Inhalt
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: So können sich Arbeitgeber vorbereiten
Schon bald sollen die gelben Krankschreibungen endgültig der Vergangenheit angehören. Dann muss die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht mehr vom Arbeitnehmer selbst im Unternehmen abgegeben werden, sondern die Übermittlung erfolgt direkt durch den Arzt an die Krankenkasse. Was sich durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in der Praxis ändern wird und wie Sie sich als Arbeitgeber auf die Veränderung vorbereiten können, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Was ist elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (kurz: eAU) ist eine digitale Form der Krankschreibung. Durch die direkte Übermittlung der eAU an die Krankenkasse soll der bisher übliche Papierausdruck der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) ersetzt werden. Die Umstrukturierung hinsichtlich der bundesweiten Einführung der eAU wurde am 18. September 2019 im Bürokratieentlastungsgesetz III beschlossen.
Welches Ziel wird mit der eAU verfolgt?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist in allererster Linie dafür gedacht, Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu entlasten. Durch eine automatische Übermittlung der eAU entfällt die verpflichtende Übergabe einer Krankschreibung bis zum vierten Tag, was sowohl Stress als auch zeitlichen Druck erspart. Die Reduzierungen von Papier und bürokratischem Aufwand kommen ebenfalls als positive Aspekte hinzu. Weiterhin kann eine selbstständige Übermittlung einer AU durch den Arbeitnehmer schnell zu Unstimmigkeiten darüber führen, ob das Papier auch rechtzeitig im Unternehmen angekommen ist. Durch die direkte Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsdaten können Probleme rund um das Fehlzeitenmanagement und die Krankheitsquote im besten Fall viel besser geklärt und so verringert werden.
Gut zu wissen: Nicht nur aufgrund von Krankheit kommt es zu Fehlzeiten, sondern auch durch Urlaube, Mutterschaften oder betrieblichen Weiterbildungen. Mit einer professionellen Software zur Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung können Sie die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter flexibel, übersichtlich und zentral verwalten.
Wann kommt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?
In den letzten Jahren kam es aus verschiedenen Gründen mehrfach zu Verschiebungen der tatsächlichen Einführung der eAU. Ursprünglich sollte das Verfahren bereits am 01. Oktober 2021 beginnen, ein späterer geplanter Termin war der 01. Juli 2022. Da Bundesgesundheitsminister Karl Lauterbach Bedenken zur geplanten praktischen Durchführung geäußert hat, wurde die Übergangsfrist des Projekts bis auf unbestimmte Zeit verlängert. Frühestens ab dem 01. Januar 2023 könnte es bei zufriedenstellender Auswertung der Pilotphase zu einer verpflichtenden digitalen Übermittlung der eAU kommen.
Die gesetzliche Grundlage zur Umstellung
Die gesetzliche Grundlage zur Umstellung auf die elektronische AU bildet das Dritte Bürokratieentlastungsgesetz. Dem Gesetzesentwurf wurde am 18. September 2019 zugestimmt. Es folgte die Verabschiedung durch den Bundestag am 24. Oktober 2019 und die Zustimmung des Bundesrats am 08. November 2019. Das Gesetz umfasst unter anderem die Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch. Diesem wird mit dem § 109 („Meldung der Arbeitsunfähigkeits- und Vorerkrankungszeiten an den Arbeitgeber“) hinzugefügt, dass die Krankenkassen die Daten zur Arbeitsunfähigkeit dem Arbeitgeber zum Abruf zur Verfügung stellen müssen.
Wie sieht der Zeitplan zur Umsetzung der eAU aus?
Nach mehreren Verschiebungen ist der genaue Zeitpunkt der praktischen Umsetzung der eAU immer noch nicht ganz klar. Das Pilotverfahren läuft bereits seit dem 01. Januar 2022. Bis auf unbestimmte Zeit soll nun getestet werden, ob die eAU sich in der Praxis bewährt. So können technisch bereits ausgestattete Arbeitgeber die AU Daten schon jetzt elektronisch abrufen. Die Weiterleitungspflicht der elektronischen Bescheinigungen an die Krankenkassen gilt seit Anfang 2022 für alle dazu bereiten Vertragsärzte.
Nach neusten Bedenken des Gesundheitsministers Karl Lauterbach endet die Pilotphase nicht wie geplant am 31. Dezember 2022. Lauterbach hat eine Strategiebewertung angekündigt und möchte die eAU nur Praxis werden lassen, wenn sich durch sie ein „spürbarer Nutzen für Arzt und Patienten“ ergibt.
Wie funktioniert die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?
Zurzeit ist es noch so, dass der Arzt seinem Patienten eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf Papier ausstellt, die dieser dann seinem Arbeitgeber innerhalb von drei Kalendertagen zukommen lässt. Mit der Einführung der eAU ändert sich dieses System von Grund auf. So soll der Praxisbetrieb voraussichtlich aussehen:
Schritt 1: Der Arzt meldet die Arbeitsunfähigkeit der Krankenkasse
Zuerst sucht der erkrankte Beschäftigte einen Haus-, Zahn- oder Facharzt auf und lässt von ihm seine Arbeitsunfähigkeit feststellen. Dieser übermittelt die aufgenommenen Daten an die Krankenkasse des Patienten.
Schritt 2: Der Arbeitnehmer meldet seine Arbeitsunfähigkeit dem Arbeitgeber
Im zweiten Schritt informiert der erkrankte Beschäftigte seinen Arbeitgeber über die bescheinigte Arbeitsunfähigkeit. Hierfür reicht eine Benachrichtigung per E-Mail, Telefon oder Fax aus.
Schritt 3: Der Arbeitgeber ruft die AU Daten bei der Krankenkasse ab
Der Arbeitgeber wendet sich nun an die Krankenkasse seines Mitarbeiters und ruft die entsprechende AU Bescheinigung dort elektronisch ab. Darin enthalten sind alle benötigten Informationen wie beispielsweise die genaue Dauer der Arbeitsunfähigkeit.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Welche Informationen enthält eine eAU?
Beim Abruf der AU Daten durch den Arbeitgeber erhält dieser dabei folgende Informationen:
- Name und Kontaktdaten vom Arbeitnehmer
- Datum vom Beginn und Ende der Krankschreibung
- Termin der Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch den Arzt
- Angabe darüber, ob ein Arbeitsunfall zur Arbeitsunfähigkeit geführt haben könnte
- Angabe darüber, ob es sich um eine Erst- oder Folgekrankschreibung handelt
Der Arbeitnehmer kann aus Datenschutz-Gründen keine Informationen zur Diagnosestellung des Arztes abrufen. Auf diese Weise soll der Arbeitnehmer davor geschützt werden, aufgrund seiner Erkrankung oder Verletzung benachteiligt zu werden (beispielsweise durch das Vorliegen psychischer Beschwerden).
Was ändert sich durch die Umstellung?
Durch den Wegfall der AU in Papierform sind zwangsläufig einige Änderungen und Neubewertungen des bisherigen Systems der Unternehmen erforderlich. In erster Linie wird allen beteiligten Personen eine große Menge an Bürokratie erspart und es gibt für den Arbeitnehmer keine Vorlagepflicht mehr. Ohne diese Pflicht werden künftig auch keine Streitigkeiten mehr darüber bestehen, ob die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung rechtzeitig in der Firma angekommen ist.
Nach den alten Regelungen musste ein Arbeitnehmer spätestens am vierten Tag nach erfolgter Arbeitsunfähigkeit seinen Attest vorbringen. Nach hier geltendem § 5 EZFG stand es einem Arbeitgeber sogar frei, die AU Bescheinigung schon am ersten Tag zu verlangen. Da Arbeitnehmer ab Beginn des Verfahrens keine AU mehr vorlegen müssen, wird auch die zugehörige Frist aus dem Gesetz gestrichen.
Einen großen Einfluss nimmt die Umstrukturierung außerdem auf das Zeiterfassungssystem innerhalb eines Unternehmens. So war es bisher gang und gäbe, dass die eingereichte AU in der Praxis dafür eingesetzt wurde, die Fehlzeiten eines Arbeitnehmers zu erfassen. Nun müssen die AU-Informationen proaktiv auf Basis der Krankmeldung von der Entgeltrechnung abgerufen werden. Hat ein Arbeitnehmer dem Unternehmen seine Abwesenheit gemeldet, muss diese Information die Abrechnung also so zeitnah wie möglich erreichen. Hier könnte eine neue Herausforderung für die entsprechenden Abteilungen entstehen.
Wie erfahren Arbeitgeber von der Arbeitsunfähigkeit ihrer Mitarbeiter?
Bisher haben Arbeitgeber durch die Abgabe einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch den erkrankten Arbeitnehmer von dessen Erkrankung erfahren. Ab Einführung der eAU erfolgt die Übermittlung der Krankschreibung durch den Arzt an die Krankenkasse. Dort kann der Arbeitgeber dann jederzeit abrufen, für wann und für wie lange die Arbeitsunfähigkeit vorliegt.
Zudem besteht die Meldepflicht des Arbeitnehmers auch weiterhin. Von seiner Abwesenheit muss der Beschäftigte die Firma also auch in Zukunft unverzüglich in Kenntnis setzen.
Lesetipp: Arbeiten trotz Krankschreibung
.. und was bleibt trotz der Einführung der eAU erhalten?
Das neue System der eAU führt zwar zu einer weitreichenden Umstrukturierung, aber dennoch bleiben gewisse Dinge erhalten. Was beispielsweise bleibt, ist die Pflicht des Arbeitnehmers zur Krankmeldung bei seinem Arbeitgeber. So ist er weiterhin gesetzlich dazu verpflichtet, seinen Arbeitgeber direkt bei Feststellung der Arbeitsunfähigkeit darüber zu informieren und seine AU darüber hinaus ärztlich bescheinigen zu lassen. Die Krankschreibung für die persönlichen Unterlagen des Patienten werden diesem außerdem auch in Zukunft in Papierform ausgehändigt.
Was passiert mit dem altbekannten gelben Zettel?
Solange die Pilotphase der eAU läuft, werden die gelben Zettel auch weiterhin vom Arzt ausgestellt. Danach gibt es die Papierform der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen nur noch für die eigenen Akten des Patienten.
Das neue Verfahren gilt laut Verordnung nur für gesetzlich versicherte Patienten. Privatversicherten bekommen hingegen wie gehabt analoge gelbe Zettel zur Bescheinigung ihrer Arbeitsunfähigkeit. Außerdem nehmen Ärzte, die von der vertragsärztlichen Versorgung ausgeschlossen sind, nicht am Verfahren teil und brauchen daher auch keine elektronische AU ausstellen und weiterleiten.
Wie können sich Unternehmen vorbereiten?
Damit der Start des eAU reibungslos vonstatten gehen kann, sind einige Maßnahmen zur gezielten Vorbereitung nötig.
Insbesondere müssen Arbeitgeber darauf achten, dass Sie die erforderlichen technischen Voraussetzungen aufbringen, die die Nutzung der eAU bedingen. Dafür ist nach dem GKV-Spitzenverband zwingend der eAU Datenaustausch für den Abruf der Informationen von der Krankenkasse einzusetzen. Es ist demnach einzurichten, dass der jeweilige Softwarehersteller das genutzte Programm zur Entgeltabrechnung mit der entsprechenden Funktion ausstattet.
Zudem sollte während der Testphase ausreichend überprüft werden, ob der Umgang mit der Software funktioniert. Werden Probleme erkannt, ist die Pilotzeit dafür zu nutzen, entsprechende Unterstützung zu organisieren.
Können Arbeitgeber schon vor Beginn des verpflichtenden Verfahrens das System testen?
Seit Beginn des Jahres 2022 läuft die Pilotphase der eAU. Bevor das Verfahren für alle zur Pflicht wird, ist es Arbeitgebern und Personalabteilungen daher unbedingt zu empfehlen, das System zu testen und sich einen Überblick zu verschaffen. Die Funktion und der genaue Umgang mit dem elektronischen Abruf der Daten sollte allen relevanten Personen im Vorfeld klar sein, damit im Ernstfall keine Schwierigkeiten auftreten.
Welche Besonderheiten gibt es für Minijobs?
Die elektronische AU gilt in Zukunft nicht nur für Beschäftigte mit festen Arbeitsverträgen, sondern auch für Minijobber. Nur war es bisher so, dass der Arbeitgeber eines Minijobbers dessen Krankenkasse nicht kannte und es ihm somit auch nicht möglich wäre, Daten dort abzufragen. Aus diesem Grund gibt es derzeit eine kleine Umstrukturierung bei der Einstellung von Minijobbern. Informationen zur Krankenkasse werden ab sofort gleich zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses eingeholt. Der angepasste Einstellungsbogen ist bereits seit Anfang 2022 im Einsatz.
Fazit: Warum Unternehmen sofort mit der Umstellung zur eAU beginnen sollten
Mit dem neuen Gesetz zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kommen sowohl auf die Arztpraxen als auch auf die Unternehmen einige Veränderungen zu. Damit die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wie geplant zur Entlastung führt, ist eine gewisse Einarbeitung in das neue System unbedingt nötig. Die aktuelle Übergangsfrist bietet Arbeitgebern und dem Personalwesen die Chance, sich ausreichend mit dem Thema zur beschäftigen, sich technisch genügend auszustatten und sich bei Fragen die nötige Hilfe zu suchen. Obwohl noch unklar ist, wann es zur endgültigen Umstellung auf die eAU kommt, sollte nun auf keinen Fall wertvolle Zeit zur Vorbereitung verschwendet werden.
