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Betriebsausflüge stärken den Teamzusammenhalt sowie die Mitarbeiterbindung. Gleichzeitig wirft die Organisation und Planung des vom Arbeitgeber geförderten, meist eintägigen Ausflugs einige Fragen auf: Sind die Mitarbeiter zur Teilnahme verpflichtet? Wer trägt die Kosten für den Betriebsausflug und wie ist es um den Versicherungsschutz bestellt? Welche Verhaltensweisen sollte man während des Betriebsausflugs unbedingt vermeiden? Unser Beitrag liefert die Antworten zu den häufigsten Fragen.
Was ist ein Betriebsausflug?
Ein Betriebs- oder Firmenausflug ist ein in der Regel eintägiger Ausflug, der vom Arbeitgeber auf freiwilliger Basis organisiert wird. Es gibt Betriebsausflüge, an denen nur einzelne Abteilungen teilnehmen, in anderen Unternehmen geht die gesamte Belegschaft auf Betriebsausflug.
Sinn und Zweck des Betriebsausflugs ist die Verbesserung der Unternehmenskultur und des Arbeitsklimas sowie die Förderung des „Wir-Gefühls“, also das Teambuilding. Außerdem versteht man den Ausflug als Dankeschön des Arbeitgebers an seine Beschäftigten. Durch die so vermittelte Wertschätzung legen Arbeitgeber die Basis für eine produktive und vertrauensvolle Zusammenarbeit.
Wie unterscheiden sich Betriebsausflüge und Betriebsveranstaltungen?
Wie Sommerfeste und Weihnachtsfeiern fallen auch Betriebsausflüge unter die Kategorie Betriebsveranstaltungen. Dabei handelt es sich um Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene, die einen geselligen Charakter haben und vom Arbeitgeber, Betriebsrat oder Personalrat durchgeführt werden.
Warum sind Betriebsausflüge wichtig?
Immer häufiger umfassen Betriebsausflüge nicht nur ein Essen im Restaurant um die Ecke, sondern erlebnisreiche, teamfördernde Aktivitäten. So stärken herausfordernde Sportarten wie Klettern oder Parcourlaufen das Zusammengehörigkeitsgefühl und das gegenseitige Vertrauen. Durch das gemeinsame Meistern der Aufgaben haben die Teilnehmenden Erfolgserlebnisse, die sich idealerweise in den Berufsalltag übertragen lassen.
Die Funktion eines Betriebsausflugs
Eine gemeinsame Unternehmung außerhalb der regulären Arbeitszeit dient dazu, den Mitarbeitern Wertschätzung zu signalisieren und das Arbeitsklima zu fördern. Ist dieses bereits auf einem hohen Niveau, helfen Betriebsausflüge, die Interaktion im Team auf eine neue Ebene zu heben. Menschen, die sich gut kennen, spielen sich auch im beruflichen Alltag in die Hände und verbessern auf diese Weise den Workflow. Dies führt wiederum zu einer Prozessoptimierung der Arbeitsabläufe.
Warum steigt die Relevanz von Betriebsausflügen in Zeiten von Remote Work?
In Zeiten von Homeoffice und mobilem Arbeiten bieten Betriebsausflüge eine selten gewordene Chance, die eigenen Arbeitskollegen und Vorgesetzten kennenzulernen. Während der Arbeitsalltag bei Remote Work aus Bildschirmzeit, Telefonaten und Videokonferenzen besteht, kann man sich während der Betriebsveranstaltung persönlich begegnen. In vielen Fällen trägt die gemeinsam verbrachte Zeit auch zur Motivation des Teams und der einzelnen Angestellten bei.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Gibt es Rahmenbedingungen für einen Betriebsausflug?
Bei der Organisation und Planung eines Betriebsausflugs sind sowohl für Arbeitgeber als auch für die Angestellten einige gesetzliche Rahmenbedingungen zu beachten. Diese betreffen die Verbindlichkeit für Unternehmen und Mitarbeiter, die Mitbestimmung des Betriebsrats, den Unfall- und Versicherungsschutz sowie die steuerliche Behandlung.
Ist ein Betriebsausflug Arbeitszeit?
Die Teilnahme an einem Betriebsausflug, der im Rahmen der regulären Arbeitszeit stattfindet, ist freiwillig. Mitarbeiter, die nicht teilnehmen wollen, müssen jedoch ihre gewohnte Arbeitsleistung erbringen. Dies muss bei der Arbeitszeiterfassung berücksichtigt werden. Im Krankheitsfall muss ein ärztliches Attest bzw. eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eingereicht werden.
Findet der Ausflug außerhalb der Arbeitszeit – etwa am Wochenende – statt, besteht dagegen keine Vergütungspflicht. Ebenfalls nicht bezahlt werden müssen Arbeitnehmer, die in Teilzeit arbeiten und außerhalb ihrer regulären Arbeitszeit am Betriebsausflug teilnehmen.
Übrigens: Im Rahmen eines Ausflugs können Mitarbeiter keine Überstunden sammeln. Wenn der Ausflug zur regulären Arbeitszeit beispielsweise in eine Abendveranstaltung mündet, zählt diese gemeinsam verbrachte Zeit nicht als Überstunden.
Wer zahlt den Betriebsausflug?
Für die Finanzierung gilt, dass der Arbeitgeber nicht verpflichtet ist, sämtliche Kosten des Betriebsausflugs zu tragen. Tatsächlich gibt es verschiedene Finanzierungsoptionen: Während einige Unternehmen den Betriebsausflug vollständig finanzieren, gibt es bei anderen eine Kostenbeteiligung der Mitarbeiter. Zum Teil gibt es auch Regelungen, bei denen die Mitarbeiter den Betriebsausflug komplett selbst bezahlen, dafür aber keinen Urlaub oder Zeitausgleich nehmen müssen.
Wie viel darf ein Betriebsausflug kosten?
Für bis zu zwei Betriebsausflüge im Jahr gibt es in Deutschland folgende gesetzliche Regel: Es gilt ein steuerlicher Freibetrag in Höhe von bis zu 110 Euro pro Teilnehmer. Das heißt, kostet der Ausflug pro Kopf mehr als 110 Euro, ist der darüber hinausgehende Betrag als geldwerter Vorteil anzusehen und muss bei der Lohnabrechnung regulär versteuert werden müssen.
Hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht am Betriebsausflug?
Während der Betriebsrat gemäß §87 Abs.1 Nr.8 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) bei sogenannten sozialen Angelegenheiten ein Mitbestimmungsrecht hat, ist dies bei einem Betriebsausflug nicht der Fall. Unternehmen haben daher lediglich die Möglichkeit, kann Betriebsausflüge während der Arbeitszeit in einer freiwilligen Betriebsvereinbarung (§88 BetrVG) festzulegen.
Bestimmen darf der Betriebsrat dann, wenn das Unternehmen den Betriebsausflug als Belohnung beziehungsweise Prämie einsetzt. Hier gilt jedoch eine Ausnahme: Wurde der Ausflug in einer individuellen Vereinbarung mit dem Angestellten als Prämie festgelegt, entfällt das Mitbestimmungsrecht.
Ist ein Betriebsausflug verpflichtend für Unternehmen?
Das Angebot eines solchen Ausflugs ist nicht verpflichtet, das heißt Unternehmen sind nicht gesetzlich zur Veranstaltung von Betriebsausflügen verpflichtet.
Ist die Teilnahme an Betriebsausflügen für Mitarbeiter verpflichtend?
Nein, die Teilnahme ist grundsätzlich freiwillig. Da es sich beim Betriebsausflug um ein freiwilliges organisiertes Event des Arbeitgebers handelt, gilt Teilnahmerecht. Das heißt, alle Mitarbeiter sind – gegebenenfalls gesplittet nach Abteilungen – berechtigt, an der Betriebsveranstaltung teilzunehmen. Diese Regelung basiert auf dem allgemeinen Gleichbehandlungsgrundsatz.
Was gibt es beim Unfall und Versicherungsschutz zu beachten?
Damit der Betriebsausflug als betriebliche Gemeinschaftsveranstaltung unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung steht, müssen die gesetzlichen Rahmenbedingungen erfüllt sein. Der Ausflug muss also vom Arbeitgeber initiiert sein, im Rahmen der Arbeitszeit stattfinden und dem Grundsatz der Gleichbehandlung entsprechen.
Ist all dies der Fall, gelten Unfälle während eines Ausflugs als Arbeitsunfälle. Der gesetzliche Unfallversicherungsschutz über die Berufsgenossenschaft gilt nicht nur während der Veranstaltung, sondern auch auf dem Hin- und Rückweg.
Um Missverständnisse zu vermeiden, ist Arbeitgebern zu empfehlen, den Beginn und das Ende der Veranstaltung deutlich bekannt zu geben. Das Nennen einer exakten Uhrzeit ist hierbei nicht nötig, ein Hinweis (beispielsweise „nach dem Essen“) ist ausreichend. Wurde keine Angabe gemacht, endet die Veranstaltung dann, wenn der Vorgesetzten sie verlässt. Idealerweise macht die Führungskraft beim Gehen darauf aufmerksam, dass der offizielle Teil nun endet. Schließlich endet mit dem Betriebsausflug auch automatisch der Versicherungsanspruch über den Arbeitgeber.
Achtung: Den Versicherungsschutz genießen nur Teilnehmer mit Betriebszugehörigkeit, nicht eingeladene Angehörige. Aber auch für Mitglieder der Belegschaft ist ein Erlöschen des Versicherungsschutzes nicht ausgeschlossen. Dazu kann es zum Beispiel dann kommen, wenn der Unfall durch starkem Alkoholkonsum oder fahrlässiges Verhalten verursacht wurde.
Wie werden Betriebsausflüge steuerlich behandelt?
Lohnsteuerrechtlich gehören übliche Zuwendungen des Arbeitgebers im Rahmen des Betriebsevents nicht zum Arbeitslohn. Die Frage ist, ob den Angestellten durch die Teilnahme am Betriebsausflug ein sogenannter geldwerter Vorteil entsteht. Wird ein solcher Vorteil festgestellt, müsste er regulär nach § 3 Abs. 9a Nr. 2 Umsatzsteuergesetz (UStG) versteuert werden.
Um übliche und damit steuerfreie Zuwendungen handelt es sich, soweit die Aufwendungen für den einzelnen Beschäftigten – beispielsweise Fahrtkosten, Restaurantrechnungen und Eintrittskarten – 110 Euro nicht übersteigen. Derart begünstigst sind bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr. Sofern Familienmitglieder der Beschäftigten an der Veranstaltung teilnehmen, sind die für sie entstandenen Zuwendungen den jeweiligen Beschäftigten zuzurechnen.
Betriebsausflug organisieren: Das sollte man berücksichtigen
Bei der Planung des Ausflugs sind neben den rechtlichen Rahmenbedingungen und der Finanzierung einige weitere wichtige Dinge zu beachten. Zuallererst stellt sich die Frage, wohin es überhaupt gehen beziehungsweise was unternommen werden soll. Häufig wird der Einfachheit halber der neue Kollege mit der Organisation des Ausflugs beauftragt. Besser ist es jedoch, das Ziel des Ausflugs an den Bedürfnissen des Teams beziehungsweise der Abteilung auszurichten. Wie kann der Betriebsausflug bestmöglich zum Arbeitsklima beitragen? Welche Ideen passen zum Team und was will man mit dem Betriebsausflug erreichen?
Je nach Anlass gibt es zahlreiche Ideen für Betriebsausflug-Ziele, die im Folgenden vorgestellt werden:
Gute Ideen motivieren das Team
Actionreicher Betriebsausflug
Action schweißt zusammen, weshalb Sportarten und körperliche Aktivitäten für Betriebsausflüge immer beliebter werden. Die Teilnehmer müssen ihre Ängste überwinden und sich in Vertrauen üben. Im Anschluss sorgt das Erlebnis für Gesprächsstoff und eine gemeinsame Reflexion.
- Bungee Jumping
- Wildwasser-Rafting
- Hochseilgarten
- Geocaching
- Escape Room
Betriebsausflug mit Teamwork
Auch bei dieser Art von Betriebsausflug steht die gemeinsame Aktion im Vordergrund, es geht aber mehr um die Koordination der Gruppe. Das Team muss gemeinsam agieren, um ein Ziel zu erreichen und zum Beispiel etwas Neues zu erschaffen.
- Kochkurs oder -event
- Floßbau
Betriebsausflug mit Gelegenheit für Austausch
Diese Art von Event eignet sich vor allem für kleine Belegschaften und Teams, die untereinander ins Gespräch kommen sollen. Hier stehen weniger gemeinsame Aufgaben im Mittelpunkt, sondern der Austausch untereinander. Gut geeignet sind solche Veranstaltungen beispielsweise für die Nachbesprechung großer betrieblicher Veränderungen.
- Grillevent
- Weinprobe
- Ballonfahrt
5 Fallstricke, die Sie bei der Planung vermeiden sollten
Fallstrick 1: Kein Konzept und Ablaufplan
Ein planlos durchgeführter Betriebsausflug verfehlt sein Ziel, wirkt chaotisch und bringt wenig Spaß. Zudem wirken unklare Anweisungen in Bezug auf Termin und Ablauf demotivierend. Eine gute Planung sollte mehrere Monate im Voraus erfolgen und ausreichend Puffer für mögliche Veränderungen und unerwartete Ereignisse umfassen. Es ist wichtig, die Dauer des Ausflugs und einen genauen Termin festzulegen und außerdem alle Aktivitäten Schritt für Schritt vorzubereiten.
Fallstrick 2: Fehlende Kenntnis rechtlicher Rahmenbedingungen
Steuerliche, aber auch arbeits- und versicherungsrechtliche Aspekte spielen eine wichtige Rolle beim Betriebsausflug. So erfordert beispielsweise ein Betriebsausflug während der Arbeitszeit eine reguläre Vergütung und einen Urlaubsantrag der Mitarbeiter, die am Tag des Ausflugs zu Hause bleiben wollen.
Fallstrick 3: Keine Berücksichtigung der Ideen von Kollegen
Nur wenn das Teamevent zusammen geplant wird, können Ideen diskutiert und gegeneinander abgewogen werden. Außerdem fühlen sich nur dann alle für den Erfolg des Events verantwortlich.
Fallstrick 4: Durchführung gruppenfeindlicher Aktivitäten
Zu vermeiden sind Aktivitäten, die die Bildung kleiner Gruppen zur Folge haben. Idealerweise wählt man daher Teambuilding-Aktivitäten, die den Einsatz aller teilnehmenden Personen erfordern.
Fallstrick 5: Benachteiligung der Notbelegschaft
Häufig muss eine Notbelegschaft beauftragt werden, damit die Arbeit am Tag des Ausflugs nicht liegen bleibt. Wenn niemand auf den Betriebsausflug verzichten will, sollte der Arbeitgeber darauf achten, dass die betroffenen MitarbeiterInnen keine langfristige Benachteiligung erfahren. Auch ein Entschädigungsangebot ist angemessen.
Richtig kommunizieren zum Betriebsausflug
Findet ein Betriebsausflug statt, sollte dies der Belegschaft beziehungsweise Abteilung frühzeitig mitgeteilt werden. Neben der Kommunikation im Team spielt aber auch der Umgang mit den Kunden eine Rolle.
Interne Kommunikation im Team
Mit Events wie Betriebsausflügen zeigen Arbeitgeber ihren Angestellten, dass sie ihnen am Herzen liegen. Dies sollte in der Mitarbeiterkommunikation deutlich werden. Deshalb sollten Termin und Dauer des Ausflugs auch frühzeitig im Rahmen der internen Kommunikation angekündigt werden. Müssen die Arbeitnehmer selbst die Kosten für den Ausflug tragen, sollte natürlich auch dies Teil der Bekanntmachung sein.
Kundenkommunikation
Auch nach außen beziehungsweise an die Kunden sollte die voraussichtliche Länge der Abwesenheit kommuniziert werden. Je nach Branche und Betrieb reicht hierfür ein Aushang Aushang im Büro oder an der Eingangstür (Publikumsverkehr) aus, in anderen Fällen sollte man den Termin frühzeitig per E-Mail übermitteln. Wichtig ist auch, dass die Mitarbeiter am Tag des Betriebsausflug eine Abwesenheitsnotiz einstellen, damit Kundenanfragen nicht ins Leere laufen.
Vorlagentext für E-Mail
Abwesenheitsnotizen im Falle eines Ausflugs können zum Beispiel so aussehen:
„Guten Tag, danke für Ihre E-Mail. Heute, am [Datum], unternehmen wir einen Betriebsausflug und sind daher bis zum [Datum] nicht erreichbar. Ab [Datum] stehen wir Ihnen wie gewohnt zur Verfügung.“
„Hallo, vielen Dank für Ihre Mail. Vom [Datum] bis [Datum] sind wir leider nicht erreichbar und können Ihre Nachricht nicht beantworten. Ab dem [Datum] sind wir wieder für Sie da. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Kontaktdaten]. Wir freuen uns schon darauf, wieder für Sie da zu sein.“
Knigge beim Betriebsausflug: Verhaltensregeln berücksichtigen
Do’s und Dont’s beim Betriebsausflug
Do’s
- Netzwerken: Der Betriebsausflug ist die optimale Gelegenheit, das innerbetriebliche Netzwerk auszubauen. Wer selbstbewusst auf Kollegen aus anderen Abteilungen zugeht, kommt meist auch gut beim Vorgesetzten an.
- Eigeninitiative: Dabei sein ist alles – auch wenn es sich um alberne Teambuilding-Spiele handelt. Wer sich engagiert, wirkt sympathisch und zeigt Sozialkompetenz.
Dont’s
- Übermäßiger Appetit: Wer sich auf das kostenlose Buffet stürzt, als wäre er am verhungern, macht keinen allzu guten Eindruck.
- Abgrenzung: Wer den ganzen Tag mit den Lieblingskollegen verbringt, verpasst die Chance, neue Bekanntschaften zu machen und hat das Ziel der Veranstaltung verfehlt.
- Private Probleme: Private Probleme wie eine mögliche Scheidung oder finanzielle Engpässe gehören nicht auf den Betriebsausflug. Solche Themen killen nicht nur die Stimmung, sondern sind auch zu privat. Schlimmstenfalls wird die eigene Offenheit zu einem späteren Zeitpunkt gegen ihn oder sie verwendet.
- Übermäßiger Alkoholkonsum: Alkohol in Maßen ist erlaubt, ein No-Go dagegen ist es, sich maßlos zu betrinken. Wichtig ist es, die Kontrolle zu behalten und professionell zu bleiben.
- Lästern: Zwar lädt die lockere Atmosphäre auf dem Betriebsausflug dazu ein, zu lachen und zu scherzen. Keinesfalls sollte man aber über Kollegen oder Vorgesetzte lästern. Oftmals geraten die Äußerungen doch an den Chef oder ans falsche Ohr. Es gilt also, durchweg positiv zu bleiben.
Der richtige Dresscode
Da Betriebsausflüge sehr unterschiedlich sein können, gibt es keinen optimalen Dresscode für diese Art von Angebot. Es kommt also darauf an, was geplant ist: Während für die Wander- oder Fahrradtour Funktionskleidung angesagt ist, darf es beim Restaurantbesuch das Hemd oder die Bluse sein. Entscheidend ist also der der Charakter der Veranstaltung.
Nicht zum Betriebsflug anziehen sollte man folgende Kleidungsstücke:
- allzu freizügige Kleidung wie Miniröcke oder bauchfreie Oberteile
- hautenge oder durchsichtige Kleidung bei Wassersportarten
- Highheels zum Outdoor-Event
Häufige Fragen im Überblick
Werden Überstunden gut geschrieben, wenn der Betriebsausflug länger als die reguläre Arbeitszeit dauert?
Nein. Sollte der Firmenausflug länger als die reguläre Arbeitszeit dauern, kann der Arbeitnehmer diese Zeit nicht als Überstunden geltend machen.
Sind Arbeitnehmer auf dem Weg zum Betriebsausflug bei einem Unfall versichert?
Handelt es sich um den direkten Weg zum Firmenausflug, dann gilt der Versicherungsschutz über den Arbeitgeber. Dieser gilt für den direkten Hin- und Rückweg sowie die Dauer des Ausflugs.
Haben Arbeitgeber das Recht willkürlich Mitarbeiter vom Betriebsausflug auszuladen?
Nein, denn es gilt der Grundsatz der allgemeinen Gleichbehandlung. Organisiert der Arbeitgeber einen Betriebsausflug, muss er allen Mitarbeitern ermöglichen, an diesem teilzunehmen.
Haben Arbeitgeber das Recht, Mitarbeiter bei unpassendem Verhalten beim Betriebsausflug abzumahnen?
Verhält sich ein Mitarbeiter auf einem Betriebsausflug unpassend, darf der Arbeitgeber ebenso eine Abmahnung aussprechen, als wäre es in der Firma passiert.
