Best Practices Auswertungen und Berichte
Kennzahlen im Fokus: Auswertungen und Berichte
Die Dienstplanung läuft rund und Du bist mit allen Funktionen vertraut, dann bist Du auf Kurs! Jetzt wird es Zeit einen Schritt weiter zu denken und Dich mit den Kennzahlen Deines Betriebs vertraut zu machen. In unserem Best Practice Special zeigen wir Dir, wie Du die gesammelten Daten in Papershift effektiv nutzen kannst, um Deinen Betrieb besser zu verstehen.
Warum die Kennzahlen Deines Betriebs von Bedeutung sind
Kennzahlen sind die Grundlage Deiner täglichen Entscheidungen im Arbeitsalltag. Sie helfen Dir dabei die Zusammenhänge in Deinem Betrieb nachzuvollziehen und dementsprechend aktiv zu handeln. Durch den täglichen Gebrauch von Papershift werden bereits relevante Daten, wie z. B. die wöchentliche Auslastung und Abwesenheiten für Dich erfasst und warten nur darauf, weiter verwendet zu werden: Nun liegt es an Dir diese auch für die Erstellung von Berichten zu nutzen.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Welche Kennzahlen Du auswerten kannst
Mit Papershift Insights kannst Du ganz einfach Berichte in Deinem Account erstellen. Dadurch hast Du die Möglichkeit, u.a. folgende Kennzahlen auszuwerten: Personalkosten, Krankenquote, Umsatz je Personalstunde, Auslastung oder Netto-Personalbedarf. Im nächsten Schritt kannst Du die Ergebnisse analysieren, um geeignete Maßnahmen für Deinen Betrieb abzuleiten.
Setze Kennzahlen in Relation zueinander
Durch die Kombination bestimmter Kennzahlen können bei der Auswertung weitere relevante Werte ermittelt werden. Dazu verwendet man zusätzliche Metriken. Abhängig von der gewünschten Auswertung und den dafür notwendigen Daten, benötigst Du externe Metriken oder kombinierte Metriken. Außerdem können relevante Daten auch über einen Import oder über die API eingespielt werden. Konkrete Beispiele für die Kombination von Kennzahlen folgen, sobald Du runter scrollst.
Berechne den geplanten Umsatz pro Woche
Um herauszufinden, ob Du Dein Personal effizient einsetzt, solltest Du stets zwei Kennzahlen im Blick haben: Die Planstunden und den geplanten Umsatz pro Stunde. Zur Abbildung des geplanten Umsatzes pro Woche ist der Einsatz von externen Metriken notwendig.
Berechne den Umsatz pro geplanter Mitarbeiterstunde
Externe Metriken werden auch mit nativen Metriken wie z. B. den Planstunden kombiniert. Dies lässt sich mit kombinierten Metriken realisieren, um noch mehr Informationen aus den Daten Deines Accounts zu gewinnen. So kannst Du den Umsatz pro geplanter Mitarbeiterstunde mit Hilfe von zwei Kennzahlen berechnen: Den Planstunden als erste Metrik, den geplanten Umsatz pro Tag als zweite Metrik.
Um die Ecke denken: Gesagt, getan.
Feststeht: Du kannst bei der Erstellung von Berichten kreativ sein. Das Ziel ist dabei immer, relevante Daten aus Deinem Account zielgerichtet für unternehmerische Fragestellungen zu nutzen. Wie Du gerade mit diesem Papershift-Modul „um die Ecke denken“ kannst, zeigen wir Dir anhand ausgewählter Beispiele.
Finde heraus, ob Deine Schichten fair verteilt sind
Unabhängig von der Branche gibt es immer Schichten, die unter Mitarbeitern unbeliebt sind. Dazu zählen z. B. außerplanmäßige Einsätze am Wochenende. Um eine faire Verteilung aller Schichten in Deinem Team zu gewährleisten, kannst Du Dir mit Hilfe eines Berichts anzeigen lassen, welche Mitarbeiter an besagten Tagen am häufigsten im Einsatz waren.
Behalte die Abwesenheiten Deines Teams im Blick
Mit dem Berichte-Modul kannst Du jederzeit auswerten, wie viele Tage Deine Mitarbeiter im Kalenderjahr für Fortbildungen genutzt haben. Dieser Bericht kann auch für alle weiteren Abwesenheitstypen verwendet werden, die Du in Deinem Papershift-Account angelegt hast (Urlaub, Krankheit, Wunschfrei etc.).
Gearbeitete Tage im letzten Monat
Für die Prozesse in Deinem Unternehmen brauchst Du einen Überblick darüber, an wie vielen Tagen Deine Mitarbeiter im vergangenen Monat gearbeitet haben. Dazu kannst Du auf monatlicher Basis den Bericht „Gearbeitete Tage im letzen Monat“ erstellen. So kannst Du beispielsweise auswerten, für wie viele Tage ein Fahrtkostenzuschuss gezahlt werden soll.
Auswertung der Kurzarbeit in Deinem Betrieb
In Zeiten von Corona ist das Thema Kurzarbeit so aktuell wie noch nie. Um Dich dabei zu unterstützen die KuG-Ausfallstunden schnell und einfach zu berechnen, kannst Du den Bericht „Kurzarbeit auswerten“ erstellen. Die ermittelten Daten kannst Du dann für die Vordrucke der Agentur für Arbeit verwenden.
Wenn Du eines dieser Beispiele gerne direkt umsetzen möchtest, freut sich unser Customer Success Team, Dich dabei zu unterstützen. Dabei berücksichtigen wir gerne Deine individuellen Anforderungen und überlegen gemeinsam, wie wir den Bericht umsetzen.
Solltest Du Papershift Insights noch nicht nutzen, empfehlen wir Dir das Berichtemodul im Rahmen unserer Testphase auszuprobieren.
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