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HR-Software: All in One oder Best of Breed?

Die Digitalisierung von HR-Prozessen wird für Unternehmen immer wichtiger. Dabei haben die Unternehmen die Wahl zwischen All-in-One-Software, die ein breites Funktionsspektrum abdecken, und spezialisierten Einzellösungen, die auch als Best of Breed bezeichnet werden.

Wie für die meisten Unternehmensprozesse, die digitalisiert werden sollen, stellt sich auch bei HR-Prozessen die Frage nach der geeigneten Software. Bei Softwarelösungen für die digitale HR-Transformation ist grundsätzlich zu unterscheiden zwischen Lösungen, die ein möglichst breites Funktionsspektrum abdecken, und Software, die maßgeschneidert für einzelne Prozesse konzipiert wurde. Je nach den Anforderungen des Unternehmens und seinem HR-Bereich kann entweder eine All-in-One-Software oder ein Best-of-Breed-Ansatz geeignet sein.

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Was ist All-in-One-Software?

All-in-One-Software vereint verschiedene Funktionen und Softwarekomponenten auf einer Plattform. Im Bereich der HR wären dies zum Beispiel das Erstellen von Dienstplänen, Zeiterfassung, Recruiting und Bewerbermanagement sowie Gehaltsabrechnung. Man spricht dabei auch von Human Capital Management Systemen (HCM), Best-of-Suite-Software oder einfach von Komplettlösungen.

Was ist Best-of-Breed-Software?

Unter Best-of-Breed-Software versteht man eine Kombination unterschiedlicher Software, die von verschiedenen Anbietern stammen kann und die für auf bestimmte Prozesse spezialisiert ist. Die Interaktion zwischen den einzelnen Programmen erfolgt über festgelegte Schnittstellen. Jede Software verwendet eine individuelle Benutzeroberfläche.

All-in-One-Software und Best-of-Breed-Software verfügen jeweils über unterschiedliche Vor- und Nachteile. Diese sollten den Unternehmen und ihren HR-Abteilungen bekannt sein, um die für sie optimale Auswahl treffen zu können.

Vorteile von All-in-One-Software

• Durch ihre meist einheitliche Benutzeroberfläche ist die Nutzerfreundlichkeit von All-in-One-Software tendenziell größer als bei Best-of-Breed-Software. Das ist aber nur dann der Fall, wenn ein HR-Mitarbeiter auf verschiedene Funktionsbereiche zugreifen muss. Beschränkt sich der Tätigkeitsbereich eines Mitarbeiters aber auf einen einzelnen Bereich wie zum Beispiel die Gehaltsabrechnung, entfällt dieser Vorteil.
• All-in-One-Software ist so entwickelt, dass die verschiedenen Komponenten optimal miteinander kommunizieren können. Es entfällt also die Notwendigkeit zum Abstimmen von Schnittstellen. Gleichzeitig vereinfacht sich die Datenübertragung, so dass das Risiko von Datenverlusten geringer ist. Medienbrüche können ebenfalls vermieden werden, was die Zahl möglicher Fehler reduziert.
• Aus juristischer Sicht ist die Prüfung von All-in-One-Software einfacher als bei einer Best-of-Breed-Strategie. Weil zum Beispiel das Thema Datenhaltung nur einmal und nicht für jede Software gesondert geprüft werden muss, lässt sich der Aufwand für die Rechtsabteilung senken, was gleichzeitig die Vorlaufzeit reduziert.
• Einfachere Abrechnung: Weil nur mit einem Anbieter ein Vertragsverhältnis besteht, muss auch nur mit einem Anbieter abgerechnet werden. Dadurch fällt weniger Aufwand im Einkauf, in der Buchhaltung und im Controlling an.
• Auch Vertretungsregelungen lassen sich einfacher realisieren, wenn alle Nutzer auf ein gemeinsames System zugreifen. So sind auch tätigkeitsüberschneidende Vertretungen einfacher möglich.
• Die Zuverlässigkeit einer All-in-One-Plattform dürfte diejenige spezialisierter Insellösungen übersteigen. Das liegt vor allem daran, dass All-in-One-Systeme überwiegend von erfahrenen Anbietern stammen, die in Punkto Service Level Agreements (SLAs) ein umfangreicheres Angebot machen können als manche Start-Ups, die spezialisierte Insellösungen entwickeln.

Diesen Vorteilen stehen eine Reihe von Nachteilen gegenüber, die es bei All-in-One-Software zu berücksichtigen gilt-

Nachteile von All-in-One-Software

• Eine Software, die ein möglichst breites Funktionsspektrum abdecken soll, geht oftmals für einzelne Prozesse und Funktionen nicht so in die Tiefe, wie es bei spezialisierten Einzellösungen möglich ist. Es geht also um die Frage, ob eher ein Generalist oder eher ein Spezialist benötigt wird.
• All-in-One-Software umfasst häufig eine Reihe von Funktionen, die vom Unternehmen nicht benötigt werden und die dennoch mit erworben werden müssen.
• Die Anpassparkeit einer All-in-One-Software ist in der Regel geringer als bei einer spezialisierten Software. Sollen dennoch Anpassungen ausgeführt werden, bedeutet das meist einen höheren Aufwand als bei einer Insellösung, die nur für bestimmte Funktionen und Prozesse gedacht ist.
• Weil eine All-in-One-Software von einem einzelnen Anbieter stammt, begeben sich Unternehmen, die eine solche Software einsetzen, in eine größere Abhängigkeit, als dies bei der Verwendung unterschiedlicher Software verschiedener Anbieter der Fall wäre. Daher ist es wichtig, im Vorfeld auf die Vereinbarung entsprechender SLAs zu achten.
• Es wird trotz der Verwendung einer All-in-One-Software nur selten gelingen, alle Prozesse und Funktionen mit einer Software abzudecken. Spezialanforderungen wie zum Beispiel Ticketverwaltung, OKRs oder interne Weiterbildungsangebote bedürfen trotzdem gesonderter Lösungen.

Entsprechend gestalten sich die Vorteile und Nachteile von Best-of-Breed-Software

Vorteile von Best-of-Breed-Software

• Das Unternehmen kann die Softwarelösungen zusammenstellen, die am besten zu den eigenen Bedürfnissen passen.
• Einzelne Funktionen und Prozesse können durch kleinere Softwarekomponenten schneller umgesetzt werden.
• Durch die Partnerschaft mit verschiedenen Softwareanbietern verteilt sich das Risiko, und die Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter entfällt.
• Die Benutzeroberfläche der einzelnen im Rahmen einer Best-of-Breed-Lösung genutzten Programme ist einfacher aufgebaut, weil sie nur die Anforderungen der jeweiligen Funktionen und Prozesse berücksichtigen muss.
• Weil Anbieter von spezialisierten Softwarelösungen oftmals nicht über eine so große Marktmacht verfügen wie viele Anbieter von All-in-One-Software, besteht für die Unternehmen, die eine solche Software einsetzen möchten, ein größerer Verhandlungsspielraum.

Nachteile von Best-of-Breed-Software

• Die einzelnen Insellösungen müssen miteinander interagieren können. Dafür kommt es auf eine passende Implementierung der Schnittstellen an. Das kann sich bei Softwarekomponenten verschiedener Anbieter als schwierig erweisen.
• Weil Anbieter spezialisierter Software oftmals noch nicht so sicher auf dem Markt etabliert sind wie große Anbieter von All-in-One-Software, besteht das Risiko, dass sie irgendwann vom Markt verschwinden und damit der Service für die Unternehmen entfällt, welche die Software nutzen.
• Unterschiedliche Softwarelösungen von unterschiedlichen Anbietern erhöhen den Aufwand für Abstimmung, Vertragserstellung und Vertragsabwicklung, rechtliche Prüfung und Abrechnung.

Welche Art von HR-Software ist für welches Unternehmen die beste?

Ausgehend von den genannten Vor- und Nachteilen der verschiedenen Ansätze sollte sich der HR-Bereich des beschaffenden Unternehmens eine Reihe von Fragen stellen:

• Für welche Funktionen und Prozesse wird die Software benötigt?
• Gibt es im Unternehmen bereits eine HR-Software, die sich erweitern oder anpassen lässt?
• Welches Budget steht für die HR-Software zur Verfügung? Hier nach Anschaffung und Betrieb unterscheiden
• Gibt es besondere Anforderungen an die Software wie zum Beispiel mit Blick auf die Nutzerfreundlichkeit, rechtliche Aspekte oder Datensicherheit?
• Gibt es unternehmensweite Vorgaben bei der Beschaffung von Software zu beachten?
• Bestehen bereits Rahmenverträge mit bestimmten Softwareanbietern?
• Welche weitere Software wird im Unternehmen eingesetzt, und passt die jeweilige Software dazu?

Letztendlich geht es darum, dass die HR-Software zum Unternehmen und insbesondere zum-HR-Bereich und den Mitarbeitern passt. Es sollte die Situation vermieden werden, dass sich das Unternehmen an die Software anpassen muss.