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Bei Dienstreisen sind eine ganze Reihe rechtlicher Rahmenbedingungen einzuhalten. Welche dies sind, was als Dienstreise zählt und welche Reisekosten der Arbeitgeber übernehmen muss, erklärt der Artikel.
Definition Dienstreise
Als Dienstreise wird eine Reisetätigkeit bezeichnet, die aufgrund beruflicher Notwendigkeiten stattfindet. Arbeitnehmer erbringen ihre Arbeitsleistung dabei auch außerhalb der regulären Arbeitsstätte.
Was zählt als Dienstreise?
Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten können zu verschiedenen Zwecken erfolgen und unterschiedliche Formen annehmen. Dazu gehören beispielsweise:
- Termine im Rahmen von Außendienst und Kundengesprächen
- Besuch von Seminaren und Kongressen
- Messebesuche
- Einsatzwechseltätigkeiten: Montagearbeiten an variierenden Orten
- Besuch anderer Unternehmensstandorte
- Besuch/Abordnungen zu anderen Unternehmen
Wann muss eine Dienstreise beantragt werden?
In der Regel muss eine Dienstreise vor dem Beginn der Reise durch Einreichen eines Antrags beim Vorgesetzten angemeldet werden. Alternativ kann die Dienstreise durch den Vorgesetzen angeordnet werden. In Ausnahmefällen können Arbeitnehmer sich ihre Dienstreise auch nach Beendigung der Reisetätigkeit genehmigen lassen.
Können Arbeitnehmer eine Dienstreise aus privaten Gründen verweigern?
Verpflichtenden Charakter haben Dienstreisen dann, wenn sie im Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder dem Tarifvertrag festgeschrieben sind. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist es daher unter Umständen sinnvoll, eine entsprechende Regelung in den Arbeitsvertrag aufzunehmen.
Eine ausdrückliche Vereinbarung ist allerdings kein Muss. Im Falle von Monteuren oder Außendienstmitarbeitern beispielsweise gehören Dienstreisen in der Regel zur geschuldeten Arbeitsleistung und sind damit auch ohne explizite Erwähnung Bestandteil des Arbeitsvertrags. Der Arbeitgeber hat im Rahmen seines Weisungsrechts (auch bekannt als Direktionsrecht des Arbeitgebers) dann die Möglichkeit, Dienstreisen anzuordnen und ihre zeitliche Dauer sowie die Wahl der Verkehrsmittel usw. festzulegen.
Arbeitnehmer können aber auch dann zu einer Geschäftsreise verpflichtet werden, wenn sich der Arbeitsvertrag zum Thema Dienstreise ausschweigt. In diesem Fall greift ebenfalls das Direktionsrecht beziehungsweise Weisungsrecht des Arbeitgebers, der die Arbeitspflicht seiner Arbeitnehmer bezüglich Arbeitsort, – inhalt und -zeit festlegen darf.
Arbeitsrecht und Arbeitszeit im Fokus
Umstritten ist die Frage, wann eine Auswärtstätigkeit beginnt und endet. Die zulässige tägliche Arbeitszeit während einer Dienstreise regelt das Arbeitsrecht (siehe Arbeitszeitgesetz). Im Normalfall beträgt diese in Deutschland maximal acht Stunden (exklusive Pausen und Ruhezeiten). Fraglich ist hierbei, ob die Reisezeit im Rahmen einer Dienstreise als Arbeitszeit zählt oder nicht. Hier kommt es darauf an, ob die Reisetätigkeit während der regulären Arbeitszeit erfolgt: Ist dies der Fall, gilt die im Zug oder Flugzeug verbrachte Zeit als normale Arbeitszeit.
Achtung: Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer in diesem Zeitraum arbeitet oder nicht.
Anders liegt der Fall, wenn die Reise außerhalb der regulären Arbeitszeit erfolgt. Dann bestimmt der Arbeitgeber: Während einige Unternehmen ihren Mitarbeitern die Reisezeit als (natürlich unbezahlte) Freizeit zugestehen, erwarten andere, dass ihre Angestellten die Zeit zum Arbeiten nutzen. In diesem Fall werden die An- und Abreise als Arbeitszeit angerechnet.
Egal, ob es sich um den Privat- oder Dienstwagen handelt – wird der Hin- und Rückweg mit dem Auto zurückgelegt, gilt die Reisezeit als Arbeitszeit. Der Grund: Beim Autofahren ist es nicht möglich, sich mit privaten Dingen zu beschäftigen.
Erfahren Sie in unserem Blogartikel mehr zum Thema maximale Arbeitszeit.
Wann beginnt die Dienstreise?
Zur Verdeutlichung des Beginns einer Dienstreise eignen sich folgende Beispiele:
- Linda fährt vom Unternehmensstandort in Krefeld los. Das bedeutet: Die Dienstreise beginnt mit dem Start am Unternehmen.
- Linda fährt von zu Hause aus los. Das bedeutet: Die Dienstreise beginnt mit dem Start an ihrem Wohnort.
- Linda fährt von zu Hause aus los, fährt aber noch kurz beim Unternehmen vorbei (um beispielsweise etwas abzuholen). Das bedeutet: Die Dienstreise beginnt erst dann, wenn Linda vom Unternehmen aus aufbricht.
Wann endet eine Dienstreise?
Um bei unserem Beispiel zu bleiben: Lindas Dienstreise ist beendet, wenn sie bei sich zu Hause oder beim Unternehmen in Krefeld ankommt. Das heißt also, dass die Ankunft am Dienst- oder Wohnort des Beschäftigten das Ende der Dienstreise bildet.
Wie lange darf eine Dienstreise dauern?
Die Dauer einer Dienstreise hängt von der Art des Termins beziehungsweise der Beschäftigung und der benötigten Reisezeit ab. Während einige Arbeitnehmer für ihre Dienstreisen nur wenige Stunden aufwenden müssen, verbringen andere mehrere Tage oder sogar eine ganze Woche auf Dienstreise. Dabei muss sich der zeitliche Umfang der Dienstreise innerhalb der Grenzen des Zumutbaren bewegen.
Gut zu wissen: Arbeitgeber dürfen von ihren Mitarbeitern erwarten, mehrere Dienstreisen an einem Tag durchzuführen. Dafür dürfen Arbeitnehmer alle für diese Auswärtstätigkeiten anfallenden Abwesenheitszeiten zusammenrechnen – egal, ob sich die einzelnen Tätigkeiten aneinander anschließen oder zwischenzeitlich die Wohnung oder das Unternehmen aufgesucht wurde. Zur Entschädigung erhalten die Dienstreisenden ab einer Arbeitszeit von acht Stunden eine gesetzlich vorgeschriebene Verpflegungspauschale (siehe auch Verpflegungsmehraufwand).
Wo beginnt und endet die Dienstreise?
Per Definition schließt eine Dienstreise die Hin- und Rückfahrt mit ein. Ein Beispiel: Linda ist für ihren Arbeitgeber auf Dienstreise in der Schweiz. Ihre eigentliche Arbeitsstätte befindet sich in Krefeld, der schweizerische Unternehmensstandort in Basel. Sobald Linda das Betriebsgelände in Krefeld verlässt, befindet sie sich auf Dienstreise. Die Dienstreise endet, sobald sie nach Beenden der Reisetätigkeit erneut dort angelangt ist. Ähnlich verhält es sich mit dem Beginn und dem Ende der Arbeitszeit. Erfahren Sie mehr dazu in unserem Blogbeitrag Wo beginnt die Arbeitszeit und wo endet sie?.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Kosten und Vergütung bei Dienstreisen
Mögliche Kostenpunkte auf einer Dienstreise können sein:
- An- und Abreise
- Verpflegungsmehraufwand (Zusatzkosten für die Verpflegung)
- Übernachtung
- Reisenebenkosten, zum Beispiel Mautgebühren, Telefonkosten, Kosten für ÖPNV, Parkgebühren
Was muss der Arbeitgeber bei Dienstreisen bezahlen?
Kosten wie das Kilometergeld und die Übernachtung sind vom Arbeitgeber zurückzuerstatten. Sieht der Arbeitsvertrag eine pauschale Vergütung für Dienstreisen vor, werden dem Arbeitnehmer fixe Tages- und Nächtigungsgelder ausgezahlt. Fehlt eine solche Vereinbarung, muss der Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten erstatten.
Wie werden Dienstreisen abgerechnet?
Formale Vorgaben für die Reisekostenabrechnung gibt es nicht. Empfehlenswert ist allerdings die Verwendung von Vordrucken, da diese der Buchhaltung des Unternehmens die Prüfung erleichtern.
Arbeitnehmer sind verpflichtet, die Dienstreise gewissenhaft zu dokumentieren, also alle Belege aufzubewahren. Dies ist auch dann wichtig, wenn der Arbeitgeber die Reisekosten in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen will. In diesem Fall muss er die beruflichen Gründe für die Auswärtstätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg glaubhaft machen und anhand geeigneter Unterlagen (wie Hotelrechnungen und Tankquittungen) nachweisen können.
Wie hoch ist die Kilometerpauschale bei Dienstreisen?
Die Kilometerpauschale wird Arbeitnehmern vom Unternehmen über die Reisekostenabrechnung steuerfrei erstattet. Dabei wird jeder gefahrene Kilometer abgerechnet und es werden sowohl die Spritkosten als auch die Aufwendungen für die Kfz-Steuer, die Haftpflicht- und Kaskoversicherung und die Abschreibungen erfasst. Bei der Nutzung des privaten Kfz beträgt die Kilometerpauschale für Dienstreisen 0,30 Euro.
Dienstreisen: Corona treibt einen Wandel an
Seit Beginn der Corona-Pandemie experimentieren viele Unternehmen mit neuen Formen der Zusammenarbeit. Die Anzahl der Dienstreisen hat aufgrund der Reisebeschränkungen deutlich abgenommen. Hinzu kommen gesundheitliche Bedenken: Mitarbeiter können demnach nicht mehr uneingeschränkt auf Reisen geschickt werden – auch wenn der Arbeitsvertrag eine entsprechende Regelung enthält. Denn: Arbeitgeber müssen ihr Weisungsrecht nach „billigem Ermessen“ ausüben. Das bedeutet, dass neben den betrieblichen auch die Interessen des Arbeitnehmers abzuwägen sind. Geht die Dienstreise mit einer gesundheitlichen Gefährdung einher, sind Arbeitgeber verpflichtet, im Rahmen ihrer Fürsorgepflicht (siehe auch: Fürsorgepflicht des Arbeitgebers) zu entscheiden.
Und auch die Zukunftsprognosen passen sich an den Trend an: So rechnet ein Großteil der deutschen Unternehmen damit, dass die Zahl Geschäftsreisen auch nach dem Ende der Einschränkungen rückläufig sein wird. Dazu tragen nicht zuletzt auch die verbesserten digitalen Möglichkeiten und die Gedanken an den drohenden Klimawandel bei.
Fazit zu Dienstreisen
In punkto Dienstreisen wirft die Corona-Pandemie die Frage auf, ob Aufwand und Ergebnis der Auswärtstätigkeit in einem vertretbaren Verhältnis zueinander stehen. So hinterfragen Arbeitgeber schon jetzt häufiger als früher den Sinn und Zweck von Dienstreisen. Schließlich kosten diese viel Geld, während sich der Aufwand für einen Videocall in Grenzen hält. Auch in Zukunft wird man daher stärker prüfen, ob der Vor-Ort-Termin tatsächlich einen Mehrwert bringt – oder ob derselbe Output auch mit einer Videokonferenz zu erreichen ist.
