicht einseitig zurückgezogen werden. Das gilt auch für Fälle, in denen Mitarbeiter eine geplante Reise aus diversen Gründen – beispielsweise einem Corona-Ausbruch und Reisebeschränkungen im Zielland – nicht antreten können. Genehmigter Urlaub entfällt nur dann, wenn sich beide Seiten einigen können.
Urlaubsantrag im Überblick
Wofür braucht man einen Urlaubsantrag?
Das Bundesurlaubsgesetz sieht vor, dass Erholungsurlaub zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer abgesprochen werden muss. Das bedeutet, Angestellte müssen ihren Urlaub vorab beantragen und sich von ihrem Chef genehmigen lassen.
Wie schreibt man einen Urlaubsantrag?
Der Urlaubsantrag kann mithilfe eines entsprechenden Formulars, formlos schriftlich oder auch mündlich erfolgen. Wichtig ist, dass der Urlaubsantrag die persönlichen Informationen (Name und ggf. Personalnummer und Abteilung), den gewünschten Urlaubszeitraum, die Anzahl der beantragten Urlaubstage und die Unterschrift des Arbeitnehmers enthält.
Ist ein Urlaubsantrag Pflicht?
Der Urlaubsantrag muss nicht schriftlich, sondern kann auch mündlich erfolgen. Allerdings sind Arbeitnehmer verpflichtet, einen entsprechenden Antrag zu stellen.
Wie viele Tage im Voraus muss man Urlaub beantragen?
Es gibt keine vorgeschriebene Vorlaufzeit für die Beantragung. Arbeitnehmer tun aber gut daran, ihre Urlaubswünsche frühestmöglich einzureichen, damit diese Berücksichtigung finden. Außerdem haben Arbeitgeber das Recht, von ihren Mitarbeitern zu verlangen, dass sie ihren Jahresurlaub für das kommende Jahre bereits im Dezember einreichen.
Kann der Arbeitgeber den Urlaub wieder zurückziehen?
Wurden Urlaubstage einmal gewährt, können sie nicht wieder zurückgenommen werden. Dies gilt für beide Seiten – und zum Beispiel auch dann, wenn der Arbeitgeber dadurch in wirtschaftliche Probleme geraten sollte.
Download der Urlaubsantrags-Vorlage anfordern
